企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策

陳衛(wèi)華

摘 要：隨著時代的進步科技運用的發(fā)展，各行各業(yè)都在傳統(tǒng)本職工作的基礎(chǔ)上紛紛不斷加入了信息化手段和方式的運用，大大提高了工作的效率和工作成果。本文主要對信息化技術(shù)在人事檔案管理中的具體應用進行分析，指出了人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對策

一、前言

人事檔案管理是一項精細化要求高的管理工作，因此傳統(tǒng)的管理手法經(jīng)常容易出現(xiàn)管理混亂或失誤。隨著以計算機為代表的信息化科技時代的到來，人事檔案管理也面臨著從原來的紙質(zhì)化向信息化管理轉(zhuǎn)變的挑戰(zhàn)。對于人事檔案管理人員來說應該迎積極采取對策迎接挑戰(zhàn)，實現(xiàn)人事檔案管理的全面信息化發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理的重要意義

人事檔案的信息化管理是適應當前時代發(fā)展要求下的一項主流檔案管理趨勢，對企事業(yè)單位和國家的人才管理利用都具有著重要意義。

1.實行人事檔案信息化管理，大大減少了以往紙質(zhì)文檔管理的工作量，精簡了人員構(gòu)成和工作內(nèi)容，提高了管理效率。

2.信息化管理實施改變了以往建立簡單使用困難的局面，實現(xiàn)了一次錄入管理、多次反復使用，更利于單位對人才情況有一個綜合了解，提升人才資源的合理化配置利用效率。

3.人事檔案信息化管理使全國的人才信息和資源實現(xiàn)了更大程度的共享和人才流通，提高了單位選用的人才與崗位的匹配度，滿足了現(xiàn)代眾多行業(yè)個性化和多元化的人才選用需求。因此，也在另一方面對人事制度的改革具有重要作用。

4.以往有對人事檔案進行傳動、調(diào)閱的時候，都要把紙質(zhì)文件調(diào)出，容易造成紙質(zhì)文件實物的損壞或丟失，而信息化管理的實施，無疑保護了紙質(zhì)檔案文件的完好，有利于人事檔案事業(yè)建設(shè)。

三、人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

由于人事檔案是一項存在歷史較久、管理思維和模式形成了較為穩(wěn)固的方式等原因，對信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑戰(zhàn)，具體有以下幾點：

1.以往的人事檔案管理模式較為單一、陳舊，需要的人力勞動量也很大，而且由于工作量繁雜細瑣經(jīng)常會出現(xiàn)這樣那樣的差錯，因此管理的效率也不高。一方面人事檔案一旦封存若再想調(diào)閱或流轉(zhuǎn)就很難，或需要一定的翻找時間，降低了檔案管理的及時性、方便性和準確性；另一方面人事檔案的庫存式管理使各單位很難對人才信息有一個綜合的了解，降低了社會人才資源的配置和利用效率。

2.以往的人事檔案管理人員接受的都只是與傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識能技能培養(yǎng)，對信息化檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的操作比較陌生，在主觀上直接制約了人事檔案信息化管理的推進和實施。人員要素往往也是進行一項革新或改革時需要考慮的第一基本要素。

3.人事檔案信息化管理強調(diào)的是對信息化手段的運用，因此在實施過程中信息化的軟硬件設(shè)備是必不可少的。但是目前我國人事檔案管理的設(shè)備現(xiàn)狀就是管理軟件或平臺落后、缺乏先進的硬件設(shè)施，不能適應現(xiàn)代的人事檔案管理和使用需求，也不能滿足現(xiàn)代化辦公操作的要求，這些也都從物質(zhì)條件上限制了信息化管理的轉(zhuǎn)變實施。

4.信息化的人事檔案管理對人事檔案和信息文件的處理方式改變了以往紙質(zhì)檔案的方式，而是更多地利用電腦信息存儲形成網(wǎng)絡(luò)資源庫的方式。但是由于傳統(tǒng)的人事管理的技術(shù)標準和組織工序都不能與現(xiàn)代化的計算機操作相匹配，因此存在信息化方式難以實施阻礙信息化管理進程的挑戰(zhàn)。

5.有一些大的企事業(yè)單位，意識到了人事檔案信息化管理的重要價值，也實行了信息化管理方式的改革。但并沒有進一步制定一個規(guī)范的實施要求并嚴格落實，因此在具體的實施過程中，經(jīng)常出現(xiàn)信息錄入不完整、人事信息不準確、更新不及時等問題，這些都違背了人事檔案信息化建設(shè)的初衷，也限制了信息化管理的有效開展。

四、應對人事檔案信息化管理挑戰(zhàn)的對策

針對上文所述的人事檔案信息化管理實施中所面臨的一些挑戰(zhàn)，具體可以從以下幾項措施入手來迎接應對。

1.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。一方面引入既對檔案管理業(yè)務(wù)知識技能熟練精通、又了解相關(guān)法規(guī)、并且能夠操作使用信息化設(shè)備的專業(yè)復合型人才，另一方面加強對老員工在工作技能方面的提升，尤其是對信息化設(shè)備的認識和操作學習，使他們能夠在最快的時間內(nèi)完全獨立熟練地進行信息化操作，能夠勝任現(xiàn)代化人事檔案管理的工作要求。此外，也要加強管理人員的職業(yè)操守提升，提高他們在工作中的細致度和責任心，增強他們的工作服務(wù)理念。

2.升級人事檔案管理的軟硬件設(shè)備。首先應該適當增加資金投入采購一批適應現(xiàn)代化人事檔案管理要求的信息化設(shè)備，其次應該對老的、落后的管理軟件和平臺實行更新?lián)Q代，使其能夠滿足現(xiàn)在的管理工作需求，為人事檔案信息化管理的實施和發(fā)展提供物質(zhì)保障。

3.制定完善的信息化管理體制。企事業(yè)單位應該在做好人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的人員和設(shè)備準備時，更應該針對自身的經(jīng)營策略和特點，制定一套完善的實施規(guī)范并嚴格落實，促使人事檔案在錄入時的準確有效完整、在流動中的合法規(guī)范合理，確保人事檔案管理的高質(zhì)、有效開展，為自身的經(jīng)營和發(fā)展提供高質(zhì)的人才資源。

4.根據(jù)信息化人事檔案管理的流程和要求，優(yōu)化原油人事管理技術(shù)標準和組織工序規(guī)范標準，使其能夠最大化地與信息化檔案管理實施相匹配，為人事檔案信息化管理的推進提供有力的保障。

5. 制定一個規(guī)范的信息化人事檔案管理的實施標準，并在日常工作中要求工作人員嚴格按照標準實施，確保人事信息錄入的真實、準確。

五、結(jié)束語

當今社會是信息化高度發(fā)展的社會，所有工作都或多或少地受到了其影響，并且從中獲得了一定的便利。但對于人事檔案管理這種傳統(tǒng)行業(yè)，在推進過程中仍面臨著諸多的挑戰(zhàn)。人事檔案管理人員應該勇于迎難而上，針對存在的問題研究相應的解決對策，使人事檔案管理的信息化升級轉(zhuǎn)變能夠早日全面有效的完成。

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