中職學校檔案工作存在的問題及解決辦法

文|楊麗君

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中職學校檔案工作存在的問題及解決辦法

文|楊麗君

做好學校檔案管理工作，對整個學校有著極其重要的意義。特別是在當前就業競爭激烈的情況下，中職學校學生畢業最重要憑證就是學生檔案，對學生就業起到非常重要的作用。但是由于諸多原因，中職學校的檔案管理存在著許多弊端，加強檔案管理、改革中職學校學生的檔案管理尤為重要。

中職學校檔案是學校在教育教學活動中遺留下來的原始材料，它是學校教育教學成績的記錄，還是學生對教學效果的認同情況記錄。所以，對于學校檔案的管理工作，是擺在學校日常工作中的一道難題，也是衡量學校管理水平的重要依據。做好學校檔案管理工作，對整個學校有著極其重要的意義。特別是在當前就業競爭激烈的情況下，中職學校學生畢業最重要憑證就是學生檔案，對學生就業起到非常重要的作用。但是由于諸多原因，中職學校的檔案管理存在著許多弊端，加強檔案管理、改革中職學校學生的檔案管理尤為重要。本文就當前中職學校檔案管理存在的問題和解決辦法作如下探討。

中職學校檔案管理的重要性

中職學校的檔案管理，有利于學生素質的全面提高。學校檔案是一部活的資料，他不僅能夠掌握學生的原始的基礎資料，還能起到了解學生思想品德、學習成績的作用。這對培養他們的學習能力和道德水平，有針對性的引導他們樹立正確的人生觀和價值觀，有著重要的作用。

學校檔案的嚴格管理，有得學校對日常教學經驗的總結。對檔案中高價值的信息進行了參考，促進教育教學的管理和創新，對教學方法形式進行革新，因材施教，促進學校整體教學水平和管理水平的提高。

中職學校檔案管理存在的問題

學校檔案管理體制不完善、責任意識淡薄。學校檔案是學校工作的一個分支，但是，中職學校往往只重視教學和其它管理的工作，對于檔案工作的重要性認識不到位，沒有將檔案工作同其它工作一起提到議事日程，在檔案管理各科室中沒有配備專職人員，沒有進行必要的監督、檢查和業務指導.沒有將檔案管理與學校其他科室的考核業績掛鉤，沒有進行有關檔案的制度建設，不重視檔案管理工作，缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。相當一部分教職工包括部分領導干部對檔案管理工作的認識不夠，認為檔案工作就是保管好資料的事務性工作，只要不丟失、不泄密，能查閱就行了。對《檔案法》學習不夠，對檔案法規了解不透徹，認識不到檔案工作的重要性，更無責任意識。

管理力量薄弱、檔案的收集整理不規范。學校檔案管理工作長期未得到應有的重視，在人員配備上更是如此。從事學校檔案管理的人員大部分沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，材料的收集、整理等業務不了解。檔案材料的收集中間就會出現許多漏洞，管理力量薄弱成了現實。目前中職學校檔案一般由各科室向綜合檔案室移交進行統一管理，由于各科室沒有配備專職人員，加上現在學校各項檢查評估都需要檔案，學校缺乏監督檢查和業務指導，導致檔案的收集整理缺乏標準化、規范化，材料缺失等現象。

學校檔案管理硬件設施不完備。中職學校硬件設備還很差，有限的資金大多投入到教育教學工作中，對學校檔案管理的硬件設施投入很少，對檔案管理工作要求的、必備的條件解決落實不夠，特別是有的學校檔案多，檔案庫房狹窄，潮濕，“八防”設備配備不全，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔及完整。

學校檔案的查閱、借閱等利用環節功能不完備。案收集不及時，整理、服務環節跟不上等，導致學校檔案入檔材料不全，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學校教師了解學生，因材施教。檔案開發利用不夠，學校檔案管理工作大多還停留在檔案工作的初級階段，檔案管理工作人員充當的是保管員的角色，對編研工作重視不夠，有的學校管理人員只重視每年的大事記、機構改革、干部任免、黨員登記等資料的編寫。有的在信息開發的編研工作上存在認識誤區，編研資料質量差，利用價值小。

解決中職學校檔案管理的辦法

提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。不斷完善檔案管理工作體系，提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。認真學習《檔案法》，深人進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，使檔案工作做到有章可循，有法可依。

配備合理的硬件設施，利用專員管理，強化檔案管理工作基礎。優秀的檔案工作人員必須具備較高的政治思想素質和職業道德修養，還必須做到業務精通，在此基礎上要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作，有較強業務能力和較好的政治素養的同志來負責。其次，硬件設施是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，配備八防設施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規范。

加強檔案查借閱制度，合理利用學校檔案。通過向全體宣傳檔案工作的重要性來提高教職工作檔案意識，促使各科室人員都重視檔案管理工作并積極參與和配合學校檔案管理工作，積極配合檔案材料的收集、整理，保證檔案工作的合理開發利用。

做好中職學校檔案的管理工作，不僅僅利于學校的教育教學工作、還有利于學生的學習。為此，檔案工作者應該加強對檔案管理工作的研究，提高自己的業務知識和實踐技能，在不斷摸索的過程中總結經驗，確保中職學校的檔案管理工作能夠實現制度化和科學化，讓學校的檔案工作為學校師生提供更加及時、準確和有效的服務，使之發揮出更大的作用。

（作者單位：新疆阿勒泰地區衛生學校）