淺談基層單位檔案的“四性”建設

謝海燕

摘 要：檔案價值取決于其連續性、完整性、原始性、創新性等“四性”。“四性”又取決于文件材料歸檔時檔案工作人員的責任心和使命感。如何發揮檔案應有的作用，不僅是單位檔案工作秩序和利用的反映，也是檢驗檔案管理水平的重要標志。

關鍵詞：檔案；“四性”；建設

檔案價值取決于檔案的連續性、完整性、原始性、創新性等“四性”，而這“四性”又取決于文件材料歸檔時檔案工作人員的責任心和使命感。本人在基層單位從事檔案管理工作20余年，目睹了基層單位在檔案管理工作中存在的問題。如：檔案基礎工作薄弱、人員更替頻繁、檔案收集不完整、不系統、不準確等。導致部分單位檔案的真實性、完整性、準確性、系統性、有效性、史實性得不到有效的保障，難以發揮檔案的應有作用，有些甚至給政府的事業造成了不應有的損失。基層單位檔案工作是政府和社會檔案管理工作的基礎和前沿，基地不牢，“檔案大廈”必然不固。因此，高度重視基層單位、部門檔案的“四性”工作，關系到檔案工作的穩定、持續、快速發展，關系到全社會的協調、有序、健康發展。

1 高度重視，加強基層單位檔案工作的連續性建設

在多年的基層檔案工作中，我深刻體會到造成目前基層檔案連續性得不到保障，原因甚多，主要表現在：一是部分單位領導在思想上對檔案工作不重視。在日常工作中大多只重視業務或經濟工作，忽視了能馬上見效的檔案工作，普遍存在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現象。二是單位變動或取消時檔案交接不連續。改革開放以來，由于不少基層單位經歷了數次的機構改革“洗禮”，不少單位分分合合，變動后檔案資料無人跟蹤，無辦理交接或移交相關手續，檔案資料丟失嚴重。三是人員調動或崗位調換頻繁，檔案移交不及時。從事檔案崗位的工作人員的調崗頻繁，加上在移交環節上手續不完善，致使檔案資料丟失也較多。四是檔案業務人員兼職較多，業務素質不高。大多數檔案人員身兼多職，日常工作中疲于應付其他工作，難以專心做好檔案工作。五是檔案制度不健全，檔案交接手續不嚴密。一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該移交的不移交，出現了檔案交接只有一串鑰匙、一張臺、一個柜的現象，忽視了檔案交接工作的基本要求。克服上述連續性上存在的種種弊端，必須做到“四個抓”。一是抓領導。只有建立健全相關領導的責任機制，領導才會在思想上高度重視，才會真抓，才會形成上行下效，一級抓一級、層層抓落實的工作局面。二是抓責任追究。建立健全檔案工作相關領導及工作人員責任終身追究制，定期考核，再現問題嚴格追究問責。三是建立健全檔案管理辦法，使檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作有章可循。四是加強從業人員的業務培訓。

2 理性審視，加強基層單位檔案的完整性建設

維護檔案的完整與安全，這是檔案工作的基本要求和所必備的一個條件。檔案完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統兩個方面。隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作越來越得到社會各方面的支持和重視。但不容質疑，當前檔案工作發展還很不平衡，特別是基層單位的檔案工作在完整性上仍存在著諸多問題，主要出現在以下幾方面：一是普遍缺乏關鍵性材料。檔案收集工作不嚴密，使較多的關鍵性資料的缺失，有的甚至是人為刻意造成的缺失，檔案文件完整性受到不同程度損害。此外，由于人員編制、素質及設備條件等限制，管理方式陳舊，規章制度不健全，借閱制度混亂，借閱不登記現象屢有發生，管理者雖心有怨言，卻裝“老好人”糊里糊涂借出，迷迷糊糊收回，怕得罪某些人。這里所謂的管理僅是開門送材料，關門堆資料，沒有借閱登記本，工作就是混日子。二是有些單位不重視檔案管理工作，再加上管理工作的人浮于事，使檔案遲遲得不到整理。甚至有的單位忙于日常事務，對堆積起來的檔案不聞不問，任其發展，檔案員更是做一天和尚撞一天鐘，工作被動，毫無責任心。在現實中檔案資料的收集隨心所欲，使檔案的完整性大打折扣。三是人員素質低，制度不健全。不少檔案人員對哪些材料該收集、哪些資料該歸檔心中無數，檔案資料的收集表現出那么的“任性”，造成一些無關的資料歸了檔，關鍵性的資料卻沒有收集歸檔。四是一些反映本單位重要業務的檔案，反映本單位行政管理職能或重要的公務活動檔案散存在有關領導處和相關業務科室，沒有按規定做好移交，致使不少單位人員變動了，檔案不見了等等。上述各種問題嚴重制約了基層單位檔案的完整性建設，這些遺留下的問題有時會造成不可估量的損失。要克服上述的種種問題有很多工作要做，必須要理性審視，重點要做到“四個強化”：一是要強化制度建設，建立鐵一般的制度，明確程序、明確責任，劃定底線、強化執法。二是要強化人員培訓，提高整體素質，用可用之人。三是強化投入，包括人員及設備的投入。機構改革后，由于編制等限制，基層檔案人員多為兼職，檔案管理只不過是這些人的一小部分工作，難以專心致志，必須加以克服。四是強化監督檢查。綜合目前基層單位檔案工作中存在的諸多問題，我認為這與我們的上級主管部門有一定的關系，不少基層單位的檔案工作長期無上級人員檢查指導，即使有時有人到場檢查，很多時候也是走馬觀花，難以找出真正問題而發出具體的整改意見。這種狀況必須要加以認真改正，強化對基層單位檔案的檢查監督管理，努力將基層單位檔案管理中存在的問題消滅在萌芽狀態。

3 堵塞漏洞，加強基層單位檔案的原始性建設

前幾年，因工作需要，我到相關部門調查過改革開放前種糧的面積及產量問題，分別走訪到過縣、鎮、村各級，均不同程度地存在原始性資料缺失的現象。縣一級僅有一份統計總表，且部分有修改痕跡，無鎮一級上報的原始資料；鎮一級也存在同樣的問題；在村一級中，有些根本無原始資料，有些即使有但卻不齊全，且與縣、鎮一級的數據不統一等等，使所反映的種糧面積、產量數據無法令人相信。同樣，在某次調查國土問題時的情況也是如此，不少村發生在多年前的土地劃撥、轉讓、租賃等原始資料缺失，縣、鎮一級根本無資料可查，村一級村民僅憑記憶判斷這塊地是誰的，哪塊地是哪個的，各說各有理，造成土地的糾紛不斷，嚴重地影響了社會的穩定。此外，在日常工作中也經常聽到或見到，一些基層單位因撤并或檔案管理人員的變動而找不到原始資料是常有之事。這些問題的出現，都反映出我們基層單位檔案管理的原始性建設滯后于社會經濟建設，帶來的后果有些是不可挽回的，有些還帶來了嚴重的社會問題。原始性，是檔案的本質屬性，是傳統載體檔案的主要特征，是有別于圖書、情報、資料、出版物等其他信息的根本特征。因此，基層單位檔案的原始性建設必須引起高度的重視。具體要做到“四個貫穿始終”：一是要檔案的原始性建設貫穿檔案管理工作的始終。基層單位日常工作因人手少，很多工作是被動應付式的，“頭痛醫頭、腳痛醫腳”成了工作常態。對檔案管理工作也是如此，沒能將原始性建設納入重要日程，平時的原始資料不注重收集、整理、歸類歸檔等，有些甚至散落在個別領導、個別人員手中。有時為了應付上級檢查，沒有原始資料的臨時加班加點“造”回所謂原始資料，使原始資料失去了應有的原始性。因此，在檔案管理發展規劃、計劃及日常的檢查管理中必須要將原始性建設納入重要日程，不可偏廢，貫穿于基層單位檔案管理的全過程。二是要將責任制貫穿始終。目前很多基層單位在找檔案始終資料時，查找時發現沒有原始資料的，很多時候沒有就得個“沒有了”，沒任何人為此事承擔責任。必須要嚴格按規定做好責任制的制定與追究，要將責任制貫穿于始終，哪怕原責任人后來調到那個單位、哪怕相關人員現已退休等，出現問題也要追究相應的責任。只有責任落實，我想原始性建設才能從根本上得到落實。三是要將原始性的制度建設貫穿于基層單位檔案管理的始終。既要抓好制度的建立健全，更要抓好制度在執行過程中的督查檢查。在當前，隨著形勢的發展要特別注重基層單位電子檔案原始性的制度建設，做到早謀劃、早堵漏、早防備，做到有備無患。四是要將日常監管工作貫穿于基層檔案管理工作的始終。上一級對下一級的監管要立足于早、著眼于嚴、求效于實。要徹底改變過去哪種走馬觀花式的工作指導或工作檢查。對基層單位當年發生的大事、要事要做到心中有數，對基層單位當年必須歸檔的原始性資料要做到心中有數，使監管心中有底，一旦發現問題及時放出整改通知。對責任不落實，造成原始資料丟失的，要依據相關的法規及制度嚴格追究責任，嚴懲不貸，絕不寬恕。

4 更新觀念，加強基層單位檔案的創新性建設

在基層日常單位檔案管理工作中，人們普遍形成了一種思維慣性，認為，基層工作“上面千條線，下面一根針”，大多數檔案工作人員身兼職，能夠做好檔案基本工作就不錯了，談何檔案管理工作的創新。所以，檔案管理的創新性對基層單位來說似乎是很遙遠的事。殊不知，由于創新性工作抓不好，很多工作檔案管理工作與上級要求不能有效地對接，與現代服務功能不能有效銜接，發揮不了服務功能作用，惡性循環在不斷地延伸著。這種不正常的狀況必須要加以改變。在現如今知識與信息蓬勃發展的時期，只有適應時代要求，在傳統的檔案管理中加入創新性因素，才能使得檔案管理工作發揮最大作用。具體要做到“四個立足”：一要立足觀念上更新。作為上一級，對下一級的管理觀念要更新，無論下級提出要求也好，到基層單位指導檢查也好，必須要高起點、嚴要求，與時俱進。作為下級的基層單位，對自身的要求高，不要多地強調客觀原因，增強工作的使命感與緊迫感，努力改變既無動力，又無目標的工作狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者。逐步形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。二要立足于自身實際的同時，又要與時俱進。對檔案室的建設要長規劃、高起點、嚴要求，需要配套的軟硬件設施設備必須要著眼于長遠，不能只做哪些“舍遠求近”的工作。此外，要在管理機制、管理模式、服務特色的創新。三要立足于檔案人員培養上的創新。要舍得花時間、花金錢到檔案人員的培訓上，將基層檔案人員的學習提高列入相關崗位責任制中，定期進行考查考核，使他們不斷地得到“充電”，視野不斷得到拓寬。四是立足于服務上的創新。要求基層檔案管理要圍繞服務做文章，不斷拓展服務領域，創新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現實。一改坐在家里等人上門查檔的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

5 總結

在知識經濟和經濟全球化的情況下，檔案工作最主要的目的就是有效地開發檔案信息資源， 服務基層和民生、服務社會和大眾、服務經濟和大局 ，創造檔案的社會效益和經濟效益。為此，在新的歷史時期，我們更應注重檔案的連續性、完整性、原始性、創新性。

參與文獻

[1]張倩，黃淮學院圖書館，《淺談基層單位檔案管理現狀及創新性思考》，2014年8月。

[2]李志英，河南工業大學法學院，基層檔案工作存在的問題及分析，2013年2月