淺析醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)以及開發(fā)利用

王琪

摘 要：在醫(yī)院管理體系中，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)。作為綜合性、基礎(chǔ)性的管理工作，其主要的工作職責(zé)是對于各個部門真實(shí)的工作情況進(jìn)行收集 記載，形成文獻(xiàn)資料以保存。可見，檔案內(nèi)容包括醫(yī)院的歷史，對于醫(yī)院的未來發(fā)展起到重要的影響作用。對于醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)以把握，并有效地開發(fā)利用，對于推動醫(yī)院工作順利發(fā)展具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；管理特點(diǎn)；開發(fā)利用

醫(yī)院檔案管理是加快醫(yī)院文明建設(shè)的象征。在檔案內(nèi)容中，所涵蓋的資料非常廣泛，除了醫(yī)療技術(shù)資料、教學(xué)科研資料、財(cái)務(wù)統(tǒng)籌資料和行政管理資料之外，還實(shí)現(xiàn)了檔案資料形式的多樣性。這些資料都是醫(yī)院的歷史記憶，具有較高的價(jià)值，一旦出現(xiàn)資料損壞或者丟失，就難以再恢復(fù)了。醫(yī)院檔案真實(shí)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，醫(yī)院所具備的醫(yī)療技術(shù)，堪為是發(fā)展進(jìn)程中的寶貴財(cái)富。

1 醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

1.1 醫(yī)院檔案管理的綜合性特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理的綜合性特點(diǎn)主要體現(xiàn)為醫(yī)院檔案的類別來源于多方面。醫(yī)院檔案主要是由醫(yī)院辦公室下設(shè)的綜合檔案室承擔(dān)管理職責(zé)，各個業(yè)務(wù)部門定期將本部門的檔案資料上報(bào)，其中所涵蓋的資料內(nèi)容涉及到醫(yī)院的義務(wù)、科研、人事、財(cái)務(wù)、黨務(wù)等多個方面。從檔案資料的來源來看，除了各種行政文件、政策性文件、黨務(wù)文件和上級下發(fā)的指導(dǎo)性文件之外，還包括各個業(yè)務(wù)部門相互往來的文件以及編史修志材料等。

1.2 醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性特點(diǎn)主要是針對檔案管理的內(nèi)容而言。醫(yī)院以醫(yī)療工作為主，在工作中所產(chǎn)生的檔案專業(yè)性強(qiáng)，是醫(yī)院檔案主體的客觀反映。基于醫(yī)療工作具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，相關(guān)的檔案資料同樣專業(yè)性很強(qiáng)，所記述的內(nèi)容涉及義務(wù)診療和操作技能、醫(yī)療研究、醫(yī)院的未來發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)院不同時期所制定的各項(xiàng)制度等。

1.3 醫(yī)院檔案管理的階段性特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理的階段性特點(diǎn)主要體現(xiàn)為檔案收集和整理要分階段完成。醫(yī)院的行政管理涉及到方方面面，設(shè)立了多個科室，各自承擔(dān)著不同的行政管理職責(zé)。另外，醫(yī)院管理劃分為不同的領(lǐng)域，那么所產(chǎn)生的檔案資料存在著一定的分散性。為了保證醫(yī)院各個業(yè)務(wù)部門所提供的檔案資料的連續(xù)性，就要定期將期間內(nèi)所形成的材料上交到綜合檔案室。特別是一些醫(yī)院大事記資料，要及時地送到綜合辦公室保存，以避免資料丟失。在保持檔案資料連續(xù)性的同時，還要對于所產(chǎn)生的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理，以確保檔案資料的完整性。綜合檔案室對于醫(yī)院檔案資料的整理通常為半年一個周期或一年一個周期不等。

1.4 醫(yī)院檔案管理的保密性特點(diǎn)

醫(yī)院收集和整理檔案資料，其目的不僅僅是將這些資料保存起來，而是提供多方面服務(wù)以有效利用，提高檔案資料的社會價(jià)值。醫(yī)院檔案資料的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性的特點(diǎn)，也就決定了檔案資料的保密性。雖然目前醫(yī)院對于檔案資料實(shí)施了信息化管理，并建立了共享平臺，但是依然要設(shè)置保密級別，對于不同類別的檔案設(shè)置不同的訪問限制。由于醫(yī)院檔案的開放程度有限，并不提供更為深層次的社會性服務(wù)，而僅僅局限于本院工作人員使用。

2 醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用

2.1 實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)對醫(yī)院檔案管理以開發(fā)利用

處于信息化時代，對于醫(yī)院檔案實(shí)施信息化管理是促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必要途徑。目前的一些醫(yī)院中，醫(yī)院信息系統(tǒng)、辦公自動化、醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)運(yùn)用于醫(yī)院的各個領(lǐng)域中，建立醫(yī)院檔案信息化管理成為了檔案管理有效開發(fā)利用的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，不僅可以改善管理環(huán)境，而且還將原本封閉式的檔案管理沖破各種局限而開放化管理。檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)，包括信息資源的收集、整理以及所履行的服務(wù)功能都會因信息化而發(fā)生改變。檔案信息化系統(tǒng)還可以對于醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)資源進(jìn)行合理配置，以利于檔案工作在其功能性上發(fā)揮獨(dú)特的優(yōu)勢。

2.2 提高檔案管理人員素質(zhì)為醫(yī)院檔案管理提供開發(fā)利用的保證

醫(yī)院檔案管理從管理內(nèi)容上而言，具有綜合性特點(diǎn)，從技術(shù)性的角度而言，具有專業(yè)性特點(diǎn)，這就需要檔案管理人員具有較高的職業(yè)素質(zhì)。一些醫(yī)院的檔案管理人員由辦公室人員擔(dān)任，不僅缺乏檔案專業(yè)性知識，而且綜合素質(zhì)無法滿足檔案管理需要，導(dǎo)致醫(yī)院整體檔案管理水平缺乏活力，呈現(xiàn)出嚴(yán)重的滯后性。為了使醫(yī)院檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)能夠跟上時代發(fā)展，醫(yī)院可以制定檔案人員的培訓(xùn)計(jì)劃，并采取多種形式展開，使檔案管理人員可以根據(jù)工作需要和自身特點(diǎn)接受專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)或者繼續(xù)教育，目的是促進(jìn)檔案管理知識的更新。此外，檔案管理人員還要深入到臨床一線采集檔案信息，適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)展業(yè)務(wù)，以提高檔案管理水平。

醫(yī)院作為社會醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，以醫(yī)療管理為主，輔助行政管理、人事管理和財(cái)務(wù)管理工作等，因此醫(yī)院檔案管理屬于是綜合性很強(qiáng)的工作。醫(yī)院的各項(xiàng)活動情況以及工作運(yùn)行狀況，都在醫(yī)院檔案中有所體現(xiàn)。可見，醫(yī)院檔案管理不僅種類多、覆蓋面廣，而且專業(yè)性強(qiáng)，并具備一定的綜合性。對于這些真實(shí)的歷史記錄，進(jìn)行開發(fā)利用，對于醫(yī)院的發(fā)展具有重要的作用。

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