基于校園一卡通資金運動流程的賬務核算體系構建

何艷兵　胡偉　鄧良麗　張成華

摘 要：伴隨著信息化的普及和“數字化校園”項目的推進，校園一卡通系統已成為各個高校積極發展的項目。校園一卡通系統是架構在校園網上，具有身份識別和電子支付的功能的系統平臺。文章在分析校園卡系統資金運動過程的基礎上，探討了校園一卡通系統資金結算和賬務處理問題。

關鍵詞：校園一卡通系統；賬務處理；資金結算

伴隨著信息化的普及和“數字化校園”項目的推進，校園一卡通系統已成為各個高校積極發展的項目。校園一卡通系統實現了實物貨幣和電子貨幣的轉化，進一步提高了資金支付的安全性。該系統是以專網為載體，集身份識別、校內消費、電子錢包和自助轉賬為一體的多功能系統平臺。在校園一卡通系統建設和管理的工程中，結算中心、卡務中心、數據中心是其管理平臺的主要機構，而結算中心則是校園一卡通系統中賬務處理的核心環節，其主體單位是銀行或學校財務主管部門（資金結算中心），基本職能是建立校園卡資金專用賬戶（該賬戶為一般存款賬戶，可以辦理現金收繳，但是不能支取現金。），核算校園卡系統資金的增加、減少和結存，并負責校園卡系統中各結算商戶的資金清算。校園一卡通系統數據傳遞是通過自動轉賬功能來實現，但是由于存在脫機消費和黑卡消費等情況，使得系統資金和賬戶資金出現不平衡現象。因此，結算中心必須對一卡通系統資金進行財務核算與核對，及時清算，保證系統正常運轉。文章旨在通過校園卡系統資金的流動形式，探討結算中心對校園卡系統專戶資金進行財務核算的方法。

一、校園一卡通系統資金運動分析

校園一卡通系統的資金運動是指實物貨幣與校園卡中的電子貨幣之間的轉換，其包含三個階段：資金的流入、周轉和退出。

1.校園一卡通系統資金流入與流出分析

校園一卡通系統資金的流入來自于三方面：自助圈存機充值、現金充值和已領取補助金額。校園一卡通系統資金的流出是指與系統內的結算商戶的營業款結算。

2.校園一卡通系統資金周轉分析

校園一卡通系統的資金周轉主要是兩條線，一條是以校園卡為載體的虛擬電子貨幣的周轉；另一條是以校園卡專戶資金為會計核算對象的實際貨幣的周轉。其具體資金周轉過程如下：持卡人通過校園內設立的一卡通現金充值點進行現金充值，或者在圈存機上自助充值，將銀行卡上資金轉入校園卡賬戶，資金開始流入校園一卡通系統；結算中心根據每個現金充值點的繳款單和銀行圈存轉賬憑證來核算校園卡專戶資金的流入。持卡人通過刷卡消費，資金從持卡人賬戶流向系統中的各結算商戶賬戶；結算中心以校園一卡通系統提供的結算報表為依據，將資金定期轉賬給商戶。一卡通系統資金按日清算并生成各種結算報表，而結算中心對商戶是定期結算，一般按月結算。結算日校園卡專戶資金的結存為持卡人的校園卡賬戶余額之和。校園一卡通資金周轉圖如圖所示。

校園一卡通系統資金周轉圖

因資金運動是無形，其流轉的方式無法直觀的呈現在大眾眼前。而會計核算的對象就是資金的運動，則需將校園一卡通系統中電子貨幣和實物貨幣之間的轉換用會計核算手段來直觀展示給眾人。

二、系統資金的財務核算

校園一卡通系統以卡戶、商戶和銀行之間的交易數據為主要處理對象，對當天的交易數據進行收集、核對，相符后再將交易數據傳遞到系統中作為正式檔案歸檔；對各實體之間的往來關系，系統經過自動采集、處理、嚴格審核后形成正式記錄，最后形成結算報表。校園一卡通系統的數據記錄是結算中心對校園一卡通資金進行財務核算的依據。

1.設置校園一卡通資金結算的會計科目

為了全面真實的核算和監督校園卡資金結算過程中發生的相關經濟業務，應設置以下會計核算科目：“代管款項———校園一卡通”；“銀行存款”。 “代管款項———校園一卡通”會計科目用來核算代管校園卡持卡人的校園卡中的金額，屬負債類賬戶。該科目的貸方核算通過各種方式存入校園卡持卡人賬戶的資金（包括現金充值、銀行圈存轉賬充值、補助代放充值等），借方核算校園卡持卡人在校園卡系統內刷卡消費的金額（對應為各簽約商戶的刷卡收款收入）。期末余額在貸方，表示校園中持卡人尚未刷卡消費的金額。其中“代管款項———校園一卡通”下設明細科目如下：充值（現金、圈存、補助），結算（簽約結算單位）。

2.現金充值業務的財務核算

現金充值業務的財務核算是以校園卡系統中的現金充值匯總及明細表，銀行繳款單為依據，并將兩者進行核對，相符后記錄會計憑證。對于現金充值必須做到日清月結，相應的會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：代管款項———校園一卡通——充值——現金

現金充值以校園卡系統報表數據為準，若出現現金充值長短款，則先按報表數據存入銀行，并馬上查明長短款產生原因，在進行處理。

例如：某現金充值人員某日收到5000元現金。會計分錄如下：

借：銀行存款 5000

貸：代管款項———校園一卡通——現金 5000

3.銀行圈存業務的財務核算

圈存系統是校園一卡通的主要子系統之一，其功能為與銀行合作，共同完成由銀行卡向校園卡轉賬的操作，結算中心根據銀行的轉賬憑單進行財務核算。由于每日圈存業務較多且散，則可以采用每月根據校園卡系統中圈存金額與取得的銀行對賬單上的金額進行核對，再根據校園卡系統提供的圈存報表進行財務核算。相應的會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：代管款項———校園一卡通——充值——圈存

例如：月末，從校園卡系統提供的圈存報表得到當月圈存金額為10000元，在與銀行對賬單核對一致后，進行會計處理。會計分錄如下：

借：銀行存款 10000

貸：代管款項———校園一卡通——充值——圈存 10000

4.收到補助款項的財務核算

為了減少學校現金的使用量，對于學校內部的款項可以盡量選用轉賬的方式。則對于學生的獎助學金等款項，可以選擇由學校轉賬相應的款項到校園一卡通的銀行賬戶中，然后向學生發放。相應會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：代管款項———校園一卡通——充值——補助

例如：某月收到學校轉來某學期學生的獎學金10000元。會計分錄如下：

借：銀行存款 10000

貸：代管款項———校園一卡通——充值——補助 10000

5.商戶清算業務的財務核算

月末，結算中心首先以校園卡系統提供的結算報表為依據，將該商戶本月的營業款進行結轉，并將結算報表給予商戶進行核對；然后在依據商戶反饋回來的結算報表將校園卡資金專戶中的資金轉賬給各商戶。相應的會計分錄如下：

（1）結轉時：

借：代管款項———校園一卡通——充值

貸：代管款項———校園一卡通——結算——簽約結算單位 （2）支付款項時：

借：代管款項———校園一卡通——結算——簽約結算單位

貸：銀行存款

例如：某食堂某月營業款為50000元。在與商戶核對一致后，結算中心支付了對應款項給該食堂。會計分錄如下：

（1）結轉時：

借：代管款項———校園一卡通——充值 50000

貸：代管款項———校園一卡通——結算——簽約結算單位 50000

（2）支付款項時：

借：代管款項———校園一卡通——結算——簽約結算單位 50000

貸：銀行存款 50000

三、結論

校園一卡通建設工程是高校今后的重要發展項目，那么加強對校園一卡通系統資金的安全管理顯得極為重要。通過對校園一卡通資金進行財務核算，有利于校園一卡通資金安全性的提高。但是由于目前許多高校對于一卡通資金的管理尚屬較新的內容，還沒有形成相應的專項指標管理體系，該部分內容還需進一步加強。

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作者簡介：何艷兵（1988- ），女，助理會計師；胡偉（1975-），男，副教授；鄧良麗（1969- ），女，會計師