我國高校辦公自動化問題研究

王化禎

摘 要：辦公自動化是在辦公體系中綜合運用現代電子科學技術和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協同工作為一體，實現辦公信息化，處理自動化，決定科學化的一種重要手段。辦公自動化是國內外正在蓬勃發展的一項應用技術，是高等學校建設的重要組成部分，其建設和應用不僅是提高學校管理效率的重要途徑，也是學校辦學水平的標志之一。隨著辦公自動化系統的廣泛普及，基于工作流模式的信息處理方式將大大提高學校的辦公效率，從而為學校全面建設數字化、信息化校園打下堅實基礎。

關鍵詞：辦公自動化；現狀；問題；對策

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）26-0081-02

高校辦公自動化系統的建設，必須要以必要的硬件設施作為基礎。目前，幾乎所有高校都己建立了校園網。為了提升管理水平，充分利用現代技術資源與信息資源，許多高校建設和使用著辦公自動化系統，實現了現代化辦公。但是，在實際建設和推廣過程中也出現了建設目標模糊、功能需求不斷變化、維護困難等問題。北京大學教育學院教育技術系一項調查表明，學校的層次、類型不同，其校園網絡建設的完善程度也有所差別。例如，與本科院校相比，高等?？坪图夹g學院的網絡基礎建設水平略差；此外，即使都屬于本科院校，部屬高校也要略好于省屬高校。隨著信息技術在高校的普及，校園網己經遍及學校辦公、教學、科研、實驗等各種場所，甚至是部分高校的教師住宅和學生宿舍。

1 我國高校辦公自動化的現狀

從安徽師大辦公自動化建設情況來看，該校從1998年5月開始建設校園網，目前己達到光纜到樓，交換到桌面，網絡己覆蓋中、南、北三個校區和教師公寓、附屬中學，實現了一校五區的千兆互聯。校園網分別接入中國教育和科研計算機網、中國電信網和中國聯通網，擁有四條出口鏈路，總帶寬310 MB；己建成可接入信息點15 000多個，連網計算機6 000多臺。為教學、科研以及管理工作的網絡化、電子化、信息化奠定了堅實的基礎。

總而言之，高校辦公自動化硬件建設情況可以概況為：第一，學校網絡條件口趨成熟目前我校網絡建設步伐不斷加快，校園網經過多年運行檢測，可以為綜合信息管理系統的運行提供較好的網絡環境。第二，學校各單位客戶端硬件配備比較完備經過多年的信息化建設，我校各部門、各單位基本都己具備聯網計算機、打印機等硬件設施，為辦公自動化系統建設提供了較好的終端硬件支撐。第三，學校辦公人員技術儲備基本完成隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，利用計算機單機進行Word，Excel操作制作文檔、電子表格，撰寫、打印各類文稿等己基本在我校工作人員中普及，利用網絡進行文件傳輸與共享、收發電子郵件信息或文檔也日益成為學校提高辦公效率的有效手段。

2 我國高校辦公自動化建設存在的問題

2.1 辦公人員自動化意識薄弱，水平較低

主要表現在對使用辦公自動化的必要性認識不同，對傳統的辦公方式仍然有較強的依賴性，一部分領導還對使用辦公自動化系統實現辦公無紙化的前景心存疑慮。另外，許多領導對辦公自動化理解不深，認為所謂的辦公自動化就是在辦公過程中使用先進技術和設備，目的只是提高工作效率。而實際上，使用辦公自動化提高管理層的決策效能更加重要。

因此，各高校應該加大媒體的宣傳力度，為校領導開設網絡和辦公自動化使用課程，提高其對辦公自動化的認識。沒有各級領導的積極支持和推動，辦公自動化建設過程中的任何環節都可能出現巨大阻力。校領導的支持和參與對辦公自動化建設的起步與完成都具有決定性的作用。

2.2 自動化配套的規章制度不健全

辦公自動化不同于普通的管理軟件，它所處理的電子公文都存在法律效力的問題，但是目前我國尚未制定出與之相關的法律規定。同時，就高校而言，辦公自動化的正常運行，需要有完善的規章制度作為保障。目前一部分高校還未建立相關的制度，即使己經建立了相關制度的學校，制度也還不健全完善。

因此，在辦公自動化系統建設和運行過程中，必須加強有關制度建設，使工作人員能夠接受并正確、有效使用自動化系統，自覺維護系統的正常運行。

2.3 對升級自動化設備資金投入不足

辦公自動化建設是一項資金投入較多的系統工程，從開發到成型再到完善都需要經過一個長期的過程。在這個過程中，網絡建設、硬件購置需要資金，網絡的維護、軟件的開發以及系統的推廣等都需要資金。許多高校礙于自身的財政狀況，對于辦公自動化建設的資金投入大大縮水，嚴重影響辦公自動化建設質量。一套技術成熟、功能完善的辦公自動化軟件價格比較昂貴，部分高校由于資金有限等原因，不愿意在軟件上投入大量資金，而選擇了價格相對比較便宜、功能不盡完善的自動化軟件，造成了當前各高校普遍存在的有車無貨的狀況。

因此，各個高校應著眼于學校的長遠發展，盡量保證辦公自動化建設過程各個階段的資金需求。有些學校還設立了專項資金，有效地保證了學校信息化建設的順利進行。

2.4 辦公自動化軟件和服務廠商選取不科學

辦公自動化軟件作為管理軟件，關鍵在于其實用性，不同單位應根據自身的特殊之處，選擇真正適合自己的軟件系統和服務廠商。目前市場上面向企業和政府的辦公自動化軟件較多，但適合高校的成熟辦公自動化軟件并不多。

因此，在進行辦公自動化建設之初，首先要對學?，F狀和需求進行詳細分析，對各種系統進行詳盡的詢問和考察，進而有的放矢地選擇與本單位條件相適應的軟件系統和服務廠商。

2.5 系統安全無法保障

辦公自動化系統建設需要建立校園局域網，各個部門的電腦都需要入網。對于高校的辦公自動化系統，其傳輸、處理、存儲的大部分信息都具有極高的保密性，有些還是國家有關部門下發的高度機密文件。由于辦公自動化系統與互聯網直接相連，一旦學校自動化系統遭到病毒或黑客攻擊，必然會造成比較嚴重的后果，網絡系統的安全性是不容忽視的。調查顯示，少數高校的校園網建立較早，己經滿足不了學校發展的需要，安全性也缺乏保障，還需要進行網絡升級和改造。

因此，各高?？筛鶕陨硇@網絡的實際情況采取措施保證其安全性，如統一要求各部門電腦安裝防病毒軟件、對重要信息的傳輸采用加密技術、建立學校內部網絡系統，以便在物理上與外部網絡系統隔絕等。

3 對 策

3.1 提高辦公人員自動化意識和水平

首先，提高辦公人員計算機水平。目前，許多高校行政辦公人員的計算機水平良莠不齊。因此，為了徹底保障辦公自動化的實現，除了要轉變思想外，還要加大對辦公人員計算機技能的相關培訓，使辦公人員個個都能掌握計算機基本操作，能夠運用計算機進行文字處理、數據管理、信息表達和網上交流。其次，還要提高系統維護人員的技術水平。辦公自動化系統投入運行后，為了保證系統持續地與用戶環境、數據處理操作、其他有關部門的請求取得協調一致，必須要有特定的系統維護人員。因此，要進一步提升學校信息化管理水平，必須加大高水平專業人才的培養與引進力度，建立一支長于宏觀規劃、熟悉學校管理、擅長硬件技術、掌握軟件技術的團隊。

3.2 健全自動化配套規章制度

無規矩不成方圓，建立一套合理、科學的管理體系，才能確保高校辦公自動化系統的正常運行。高校在加強辦公自動化系統軟硬件建設的同時，要根據本校實際建立和完善相關規章制度，明確規定用戶權限、責任和義務等，按照辦公自動化系統規定的工作流程，分解崗位職責，責任落實到人，確保系統 安全性、信息的可靠性、管理的科學性、發布文件的規范性和嚴肅性，促使每個用戶能夠正確地接收、發布有用信息，維護系統的正常運行。同時，加強辦公自動化系統運用過程中的檢查和考核，定期安排專人到各部門檢查使用情況，定期考核，適時組織經驗交流，表彰先進，推動辦公自動化系統安全、穩定、高效運行。

3.3 加大自動化設備資金投入規模

高校辦公自動化系統建設，應納入學校教育信息化建設的整體規劃，結合學校的管理需要和資源狀況，充分考慮近期投資能力和建設目標，又要為系統建設的進一步發展和擴展留有余地。建設過程中要堅持以用為本的原則，以校園網為環境，在疏通各部門之間信息渠道的基礎上。對全校已有的管理系統進行梳理、整合，使用全校范圍的辦公自動化系統，建立全校共享數據庫，真正實現高效辦公自動化的設備資源、人力資源、數據資源的共享，真正建成高效、完善、合理的辦公自動化系統。因此，學校要加大自動化設備資金投入，以資金支持為后盾，推進辦公自動化建設的進程。

3.4 科學選取服務商和服務軟件

很多高校內部各部門較早的引入了計算機來輔助管理工作，個別部門已逐步建設了一套完善的信息管理系統。為了提高辦公效率，安裝了適合本部門工作流程和特點的辦公軟件，雖然在一定程度上提高了本部門的工作效率，但是由于缺少整體規劃，使得各部門的辦公軟件沒有統一的規劃和標準，數據庫信息無法共享，信息交流比較困難，常常造成信息重復錄入，不利于高校整體辦公效率的提高。因此，學校要科學的選取服務商和服務軟件，保障辦公自動化系統的先進科學。

3.5 采取必要的措施保障高校系統的安全

高校辦公自動化系統是在現代化條件下，使用高技術辦公設備處理日常事務的工作模式，這就要求操作人員不僅要熟練掌握辦公活動的基本知識，還要學會使用各種先進技術設備和系統控制設施。由于我國高校在這方面起步比較晚，辦公人員素質參差不齊，應通過培訓提高辦公人員的素質。首先選一批計算機操作基礎比較好的人員，再通過信息管理員對各自部門的人員進行培訓，起到以點帶面的作用，在培訓中要注意建立相應考核制度，把是否具備辦公自動化操作技能列入部門和個人年度綜合考核，采取分類指導、重點突破方式，注意加強對計算機操作水平較低人員的重點培訓，保證辦公自動化系統建設的順利推廣和應用。只有熟練操作自動化辦公系統的工作人員，才可以設計出保障系統安全的程序，因此，學校需要著重從軟件設施方面加強系統的安保工作。

參考文獻：

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[2] 劉春蘭.高校辦公自動化工作的研究與實踐[J].職大學報，2009，（4）.