信息化條件下石油企業檔案建設的探討

摘 要：隨著當前網絡技術的迅猛發展及廣泛運用于各個領域，我們有充足的理由相信在不久的將來在一定范圍內可公開的檔案資源會實現網上共享，大家可以根據自己的需要隨時隨地找到這些資料信息。大家都知道的是，石油企業檔案對油田的生產、經營等各方面都有著無法替代的關鍵性作用，如果在全國范圍內實現檔案資源共享，必將有力推動我國石油事業的快速發展，從這一點上來看，石油企業檔案的數字化建設在當前這樣一個市場競爭極為激烈的大環境下是顯得至關重要的。本文將會首先闡述石油企業進行數字化建設的必要性加以分析，然后描述我國當前是由企業數字化建設過程中所出現的相關問題以及建議，希望能夠得到借鑒和參考。

關鍵詞：企業檔案；石油企業；數字化；信息化；網絡

眾所周知，檔案已經成為我們當前保存備查的圖像、文字、聲音等各種載體形式記載的有效憑證，并且在過去的很長一段時間里一直是以紙質檔案作為事件記錄的最主要形式，因為這樣可以使得這些資料具有唯一性，我們不可隨意進行更改（否則就會視為無效）。除此之外，它還具有直觀性的特點，這一點是數字化檔案所做不到的，但是值得我們注意的一點是，紙質檔案在保存過程中需要具備很高的外界條件。事實證明，石油企業檔案的數字化建設經過大家共同的努力已經取得了比較明顯的進步，但距離真正的網絡化、數字化時代還相差甚遠，因此我們千萬不可松懈，而是堅持不懈在這個方面進行努力研究。

1 現代檔案管理必然走數字化之路

1.1 擋案數字化的相關定義

簡單地說，檔案數字化指的是隨著計算機技術、掃描技術、數據庫技術、存儲等技術的快速發展而產生的一種檔案信息形態，它能夠將各種載體的檔案資源通過某種方式轉化為具有數字化屬性的檔案信息（同時以數字化的形式存儲），然后利用計算機系統加以有效管理，通過這種方式形成—個能夠為人們隨時隨地（需要有網絡的前提下）共享的檔案信息庫。通過以往大量的實踐結果表明，檔案數字化建設是順應時代發展潮流的新舉措，可以為我們進行資源的及時有效利用創造了極其有利的條件。

1.2 檔案數字化具有非常明顯的先進性

這一點主要是與傳統的石油檔案管理相比較而言的，主要體現在以下幾個重要方面：（1）大大提高經濟效益。大家都知道的是，在過去的很長一段時間里，我們一直使用的是粗放型模式，也就是通過增加辦公人員和辦公經費的方式，這樣一來很容易會造成管理成本出現較大程度的上漲；（2）大大提高辦公效率。從前面的描述中我們發現，數字化檔案管理可以使得資料得到非常及時的歸檔，并最大限度的加以利用。我們以組織部門來打個比方，干部的任用或者提拔的過程中都需要比較詳細而且準確的檔案信息才行。實踐表明，這一點我們可以完全通過檔案數字化管理做到。除此之外，數字化檔案管理可以使查詢資料更為快捷，從真正意義上讓辦公人員在家里便可知曉所有的企業相關信息；（3）進一步增強檔案原始文件的保護。我們通過調查顯示，將紙質檔案被數字化電子檔案所替代后，檔案的使用相比較而言更加安全。數字化處理后在很大程度上對其進行了更好的保護，另外，我們通過這種方式還可以有效防止檔案被篡改，安全性得到大大的增強。

2 石油企業檔案數字化建設過程中的主要問題以及相關建議

通過前面的描述中我們可以清楚的看到，數字檔案自身具有存儲、檢索、傳輸極其快速以及信息共享等優點，這些都是傳統紙質檔案所無法做到的。但是它也存在一些亟需改進的地方，我們必須對這些問題進行充分的認識才能真正地實現油田檔案數字化建設，進而

為油田發展提供更為優質的服務，歸納的說，可以具體表現如下幾種重要形式。

2.1 確保檔案的安全性

大家都知道的是，數字化檔案建設在很大程度上都是直接依賴于數字化設備的。我們通過調查顯示，油田企業的網絡辦公系統已經基本實現區域的全覆蓋，這樣一來就可以為實現檔案的數字化管理提供了至關重要的硬件條件。而數字化檔案如果一旦離開了網絡及與之相應的軟件，就無法生成、識別以及傳遞相關信息。與過去的那種紙質文檔管理相比較而言，這種數字化管理模式可在很多時候充分發揮高效存取以及檢索功能，與此同時還可有效保障檔案的憑證價值作用。鑒于此，雙套制應應運而生，而雙套制的存在，在很大程度上意味著在今后的很長一段時間里檔案館中的紙質檔案與電子檔案將實現共存，這也勢必會成為未來檔案館館藏結構中不可或缺的一個重要組成部分。

2.2 人才隊伍建設速度有待進一步提高

檔案數字化建設說到底其實就是高新技術、計算機網絡以及電子設備通過某種連接所支撐起來的產物，這些都是需要高新技術來作為強而有力的支撐的，否則檔案數字化建設只能是一紙空文，數字檔案館則更加無從談起了。另外，石油企業的檔案數字化建設過程中因其涉及較多的專業性強的問題，比方說勘探數據、會計數據、開發數據、測井、油建等相關方面，處理起來也絕非易事，而且我們需要招納一些高質量的人才，這些人屬于需要既懂專業，同時又懂計算機技術的綜合型人才。準確的說，就是需要要培養一支既檔案管理十分精通，又油田專業和信息技術比較精通的復合型人才隊伍，只有這樣才能從真正意義上推動油田系統檔案數字化建設的快速發展。

2.3 檔案的憑證價值的重要影響

總的來說，檔案的基本價值主要表現為兩個重要方面：參考價值與憑證價值，其中以憑證價值最為重要。雖然說數字化檔案的參考價值同樣十分重要，然而數字化檔案目前還無法具備相應的法律憑證效力，這無疑會大大減弱數字檔案的作用。第一，數字檔案要想得到及時有效的解讀必須依靠計算機設備，通過這種方式人們對其原始性、可靠性必然會產生懷疑，畢竟數字檔案的非人工識讀性與其他載體不同的檔案本質上就有很大的區別。第二，數字檔案作為當今高新技術的產物，我們可以輕而易舉的對其進行復制、修改并且刪除，這樣一來就會造成檔案“原件”的無法準確辨別。第三，數字檔案的字跡可以根據實際需要變動，這樣的話我們便很難用過去那種傳統的字跡鑒定技術數字檔案的原始性進行有效分辨了。從這一點上來看，要想很好的確認數字檔案的憑證價值，我們還有很長的一段路要走。

2.4 檔案數字化建設中的法律法規問題

眾所周知，檔案數字化建設中往往會牽扯許多法律法規問題，而這些問題都是很難快速予以解決的問題。比方說知識產權、著作權等保護問題特別突出。因為經過檔案數字化建設后，過去那種傳統意義上的知識產權、著作權已無法提供相應的保護，這樣一來著作權和知識產權被侵犯將會變成一件輕而易舉的事情。因此，我們應當怎樣對檔案著作權和知識產權加以有效保護已經成為數字檔案館建設不得不面對的一大重要挑戰。而我們一直以來進行檔案數字化建設從本質上就是為了實現檔案信息的社會共享。值得大家注意的是，如果電子檔案的法律憑證問題無法得到妥善解決的話，數字化檔案也會大大削弱其利用價值。

3 總結語

綜上所述，隨著時代的發展與科技的不斷進步，檔案數字化在這種信息化大環境中是機遇和挑戰二者并存的。通過以往大量的實踐結果表明，檔案信息化并無法完全取代傳統的檔案管理方式，不僅僅體現在檔案內容，與此同時檔案載體等信息可以正確的判斷檔案信息的真實性等。鑒于此，我們當前最好的辦法就是有機結合是有檔案的數字化建設與傳統的檔案信息保存方法，只有這樣才能從真正意義上確保檔案事業得到蓬勃發展，更好的服務于油田發展以及整個社會。

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作者簡介

徐冰心（1986-），女，遼寧省盤錦市人，漢，助理工程師，本科。