行政事業單位檔案管理的創新思路

蘭培龍

行政事業單位檔案管理的創新思路

蘭培龍

Point

隨著社會經濟的的快速發展與科學技術的不斷進步，我國的行政事業單位正在進行著一系列改革，特別是在行政體制、人事管理和機構精簡上都進行了相應的改革，這些改革讓行政事業單位的檔案管理工作進步的同時也帶來了一些問題。本文主要從檔案管理工作的認識、檔案管理的制度、檔案管理人員的素質以及引進信息技術來管理檔案這四方面來分析了國有企業行政事業單位檔案管理。

為了推進行政事業單位工作的有效改革，單位內部要建立科學有效的管理制度，其中的檔案管理工作對于提高單位工作效率具有不可忽視的作用。特別是對于國有?企業上級行政管理部門來說，抓好檔案管理工作，不僅能夠讓人們了解過去以及把握現在，還能夠有效地結合檔案信息管理制度為之后的工作打下堅實基礎，提供有效地工作質量保障，進而有效地推進了行政事業單位工作的高效、有序發展。筆者結合自身國有企業行政事業單位檔案管理工作的實踐經驗，簡單地對創新行政事業單位檔案管理工作談一談自己的看法，希望能夠給有關的工作人員帶來一定的幫助。

一、提高對檔案管理工作的認識

檔案是行政事業單位工作的真實記錄，只有做好對行政事業單位的檔案信息的收集、歸類等管理工作，加強檔案管理，才能夠提高檔案資源的利用率，確保工作記錄的完整、系統和安全。檔案工作是黨和國家發展不可缺少的部分，行政事業單位只有充分認識到檔案管理的重要性，不斷創新思路，科學貫徹科學發展觀，進一步提高檔案工作質量，才能有效促進單位工作的有效開展。首先，行政事業單位要提高檔案認識，增強檔案服務意識和法制觀念，將檔案建設納入單位規劃和考核中來。其次，行政事業單位要將檔案建設納入到規章制度上來，選拔有一定檔案管理能力且有責任心的人員來負責檔案管理工作，有效防止檔案管理人員身兼數職情況的發生，并加強對檔案管理資金投入，為檔案管理工作提供有力保障。

二、建立健全檔案管理規章制度

俗話說，沒有規矩不能成方圓。行政事業單位的檔案能夠幫助之后的人們有效解決問題和安排工作，這就需要建立健全檔案的管理規章制度，促進行政事業單位檔案管理依法化。首先，要努力提高檔案管理部門的責任意識，建立健全管理體制，在工作中嚴格按照章程辦事，把好部門自身關，確保檔案的真實性。其次，要增強社會各界檔案意識和檔案法制觀念，為檔案管理工作打好社會和群眾基礎。一方面，要加強《檔案法》的宣傳，要檔案管理工作納入日常宣傳工作中去，可以通過宣傳周、公示欄、研討會、座談會、展覽會、知識競賽等方式增強職工和群眾的檔案意識，確保行政事業單位的檔案管理依法化。另一方面，要積極爭取上級檔案部門的支持，結合檔案工作實際，加強統籌協調，形成業務部門與辦公室配合強化單位檔案工作的制度，促進行政事業單位檔案工作真正落到實處。

三、強化檔案管理人員的素質教育

首先，要強化行政事業單位檔案管理人員的法律意識，管理工作人員要在法定權限內按照法定程序，依法履行好檔案收集和管理的職責，按照歸檔范圍、管理制度、收集整理相關的文件，并且組織審查。其他各部門也應配合檔案管理人員的工作，在整理、匯總后交送辦公室。檔案人員更應該堅守政治信念，勇于創新，勝任新形勢下的檔案管理工作需要。其次，要強化行政事業單位人員的業務素質培訓。檔案管理工作是一門綜合性的工作，涉及了很多知識，包括檔案知識、歷史知識、情報學知識、計算機應用知識、行政管理知識、經濟學知識等，再加上檔案管理工作有著自身的規律和原則，這就需要加強行政事業單位檔案管理工作人員的業務素質培訓。一方面，通過在職培訓，適當安排脫產進修、技能訓練等，建立起人才培養管理的新模式。另一方面，定期組織業務學習，結合工作實績并入考核之中，引導工作人員強化計算機和現代信息專業知識的學習，提高單位的檔案管理水平。最后，要強化行政事業單位的職業道德教育。檔案管理工作是一項服務性工作，要有吃苦耐勞的精神、高度的責任感和服務意識，因此要加強行政事業單位檔案管理工作人員的思想道德教育，樹立全心全意為人民服務的思想意識。

四、引進信息化技術進行檔案管理

隨著信息技術的不斷發展，信息技術在社會中的各個領域均得到了廣泛地運用。在行政事業單位檔案管理工作中融入信息技術，已經成為社會發展的趨勢。在行政事業單位檔案管理工作中采用信息化管理技術，不僅可以提高檔案管理工作質量，還有效地節約了人力物力資源，促進了檔案信息的合理利用。為了提高檔案管理的信息化水平，應該從以下幾個方面加以注意：第一，行政事業單位各個部門之間要確保傳遞及時準確的信息，確保檔案管理的時效性；第二，要積極配備先進的設備，促進檔案信息資料輸入和輸出更加便捷，也促進文字、圖片、數據等資料的有效轉化，形成電子檔案和紙質檔案的共同保存；第三，要根據變化的網絡技術不斷創新檔案管理工作，及時學習和運用新軟件，確保資料信息有效共享的同時防止信息泄密，大大提高檔案的使用效率和工作質量。

（作者單位：吉林省白山市江源區商務和糧食局）