試論高校檔案館的數字化建設途徑

胡曉彤

【摘 ? ?要】當下，檔案的數字化管理發展程度不高，而且面臨著重重的阻礙。其中主要是辦公自動化管理并未能在大多數高校全面實現。

【關鍵詞】檔案館 ?數字化 ?高校 ?管理

中圖分類號：G4 ? ?文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2015.08.194

作為高校“數字化校園”建設的重要組成部分，高校檔案館數字化建設主要是利用多媒體、數字成像、掃描、計算機等現代科技信息技術，對檔案資源進行采集、傳輸、處理以及存儲，充分利用網絡的優勢，鏈接各方資源，形成一個完整有序的高校檔案管理數據庫，有效提高高校檔案館的管理效益和效率，實現資源共享和有效及時利用。而如何通過系統的管理形成一個完整的檔案信息數據庫，這是目前擺在高校檔館面前的重要難題之一。

一、高校檔案館的數字化建設的發展現狀

當下，檔案的數字化管理發展程度不高，而且面臨著重重的阻礙。其中主要是辦公自動化管理并未能在大多數高校全面實現，而各職能部門都在使用他們各自的管理系統，如教務管理系統、招生管理系統、財務管理系統等相互之間都是獨立的個體，各自獨立的信息管理系統嚴重阻礙了資源共享的實現，檔案管理系統自然也不能通過網絡平臺直接獲取所需的信息內容，這一障礙嚴重阻擋了檔案館的數字化建設的發展進程。

與此同時，高校檔案館的數字化建設目前存在著幾大問題：首先：高校庫存檔案問題。隨著保存時間的不斷推移累加，檔案中字跡不清、紙張殘損、手寫體材料比重高等情況也在不斷出現，某些紙質檔案的電子版無法找到的現象也時有發生。第二，高校各職能部門的數據庫之間不能實現有效的鏈接。原因接口的標準都不統一，第三，高校檔案館的數字化程度比較低。多數檔案文件目錄級需要數據導入甚至人工錄入來完成，比起手工檢索雖然更快捷一些，但全文檢索依舊沒有實現;這些都是在檔案信息數字化過程中需要解決的具體問題。

解決以上各方面的問題，就需要根據當下檔案館工作的具體實際，科學改進檔案館的工作方式方法，才能提高檔案管理效率，滿足現代化檔案館的新需求，建設高校“數字化校園”。

二、數字化是高校檔案館建設的必然選擇

當前，信息化發展戰略實施和云計算工程和電子政務工程的有序開展，都是我國信息化數字化工程的進展表現。數字化戰略為檔案事業的發展拓展了廣闊的平臺，為高校檔案館的改革進步提供了新的機遇。有效利用人才儲備、網絡硬件等各方面的自有優勢，各高校可以把“數字化校園”建設作為現代數字化管理的基礎平臺。

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長，容易復制，傳遞速度快和便于存儲等紙質檔案不可比擬的優勢，具有更高的實用性。高校檔案館的數字化將會實現從紙質檔案到數字化檔案的跨越，對傳統的檔案工作產生了前所未有的沖擊，具有很強大的影響力。

其次，選擇數字化也是高校檔案信息工作發展的結果。高校是人才培養的重要基地，也是傳承中華文明應用先進科技的主要機構，具有先進的文化理念，也為文化底蘊的形成和挖掘起著重要的作用。再次，實行高校檔案館的數字化也是檔案人不斷發展自身素質適應時代要求的選擇。

作為高校“數字化校園”建設的重要組成部分，高校檔案館數字化建設也是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設的基礎，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準確與快捷，更好地服務學校、服務社會，必須發展檔案數字化。同時這也是國家信息化戰略的發展要求。

三、高校檔案館數字化建設途徑

（一）檔案信息安全性建設

實行檔案館數字化管理后，數字化的檔案信息就可以通過網絡手段進行傳播利用。數字化以后的檔案信息安全對于檔案的安全管理來說，又是一個嚴峻的挑戰。

首先，目前保護信息安全的法規制度都不夠健全，缺乏系統的規劃，不能滿足當下檔案管理的需求。其次高校檔案數字化評估和防范比較少，降低了檔案信息安全的預警能力。

另外，檔案專業人才短缺。針對以上三種原因可以采取有針對性的措施：完善法律制度，把檔案管理納入法制化的軌道，為高校檔案信息安全提供法律依據;制定多方面安全防范的標準和方法，如基礎通信數據輸出和電子記錄等標準;采用身份認證、加密算法和控制訪問量等方法;加強檔案管理人才的培養和培訓，提高管理者的安全防范意識和工作技能。

（二）庫存檔案數字化建設

科學性。檔案數量龐大，其中含有保管期滿鑒定后需銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數數字化，只會大幅度增加檔案數字化工作的負擔和難度，同時白白浪費掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數字化要采取科學合理的方式進行。

首先，制定科學合理的檔案優化方案。根據高校檔案館的具體情況以及檔案所屬年代、使用頻率、密級和保管期限等，對庫存檔案制定出科學合理的優化方案。依據方案對檔案進行數字化的處理，不僅要做得全面細致，同時還要分清主次抓住重點。

其次，高校檔案優化要兼顧當下檔案過度轉型時期和未來檔案發展總趨勢的不同要求，對于不同類型的檔案，采取不同的優化標準，有理有據地開展高校檔案數字化工作。

實用性。根據制定好的檔案優化方案，評估鑒定庫存檔案的利用頻率、實用性和價值，按照高校檔案的密級、內容優先級和年度優先級三個方面確定檔案數字化的合理范圍。

首先對那些急需修補的檔案和利用頻率高的檔案進行數字化，確保庫存檔案資源的有效利用。針對不適合數字化檔案管理方法的檔案，如沒有解密或密級較高的、暫時不用的和保存價值較高的檔案，可以暫時不進行數字化，待檔案管理的數字化科技條件進一步發展成熟之后再做科學安排處理，高校檔案館數字化建設是有條件、有選擇的數字化。

工作途徑。檔案工作者自己完成和工程外包是目前實現檔案信息數字化最常用的兩種途徑。檔案工作者利用現在已有的辦公條件，針對檔案的具體情況采用合理的檔案數字化管理方法。同時，根據已制定的數字化方案和標準，分析篩選檔案信息的基本情況，以滿足數字化的基本要求，實現檔案管理方式的過渡。同時可以根據需要配備必要的設施，這種方式的優點就是既能滿足當前數字化工作的需要，又能節省費用，經濟實惠。第二種方法就是通過工程外包來實現高校檔案館的數字化建設。一般工程外包需要付出昂貴的費用，并且檔案信息數字化的工作也需要檔案工作人員的全程參與，一定程度上對物力和財力造成了浪費。

工作手段。目前使用的數字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據檔案的不同類別，采用不同的數字化手段。

針對著錄中應注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等要制定出合理的規范標準，以提高數字化工作的效率。由于紙質的文檔掃描以后，其本質是圖片，不能實現全文檢索，雖能通過屏幕進行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段先形成電子文件，然后上傳至檔案數據庫。之后，還要對電子文件的單位及人員名稱、活動內容、獲獎情況等進行著錄編輯。

同樣，對于掃描以后的文檔，其全文的內容信息也需要再做處理。含有大量附件和表格的，以及文件的題名、時間、文號書寫不全的還需要手工錄入的辦法進行采集，針對手寫稿文件，也要采取手工錄入的方法進行采集以便信息上傳，實現全文檢索。

（三）電子文件檔案化

實現高校檔案數字化管理的另一個重點內容就是電子文件的建設。在電子文件的收集、歸檔、管理等方面都提出了新的要求。

電子文件檔案化的第一個要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當中去，完善的檔案管理制度起著事半功倍的作用。對于紙質文件相應的電子文件要做到及時的收集并準確注明移交情況，實現文件的遠程利用和全文檢索。電子文件要有統一的的格式命名標準，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等。同時，由于電子文檔大多是紙質文檔轉換來的，內容也與紙質文檔相同，因此歸檔時還要注意避免重復。電子文檔的內容會隨著學校的發展而不斷增加，可以根據需要，適當逐步擴大電子文檔在館藏中的比例。