Excel財務報表在局域網中協同應用研究

徐偉麗 宋傳磊

摘 要：本文就多人協同完成同一Excel工作簿的編輯修訂問題，結合具體案例進行了分析探究，并提出了具體的解決方案，力求使財務協同工作更加科學高效。

關鍵詞：局域網；Excel工作簿；共享

在日常生產和生活過程中，諸多Excel財務類報表如果需要上級部門領導審閱或者要批閱他人的工作簿，更甚者報表中某些數據需要相關部門親自填寫，這就需要在局域網中共享工作薄，以實現多人協同辦公。

在局域網中共享文檔的常用方法是將要共享的文檔存放到已在局域網中共享的文件夾中，讓局域網中的其他用戶使用，但如果設為只讀共享，其他用戶只能以只讀方式打開瀏覽該文檔，如果設為完全共享，其他用戶雖然可以將所做的修改保存到共享文檔中，但從安全和保密角度來考慮是不可靠的。但通過研究發現，只要正確合理使用Excel的共享工作簿功能，當前問題就可以解決了。合理設置，其他用戶所做修改信息將保存在共享工作薄中，共享者可以同意或拒絕用戶做出的修改。

本文通過講解在局域網中共享Excel工作簿，來詳細研究并闡述在局域網中共享與修訂共享工作薄的方法。首先需要將工作簿設為共享狀態，再將該工作簿文件存放在局域網中其他用戶可以共享訪問的文件夾中。具體操作設置如下。

啟動Excel 2010應用程序并打開共享編輯的工作簿文件。選擇“審閱”選項卡，單擊 “共享工作簿”命令按鈕，打開“共享工作簿”對話框。選擇“編輯”選項卡，選中“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復選框。選擇“高級”選項卡，在“修訂”信息欄中選擇“保存修訂記錄”；在“更新”信息欄中設置更新工作簿的方式——自動更新間隔，保存本人的更改并查看其他用戶的更改；同時設置“用戶間的修訂沖突”為“詢問保存哪些修訂信息”，如圖1所示。單擊“確定”按鈕，該工作簿在窗口標題欄中將顯示“共享”信息。

圖1 “高級”選項卡

為了信息的安全，進而方便查看修訂者信息，可以設置將某人的修訂突出顯示或指定突出顯示的項。選擇“突出顯示修訂”命令，打開該對話框，選擇“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”，“修訂人”項目選擇“除我之外每個人”，在“位置”項中可以指定突出顯示的單元格區域，選擇“在屏幕上突出顯示修訂”，如圖2所示。

圖2 “突出顯示修訂”

共享工作簿可以接受或拒絕某處的修訂。對工作簿經過以上的設置處理，共享該工作簿的用戶對其他用戶做出的修訂可以接受或拒絕。選擇“接受或拒絕修訂”，打開對話框，從中可以對時間、修訂人、位置等信息做出設置，如圖3所示。

圖3 “接受或拒絕修訂”

將該工作簿另存到在局域網中設置的共享文件夾中，這樣同事間就可以通過局域網實現協同工作了。如果要撤銷該工作簿的共享，需要讓其他用戶對該工作簿保存并關閉（如果其他用戶正在編輯時就撤銷共享，則數據將會丟失）。打開“共享工作簿”對話框，取消對“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”的選擇，單擊確定按鈕完成共享工作簿的撤銷。

參考文獻：

[1]趙文娟.信息技術在局域網中的應用研究[J].科技情報開發與經濟，2010，1.

[2]王鳳冰.Excel財務應用范例解析[M].機械工業出版社，2014，2.