淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

孟曉鵬

摘 要：在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作有著十分重要的作用，所以必須對(duì)企業(yè)重要的檔案信息進(jìn)行控制管理。由于檔案信息量的不斷增大，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理的需求。因此為了提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，增強(qiáng)檔案信息的安全管理工作，我們就對(duì)其檔案管理的方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)和完善，并且將信息化技術(shù)應(yīng)用到其中，從而使其檔案管理信息化技術(shù)得到了有效的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)；信息化；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-02

檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化是大勢(shì)所趨。作為檔案工作者，必須認(rèn)清檔案管理信息化的趨向，認(rèn)真學(xué)習(xí)微機(jī)使用與操作、信息與管理知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

一、檔案信息化管理的必要性

檔案信息化是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、處置并提供利用服務(wù)。檔案信息化，首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；其次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；再次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類(lèi)生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、推進(jìn)檔案信息化的策略

（一）樹(shù)立信息意識(shí)

檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息意識(shí).一定的社會(huì)意識(shí)就具有一定的社會(huì)能動(dòng)作用。那么社會(huì)檔案意識(shí)在檔案信息化建設(shè)中必然有能動(dòng)的影響，成為檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀(guān)念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹(shù)立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。

（二）提高信息化水平

在配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備的同時(shí)，系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，也要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。檔案中心目錄及全文的數(shù)字化，要求對(duì)各職能部門(mén)每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

（三）提高管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。檔案部門(mén)建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財(cái)富。從安全角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪(fǎng)問(wèn)授權(quán)、用戶(hù)安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。

（四）提高技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒(méi)有過(guò)硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話(huà)。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運(yùn)行。

（五）加強(qiáng)人才建設(shè)。作為信息化社會(huì)的檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)。這就要求我們檔案人員不斷更新觀(guān)念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技能。現(xiàn)代過(guò)程管理，不再是簡(jiǎn)單的過(guò)程監(jiān)督和控制，它是一個(gè)四環(huán)節(jié)的人性化管理過(guò)程：有序化、目的化、自動(dòng)化、合理化，充分調(diào)動(dòng)人的積極性和主動(dòng)性，最大程度地實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

三、檔案信息化發(fā)展

（一）趨勢(shì)分析

信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的變革影響。信息化條件下，檔案工作的載體對(duì)象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開(kāi)始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，檔案管理的主要環(huán)境開(kāi)始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。

信息化催生了新的檔案業(yè)務(wù)工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線(xiàn)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)難于滿(mǎn)足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調(diào)整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類(lèi)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長(zhǎng)久保存管理、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的信息化特點(diǎn)。

（二）檔案信息化將促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善

信息化建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開(kāi)展有賴(lài)于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在當(dāng)前檔案信息化管理的過(guò)程中，其信息技術(shù)的應(yīng)用，有效的提高了檔案信息管理工作的安全性、效率以及質(zhì)量，解決了在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，雖然檔案信息化在實(shí)際用于的過(guò)程中，其信息技術(shù)應(yīng)用得還不夠成熟，并且大多數(shù)人們對(duì)其并不重視，但是它有著良好的發(fā)展前景，相信在為了檔案信息化將會(huì)得到更加廣泛的應(yīng)用。

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