淺談醫院檔案管理的現狀與解決方略

康慶利

摘 要：在醫療改革的進一步深化的前提下，醫院必須結合自身的實際情況，掌握新形勢下的特點，著重將醫院檔案管理做到更好。本文從醫院檔案管理的現狀和如何加強醫院檔案管理工作兩方面加以探討，希望引起各方的廣泛關注，進而促進醫院檔案管理水平的提高。醫院處于一個新的歷史節點，因此必須面臨許多新的挑戰，比如創造更加溫馨、舒適的環境，進而提高服務的品質。本文以檔案管理現狀的全面窺視和對其進行分析并提出解決方略這兩個方面著手，旨在提出一套行之有效、切實可行的改革方法以及方向，為醫院檔案管理工作的進一步發展奠定基礎。

關鍵詞：檔案管理；管理現狀；解決方略

檔案管理工作作為醫療改革的重要領域，必定會受到特別的關注，醫院也必將在此方面做出更多的努力以求取得更多的成果。醫院檔案不僅僅包含醫院發展的過程中積累的數據和資料，還包含患者就醫的診斷文字資料以及檢查的結果資料等等。它是醫院在其發展和臨床的過程中逐漸積累的珍貴寶藏，對再次研究、檢查具有重要的參考價值。鑒于此，醫院檔案管理的意義不言而喻，而做好這方面的工作對于提供更好的服務以及發展醫療教育科研有重要的意義和價值。在深刻理解當前的管理工作過程中存在的種種問題，對其進行深入的研究和分析，提煉出一套與之相適應的解決方略，唯有這樣才能適應新時期檔案管理的新要求。

1 新時期檔案管理的意義及效用

（一）作為決策的有力參考信息。另外還能為醫學進步和醫院的效益提供寶貴的第一手資料，為醫院實行適應于當今社會的管理方式建立堅實的基礎。

（二）通過對這些檔案中各項資料、數據的分析，合理科學地改變一些技術指標，從而為實行新的醫療技術、新的規章制度提供合理、精準的決斷依據。

（三）在充分認識和了解設施、設備的運用狀況及運行效果的基礎之上，提煉出一套更為實際性、科學性的方案，發揮設施、設備最大的效益。考察設施的竣工全過程，更加科學地規劃建筑、設施的保修、改建。

（四）能夠提供第一手的寶貴資料，是醫療與臨床科研實現深化發展的有力保障。

（五）通過長時間的檔案資料記錄、統計、處理、存檔，得到兼有系統性與科學性的決斷，為醫院做出相應的決策提供參考性極強的依據，有利于檔案管理服務性的體現。

2 檔案管理的現狀以及遇到的問題

（一）檔案管理的意義及其效用未深入人心。由于許多檔案管理人員依然帶有過去陳舊、簡單的思維，管理方式和管理思想都有嚴重的欠缺，使得工作的效果以及速率都不盡人意。許多檔案管理人員未能更深的理解其外延和內涵，沒有對工作的特點、目的以及涵蓋的內容進行更深層次的探討，更不談理解檔案的發展進程及其幾個重要的特點。因此，當前還有很多醫院僅將檔案的建立、規整、鑒別、儲存作為所有的工作。員工碰到新難題、新挑戰往往膽怯，沒有練就敏銳的洞察力，工作懶散、碌碌無為。在這樣陳舊的思維、簡單粗糙的工作方式下，檔案管理事業始終在原地止步不前。

（二）檔案管理混亂。當前，各個醫院都是按照自己的情況隨意地設置一些機構，可謂五花八門，缺少系統性的統一管理模式與制度。除病案外，其余檔案都應歸到醫院綜合檔案室集中管理。[1]但是大部分醫院仍舊沿用老一套的管理模式，管理存在漏洞并且極不規范。大致情況是各類檔案沒有按照統一的標準存放，綜合檔案室喪失了本質的作用和功能，成為簡單的放置文本的檔案室。雖然醫院的發展過程中積累的檔案分門別類的存放在不同科室或部門，但在醫院升級改造、重建、搬遷以及部門、科室的調整中，部分檔案難以預料的被損壞或遺失。這樣混亂的檔案管理情況對醫院的發展產生了阻礙，并且對檔案的分析利用也極為有害。

（三）與檔案相關的一系列設備未與之完全匹配。一方面，因為與檔案管理相關的配套設施不夠完善，檔案設備老舊失修，使得檔案管理難以適應現代化醫院管理的發展步伐。另一方面，隨著科學技術的發展，計算機網絡技術在醫院管理中得到了廣泛應用，電子文檔應運而生。同時檔案的工作人員未能接受相關的基礎技術教育，難以適應和解決現代化、信息化的設備和遇到的技術問題，為檔案管理科學化、信息化進程帶來一定的負面影響。

（四）從事檔案管理的人員綜合素養存在問題。當前檔案工作人員的專業素養、思想認識以及整體素質不完全相同，人員的配備沒有經過合理規劃。關鍵問題在于人員未合理、科學的進行分配，大部分醫院仍舊使用業余化的檔案管理模式。另外，檔案管理人員不夠固定，許多是從其他與之關聯不大的職能部門調配而來，缺乏專業性，對檔案管理的認識和具體工作知之甚少。而工作人員的素質直接影響了醫院檔案管理的質量，導致難以適應新形勢下檔案事業發展的需要。

3 針對檔案管理現狀的解決方略

（一）加強檔案的新理念、新思想的管理。加強動態化的管理，提倡運用新的管理方式、方法進行有效、科學的管理。我們必須擯棄舊有的落后觀點，在深入理解檔案潛在價值與效益的基礎之上，做出進一步的努力。化被動為主動，將原有的事后追查原因變成事前進行管理并積累文字檔案資料，轉變管理思想。大力鼓勵創造性思維，將現代的信息技術運用到檔案的錄入、整理與分析的過程中去。實時的將網絡上的文檔資料進行歸類存儲，并建立數據安全的有效保障制度，使得電子文檔和資料得到最大化的應用和管理。著力建設數字化、信息化、綜合化的電子平臺，提供全面、豐富的實時檔案資料，在規定范圍內實現檔案資料的共享。

（二）檔案管理統一化、科學化。通過行政與法律在檔案管理的雙重運用，使其的管理實現統一化，這是建立標準化工作制度的有效保障。唯有進行統一化的檔案管理，才可以充分體現醫院綜合化、科學化的管理，提升工作效率和加強工作能力。把院內不同部門、各個介質的檔案進行集中、統一地考評和管理，將檔案管理納入到醫療工作的評估之中，使其健康發展。

（三）加強檔案基礎設備建設。建設配備齊備設施、設備齊全的專用綜合檔案工作室與管理室。每隔一段時間，對檔案陳列室進行徹底的通風以及其他安全隱患的排查，不遺余力的保證資料的完整性、準確性。在信息化已經逐漸普及并得到有效發展的今天，將信息技術引入檔案管理將是科學化檔案管理中的重要一環。熟練應用信息技術建立各類檔案數據庫，使醫院檔案、資料、情報實現一體化管理。[2]

（四）提高檔案管理人員的素質與專業水平。綜合檔案室的作用不應僅局限于單純的保管檔案，還有更多更重要的，比如為醫院編寫研究相應的檔案資料，從另一個更為高遠的角度為醫院的發展服務。為了使檔案事業的存在核心與方向得到有效的保障，應不斷加強人才的培養力度。積極開展計算機網絡技術、檔案數據信息庫以及信息設備的運用等方面的培訓和學習活動。[3]另外，還可甄選一些優秀、努力的人員學習其他醫院優秀的檔案管理經驗和方法。通過將其他領域檔案工作的相關經驗和方法加以借鑒和運用，提升檔案管理人員的素質與專業水平

4 結論

檔案的科學管理應成為醫院日常工作的一部分，檔案工作要成為加快醫院管理、加快改革步伐的紐帶。要進一步的提升醫院的各項服務水平和綜合實力，在領導層給予充分的幫助與關注基礎之上，還與檔案人員的勤奮刻苦與勇于奮斗的執著追求分不開。深入理解檔案工作在醫院現代化建設中的重要地位，明確其職能，讓檔案為醫院的發展更好的提供參考性的依據和建設性的建議。

參考文獻

[1]劉銀茂. 淺談新時期醫院檔案管理的現狀與對策[J]. 蘭臺世界，2013，5：112-113.

[2]曾桃. 醫院檔案管理工作探析[J]. 黑龍江檔案，2014，03：53-54.

[3]蘇雪萍. 談基層公立醫院檔案現代化管理[J]. 蘭臺世界，2013，3：132.