淺析醫院人事檔案的信息化管理

姜潔

摘 要：在現代社會中，隨著高科技現代化的發展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫院人事檔案作為醫院人事資料庫，是醫院檢核醫護人員信息，考察醫護人員工作狀態和工作能力的重要依據，也是醫院加強人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據。實現醫院人事檔案信息化管理是跟隨現代化經濟和科技發展國情的必然趨勢，是我國人事改革制度和醫院醫療改革制度的必然要求，更是廣大現代社會民眾對醫院服務的必然期許。

關鍵詞：醫院；認識檔案；信息化；管理；

中圖分類號：D035.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，它真實地反映著醫院每一位衛生專業技術人員的學習經歷、工作經歷、政治思想、業務能力、社會關系、進修培訓、科研水平、醫德行為、學術成果、工資狀況、獎勵處罰等方面的情況，是個人經歷、工作實際的真實記載，為醫院選拔人才、評估人才、使用人才、考核人才提供著重要的依據。它是開發人力資源的資源庫，是個人發展、醫院招聘、提拔、實現人才優化配置的基本依據。

一、醫院人事檔案管理的現狀

目前醫院人事檔案管理偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天，變得難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：① 查詢效率低，人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，歸檔或查詢時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內容。②歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。③檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。④ 管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。

二、醫院人事檔案信息化管理工作開展的意義

（一）有利于提高檔案管理工作人員工作效率。人事檔案信息化促使信息管理有傳統手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網絡化轉變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術素質和服務素質提供了可能性。

（二）有利于保護人事紙質檔案。人事紙質原發檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機批下專欄專門放置醫護人員原發資料。在需要查閱原發資料時首先查閱計算機記錄原發資料，在出現疑問和不確定的情況下再翻閱紙質原發檔案資料，降低紙質檔案翻閱次數，可在一定程度上保護原發紙質檔案。

（三）有利于完善檔案管理建設。檔案管理建設主要包括人力建設、制度建設、設施建設三方面內容。人事檔案信息化大量引進計算機設施，在一定程度上跟進了社會設施發展程度；對于人力建設，又分為人力資源分配建設和人力綜合素質建設兩方面內容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術保障；制度建設分為獎懲制度、工作流程制度、行為規范制度三種。隨著工作人員工作內容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細很多，根據不同的工作任務和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標準，防治工作人員工作效率低、工作任務不明現象發生。

（四）有利于增加管理人員工作積極性。檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質，降低人員浪費的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴大了信息搜索實現內涵，實現了信息分析強化，確保了人盡其才，人盡其用。可以說是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強度，增加了工作人員的技術競爭力，加強了工作本身的挑戰度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

（五）有利于醫院人才的管理和利用。當前醫院人才的流動量大，通過醫院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調動人才工作積極性，推動醫院業務技術的快速發展。

三、人事檔案信息化的實施

（一）建立醫院內部網的登錄查詢模塊。數據庫建立后，資料仍是封閉的，利用醫院內部網，建立登錄模塊即可有效查詢，并逐漸實現從HTML或Excel的結論信息化向過程網頁信息化轉型，為保證信息的規范、安全，還要制定科學的用戶權限管理制度，定期維護應用程序。

（二）建立詳實的數據庫。人事檔案信息化建設最重要的部分在于建立詳實可信的數據庫，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數據的真實性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡便、高效查詢提供了途徑，同時也規范、統一了個人信息的頁面格式和采集哪些檔案信息。

（三）加強檔案管理者的信息安全意識。網絡安全是檔案信息化的管理重點，隨著計算機技術的快速發展，新型計算機病毒、用戶名及密碼破解器等黑客技術層出不窮，檔案管理人員需要時時防范，定時殺毒、備份重要數據，出現問題可及時恢復數據，使信息系統穩定運行。

（四）硬件保障。要加強基礎設施建設，按時維護、升級硬件設備，減少硬件故障帶來的損失，確保資料的安全。

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