大學生創新項目管理系統的建設及對學校科創管理工作促進作用的分析

任濤 何雨杭 梁臣 魏安康 楊靚

【摘要】為了滿足目前高校大學生創新創業發展的需要， 充分利用互聯網技術優勢，提高大學生創新創業項目管理水平， 各個高校結合自身需求， 部署了大學生創新項目管理系統，本文針對大學生創新項目管理系統的設計及其對高校科研的影響進行了深入的分析與研究。

【關鍵詞】創新項目管理系統 ?高校學生科研創新 ?創新競賽 ?大數據

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）08-0215-02

隨著國內高校日益重視在校大學生科技創新精神與能力的培養，各高等院校紛紛展開了各種級別各種類型的以培養為目的的創新性培養計劃以滿足高速發展的社會對創新型人才的需求[1-4]。隨著高校科技創新計劃的不斷深入展開，項目申報、管理的工作量日益龐大，人工方式難以應付項目管理的難度和復雜度[5-6]，傳統的項目管理方式逐漸暴露出缺點。

目前，我校大學生創新項目的申報、審批等工作主要由人工完成，其間也利用了一些傳統的辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，但是在項目的進行過程中，項目申請人、指導教師、評審專家、學生創新中心（我校學生項目主管部門）之間仍然需要傳遞大量的紙質文檔。紙質文檔按照相應的流程需要進行多次的審批，造成了項目申請人在學校不同的辦公地點間來回奔波，甚至還有可能存在領導、老師出差在外，文件流轉、項目審批困難，文件待批造成管理效率低下，管理行為滯后;領導或老師出差回來，眾多手持待批文件人員在門口排隊等候。因為時間緊，許多事項來不及仔細研究，草草批復造成簽批的文件事后查閱困難等等傳統方式無法避免的問題。近年來，隨著國家和學校對大學生創新重視程度的不斷提高，各類創新項目的不斷增加，項目申報審批的復雜度也越來越大，傳統的人工項目管理方式已經造成了項目申報審批秩序混亂、持續時間冗長、工作量急劇增大等問題。盡管學生創新中心出臺了一些措施用于規范申報審批流程，但是效果并不理想，問題并沒有得到根本性的解決。所以，針對學校的實際情況，充分運用計算機技術及網絡信息技術開發部署一個集成項目申報審批流程的在線管理系統勢在必行。于是，各高校充分運用計算機技術和信息網絡技術，結合工作流技術，建設并部署了結合自身需求的大學生創新項目管理系統[7-8]，從而對大學生創新項目的實施情況進行科學高效的管理，提高了項目管理的效率。

本文通過對東北大學創新項目管理系統在學校科研創新中管理中的應用，詳細的介紹創新項目管理系統所發揮的作用，對同類院校大學生創新項目管理系統的部署具有一定的參考價值。

1.系統簡介

本文提出的系統主要由前臺和后臺兩大部分組成，整個實施過程也將按兩部分結合組成（如圖1所示）。前臺部分主要是創新中心鏈接的網頁，本網頁主要包括公告，新聞，主要成就展示和介紹，還有學生注冊，老師和學生登錄等功能。

后臺部分主要由管理系統組成，管理系統分為六個不同的模塊，每個模塊的功能是針對不同用戶量身設置的。當用戶登陸時系統會自動識別用戶類型，進入與該用戶對應的界面，用戶類型分別是學生、指導老師、前期評審、中后期評審、學院、站長，各用戶之間具有非常強大的信息交互功能。

圖1：大學生創新項目管理系統的總體結構圖

學生界面供學生用戶使用，實現了學生信息錄入、項目申報、項目信息反饋等功能，可以分模塊填寫，并自動生成文檔并提供下載，減少了電子文檔提交的步驟，使申報流程更加快捷。

指導老師界面供項目指導老師使用，可顯示該老師所指導項目，并能查看項目成員、項目資料，也可以對該周學生總結進行批注。

前期評審界面供前期評審老師使用，用于查看成員資料、項目資料和對項目進行評審。

中后期評審界面供中后期老師使用，功能與前期評審界面大體相似。

學院界面供各學院項目申報管理員使用，可用于顯示該學院所有的項目、添加前期評審老師、按類別檢索。

站長界面是后臺管理的核心，擁有后臺所涉及的所有功能，可顯示待處理事項（待審核項目、待審核用戶）和在線成員、注冊于訪問控制、上傳文件限制（格式、大小）;項目模塊用于添加項目、項目管理，此外還具有回收站功能和檢索功能，分別用于管理所刪除的項目和分類檢索項目，還可添加網站后臺管理人員賬號，擴大管理團隊規模，從而減輕站長的工作負擔，同時提升了后臺管理的效率。

2.系統的優勢以及對高校學生創新科研的影響

創新項目從申請到結題的大致流程依次為：①項目立項，②中期驗收，③結題驗收。本文將按照項目申報審批的流程，將傳統方式與使用創新項目管理系統之后的狀況進行逐一的比對，闡述使用創新項目管理系統的優勢以及對高校學生創新工作開展的影響（由于結題驗收方式所體現的優勢與中期驗收基本一致，所以本文就不再贅述，這里主要從項目立項、中期驗收、項目進行過程中三個方面進行對比）。

2.1 項目立項

傳統方式項目立項詳細流程（圖2所示）：①項目申請人到指定的網站下載項目申請書（Word格式）并寫完整。②項目申請人將項目申請書打印出來，所有項目成員簽字確認。③項目申請人將項目申請書交指導老師審核。④指導老師審核通過后簽字確認。⑤項目申請人將指導書交至學院審核。⑥學院組織立項答辯。⑦學院將通過初審的項目申請書交至創新中心。⑧創新中心組織 專家進行再審，審核通過后公布立項成功信息，項目開始進行。

系統方式項目立項詳細流程（圖3所示）：①項目申請人注冊系統帳號，完善團隊成員、指導教師等相關信息之后在線填寫項目申請書。②指導教師在線審核項目書，審核通過之后，該項目書顯示指導教師審核通過信息。③學院組織初期答辯。④項目申請人在線提交答辯所需材料（PPT等）。⑤學院在線審核項目，審核通過的項目書由系統自動推送至學生創新中心帳號。⑥學生創新中心在系統中隨機分配項目書至各個專家進行審核。⑦專家審核通過的信息將反饋給學生創新中心。⑧學生創新中心確認之后，將項目審核通過的信息自動發送至各層相關人員。

通過傳統管理方式與管理系統的方式對比發現：

項目申請書在各個地方傳遞均采用人工傳遞的方式，學院、創新中心組織專家評審均采用電話、短信、Email等方式進行，不便于管理，為專家分配待評審項目書也是人工進行，人為因素較多。所以較傳統方式相比，使用項目管理系統具有如下優勢：1）大大縮減了傳統方式在資料傳遞上所需要的時間，不再需要為傳遞項目書而四處奔波。2）聯絡方式更加統一（可通過站內信），大大降低了在傳統方式中需要打電話、發短信、打印材料等在物質方面的消耗。3）項目書分配更加便捷、公正。4）便于學生創新中心掌控工作進度，每一個項目進行到哪一個階段，一目了然。

2.2 中期驗收

傳統方式中期驗收詳細流程（圖4所示）：1）學生創新中心通知各項目組參加中期驗收答辯，并組織、分配專家進行評審。2）項目負責人在驗收答辯前提交PPT以及項目日志。3）進行中期驗收答辯。4）專家評審完成后將數據反饋至學生創新中心。5）學生創新中心根據專家驗收評審成績進行分析統計之后確定項目是否繼續進行并且評定該項目為國家級、省級或校級，并將結果反饋至各項目相關人員。

系統方式中期驗收詳細流程（圖5所示）：1）學生創新中心在項目管理系統中發布中期驗收公告，消息自動推送至各項目相關人員。管理人員使用系統進行專家組織、分配，并開通項目中期驗收答辯參評展示內容附件提交的功能。2）項目負責人在看到通知后在規定時間內上傳項目中期驗收答辯參評展示內容附件。3）進行中期驗收答辯。4）專家現場評審完成后在網上對各自評審的項目進行打分評定，并填寫打分理由。5）系統自動對各項目所有參評專家的分數進行匯總計算，得出最終計算結果展示在該項目信息列表中期驗收成績一欄中。6）學生創新中心根據這一成績在系統中進行點擊操作（通過、不通過），確定該項目是否通過驗收，并且再次點擊（國家級、省級、校級）確定該項目最終等級。

圖4：傳統方式中期驗收流程圖 ? 圖5：系統方式中期驗收流程圖

通過圖4和圖5對比發現，除了在上個流程中所體現的優勢之外，創新項目管理系統的優勢進一步體現：該系統能夠自動匯總、分析專家的評分數據，徹底拋棄了傳統方式需要人工匯總分析這一耗費大量人力物力的方式，進一步提升了項目評審與管理的效率。

2.3 項目執行過程

2.3.1 項目日志的管理

在項目執行過程中，創新中心規定項目成員每周需要進行討論總結并在《項目日志》中記錄項目周記、月總結等且該項目指導老師進行監督指導，但在實際進行過程中，很多項目組并沒有按時的進行此項工作，且很多指導教師并沒有查看該《項目日志》，致使該措施并沒有很好的達到學校創新中心所預期的目的。

在使用創新項目管理系統之后，上述問題就得到了很好的解決。項目進行過程中，每一周的周記只能在該周進行填寫，項目成員填寫完成提交后會推送至該項目指導老師處，指導老師在評審、提交之后，該周記才會被系統確認為有效并在項目周記處顯示為綠色以表示已完成，否則顯示為紅色以表示未完成。且學生創新中心帳號界面內有項目周記情況一覽表，將所有項目組的周記按學院、年份等方式進行篩選查詢之后分類顯示。這樣就簡單、便捷的實現了項目周記填寫的監督工作，從而有助于各項目保質保量的完成。

圖6：傳統方式管理日志流程圖 ?圖7：系統方式管理日志流程圖

2.3.2 項目內容查詢、監管

學生創新中心以及各學院可以在系統中通過選擇學院、年份、項目類別、項目等級等方式對項目進行分類篩選，從而查看該項目相關信息，而傳統方式可能會在一個電腦文件夾或者辦公室檔案柜中去人工查閱，極不方便，從而項目管理系統實現了項目信息的便捷查詢監管;評審專家可以直觀的查看到自己所需評審的項目的信息，更加簡單、便捷;指導老師可以查看自己所指導的所有項目的情況，做到及時地指導與監督。簡而概之，與傳統項目管理方式相比，使用項目管理系統的優勢如下：1）成本低，可選擇性強：B/S架構的項目管理軟件構建簡單[9-10]，不需要購買一大堆的硬件設備，成本消耗降低。同時，用戶通過瀏覽器就可以進入系統，用戶只需簡單安裝操作系統即可享受瀏覽器各項服務。這樣大大減少了傳統項目管理方式的辦公費用，做到了節能環保。2）跨級跨地域：利用B/S架構的項目管理軟件，可以擺脫地點的限制。同一學校不同部門，各學校、各辦公室都可以同時進入到同一個系統上進行項目管理操作。只要開通權限，同一項目組上下級之間可以共同完成項目計劃、項目溝通執行等，保證項目信息的實時共享。3）多項目管理：B/S架構的項目管理系統實現了多項目共同管理，管理員可以根據實際情況設置不同用戶的權限，各項目可以相互聯系也可以互不干擾。不同項目組的成員都可以同時登陸到系統，對自己所負責的項目部分進行操作。4）信息共享程度高：所有用戶都可以同時登陸到系統進行操作，只要刷新一下網頁，該用戶用權限可以看到的部分更新都會實時地反映出來。同時，用戶隨時隨地可以更新信息，保證了信息共享的實時性。

3.結語

本文基于我校建設大學生創新項目管理系統的過程，介紹了該系統的設計模式以及與傳統項目管理方式的優勢，經過對系統的完善與測試，系統基本實現了設計目標，為參與大學生創新項目的所有相關人員提供了便利。由與水平所限，本文在后期還將對一下幾個方面進行更加深入的研究：1）學生和老師交互平臺及論壇的建設，加強學生和教師及管理人員的溝通。2）系統應用范圍的擴展，通過對其他院校科研管理過程及要求的調研，進一步改進本系統，使之適用于國內所有高校的創新項目管理單位。

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作者簡介：

任濤，男，副教授，博士生導師，研究方向為計算機網絡的優化，復雜網絡，混沌保密通信。