企業人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策

陳衛華

摘 要：隨著時代的進步科技運用的發展，各行各業都在傳統本職工作的基礎上紛紛不斷加入了信息化手段和方式的運用，大大提高了工作的效率和工作成果。本文主要對信息化技術在人事檔案管理中的具體應用進行分析，指出了人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰；對策

一、前言

人事檔案管理是一項精細化要求高的管理工作，因此傳統的管理手法經常容易出現管理混亂或失誤。隨著以計算機為代表的信息化科技時代的到來，人事檔案管理也面臨著從原來的紙質化向信息化管理轉變的挑戰。對于人事檔案管理人員來說應該迎積極采取對策迎接挑戰，實現人事檔案管理的全面信息化發展。

二、人事檔案信息化管理的重要意義

人事檔案的信息化管理是適應當前時代發展要求下的一項主流檔案管理趨勢，對企事業單位和國家的人才管理利用都具有著重要意義。

1.實行人事檔案信息化管理，大大減少了以往紙質文檔管理的工作量，精簡了人員構成和工作內容，提高了管理效率。

2.信息化管理實施改變了以往建立簡單使用困難的局面，實現了一次錄入管理、多次反復使用，更利于單位對人才情況有一個綜合了解，提升人才資源的合理化配置利用效率。

3.人事檔案信息化管理使全國的人才信息和資源實現了更大程度的共享和人才流通，提高了單位選用的人才與崗位的匹配度，滿足了現代眾多行業個性化和多元化的人才選用需求。因此，也在另一方面對人事制度的改革具有重要作用。

4.以往有對人事檔案進行傳動、調閱的時候，都要把紙質文件調出，容易造成紙質文件實物的損壞或丟失，而信息化管理的實施，無疑保護了紙質檔案文件的完好，有利于人事檔案事業建設。

三、人事檔案信息化管理面臨的挑戰

由于人事檔案是一項存在歷史較久、管理思維和模式形成了較為穩固的方式等原因，對信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑戰，具體有以下幾點：

1.以往的人事檔案管理模式較為單一、陳舊，需要的人力勞動量也很大，而且由于工作量繁雜細瑣經常會出現這樣那樣的差錯，因此管理的效率也不高。一方面人事檔案一旦封存若再想調閱或流轉就很難，或需要一定的翻找時間，降低了檔案管理的及時性、方便性和準確性；另一方面人事檔案的庫存式管理使各單位很難對人才信息有一個綜合的了解，降低了社會人才資源的配置和利用效率。

2.以往的人事檔案管理人員接受的都只是與傳統檔案管理相關的業務知識能技能培養，對信息化檔案管理系統和設備的操作比較陌生，在主觀上直接制約了人事檔案信息化管理的推進和實施。人員要素往往也是進行一項革新或改革時需要考慮的第一基本要素。

3.人事檔案信息化管理強調的是對信息化手段的運用，因此在實施過程中信息化的軟硬件設備是必不可少的。但是目前我國人事檔案管理的設備現狀就是管理軟件或平臺落后、缺乏先進的硬件設施，不能適應現代的人事檔案管理和使用需求，也不能滿足現代化辦公操作的要求，這些也都從物質條件上限制了信息化管理的轉變實施。

4.信息化的人事檔案管理對人事檔案和信息文件的處理方式改變了以往紙質檔案的方式，而是更多地利用電腦信息存儲形成網絡資源庫的方式。但是由于傳統的人事管理的技術標準和組織工序都不能與現代化的計算機操作相匹配，因此存在信息化方式難以實施阻礙信息化管理進程的挑戰。

5.有一些大的企事業單位，意識到了人事檔案信息化管理的重要價值，也實行了信息化管理方式的改革。但并沒有進一步制定一個規范的實施要求并嚴格落實，因此在具體的實施過程中，經常出現信息錄入不完整、人事信息不準確、更新不及時等問題，這些都違背了人事檔案信息化建設的初衷，也限制了信息化管理的有效開展。

四、應對人事檔案信息化管理挑戰的對策

針對上文所述的人事檔案信息化管理實施中所面臨的一些挑戰，具體可以從以下幾項措施入手來迎接應對。

1.提高人事檔案管理人員的素質。一方面引入既對檔案管理業務知識技能熟練精通、又了解相關法規、并且能夠操作使用信息化設備的專業復合型人才，另一方面加強對老員工在工作技能方面的提升，尤其是對信息化設備的認識和操作學習，使他們能夠在最快的時間內完全獨立熟練地進行信息化操作，能夠勝任現代化人事檔案管理的工作要求。此外，也要加強管理人員的職業操守提升，提高他們在工作中的細致度和責任心，增強他們的工作服務理念。

2.升級人事檔案管理的軟硬件設備。首先應該適當增加資金投入采購一批適應現代化人事檔案管理要求的信息化設備，其次應該對老的、落后的管理軟件和平臺實行更新換代，使其能夠滿足現在的管理工作需求，為人事檔案信息化管理的實施和發展提供物質保障。

3.制定完善的信息化管理體制。企事業單位應該在做好人事檔案管理信息化轉變的人員和設備準備時，更應該針對自身的經營策略和特點，制定一套完善的實施規范并嚴格落實，促使人事檔案在錄入時的準確有效完整、在流動中的合法規范合理，確保人事檔案管理的高質、有效開展，為自身的經營和發展提供高質的人才資源。

4.根據信息化人事檔案管理的流程和要求，優化原油人事管理技術標準和組織工序規范標準，使其能夠最大化地與信息化檔案管理實施相匹配，為人事檔案信息化管理的推進提供有力的保障。

5. 制定一個規范的信息化人事檔案管理的實施標準，并在日常工作中要求工作人員嚴格按照標準實施，確保人事信息錄入的真實、準確。

五、結束語

當今社會是信息化高度發展的社會，所有工作都或多或少地受到了其影響，并且從中獲得了一定的便利。但對于人事檔案管理這種傳統行業，在推進過程中仍面臨著諸多的挑戰。人事檔案管理人員應該勇于迎難而上，針對存在的問題研究相應的解決對策，使人事檔案管理的信息化升級轉變能夠早日全面有效的完成。

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