大數據背景下高校檔案資源體系構建研究

崔潔

摘要：隨著云計算、云存儲技術的帶來的數字信息化建設的發展，大數據時代下對信息高效化、專深化、個性化、多樣化需求日益迫切，高校傳統的檔案資源體系建設面臨更多挑戰。基于此，以“大檔案”、“大服務”為特征的數字檔案資源建設工作更應該從適應大數據時代要求上來變革和創新，推進檔案資源轉化為知識資源，為高校決策、教學、科研利用提供便捷的資訊服務。

關鍵詞：大數據；高校；檔案資源；構建體系

檔案資料的信息化建設是大數據時代面臨的直接挑戰，特別是對海量數據的非結構化轉變，更需要從大數據技術對檔案信息進行整合，使其更好的服務教學及學校管理需要。隨著云計算、云存儲技術服務模式的成熟，各高校檔案數據信息資源體系建設更要滿足高效化、多樣化、專深化要求，為此，筆者結合我校檔案管理實際，從檔案資源體系建設上來提出應對思路和規劃目標。

一、大數據時代的管理特點及檔案資源體系建設的必要性

信息技術的快速發展對數字化傳播方式的變革是突飛猛進的。在行業內，以云計算為技術支撐的大數據時代，其概念還未統一，對其所限定的標準及數據集合主要以規模較大為主。然而，這些數據集合并非簡單的堆積或存儲，大數據是建立在大規模數據的基礎上，并提供數據間的關聯性，由此來更好的滿足“大服務”需要。從技術視角來看，大數據的顯著特點是通過對信息數據的集成來獲得價值，特別是對于海量數據對象的動態處理，能夠從中挖掘和提取有價值的數據信息。因此，基于大數據的應用是技術、數據對象和應用相統一的，其特點表現在：數據總量巨大；數據類型繁多；數據價值密度較低；數據商業價值較高；數據整合提取效率較快等特點。

維托克·邁爾-舍恩伯格在其《大數據時代》中提出“大數據的核心就是預測”。從大數據中來發現和整合信息價值，發揮大數據的智慧。高校檔案管理的對象是各類檔案資料，要從大數據視角來觀照“大檔案”，結合大數據時代特征來改進檔案管理工作思路，增強對海量檔案信息的資源整合和構建能力。隨著高校教學改革工作的深入，面對高校資源合并、機構調整、聯合辦學、產業化布局的深入等現狀，對于各類文件資料的歸類劃分工作變動更為龐大。信息化技術下的檔案資源體系規劃工作，能夠從多層次、多角度的動態管理上來優化高校檔案資源。因此，如何更好的引入云技術來逐步提升檔案信息資源的服務能力，如何快速構建檔案信息的網絡化布局，如何更好的為社會提供檔案信息資源服務。這些問題的解決迫切需要從大數據時代特點及需求上來推進檔案工作的現代化水平。

二、高校檔案資源體系建設工作現狀及問題

傳統的高校檔案資源體系建設是圍繞紙質介質文件進行歸類管理，而面對大數據時代下的“大檔案”要求，對傳統檔案資源結構的優化問題就更為突出，主要表現在：一是紙質資料管理為主，信息化程度缺乏。在高校檔案資源管理現狀中，大多停留在紙質資料的實體管理中，而數字化檔案資源相對不足，結構比重失衡較大。如館藏資源多以結構化方式進行存儲，光盤資源、紙質文件、數據庫資源獨立性較強，而與大數據時代所倡導的檔案資源寬泛化趨勢相比還有較大差距。為此，一方面要從紙質文件的收集、整理及數字化上來進行歸類重組，另一方面要從數字檔案信息資源體系建設上，加強對電子檔案的結構化管理，使之能夠便于組合、體系化、單元固化。二是信息資源相對零散，缺乏共享意識。從高校檔案信息化建設中，多以部門為主單兵作戰。如在標準上缺乏統一，在規劃上缺乏統籌，數據庫結構異構現象嚴重，使得信息資源孤立，難以有效共享。大數據時代要求從信息資源的整體利用率上來改變現狀，就需要從部門協調、合作共享上減少“信息孤島”，充分實現統一化、標準化建設，更好的滿足互聯互通的共享需要。三是重藏輕用，資源信息挖掘深度不夠。盡管高校檔案管理工作獲得了較大提升，但在館藏資料的挖掘上認識不夠，只重視接收而忽視其數字化、應用化，很多資源都處于休眠狀態，這與大數據時代的資源信息的深度挖掘相背離。資源的價值在于利用，在構建檔案資源體系就要樹立“藏用并重”的思路，真正從大數據資源信息管理中發揮其價值，真正融入到現代信息技術中，激活檔案資源，創造出更多的有價值信息。

三、構建高校檔案資源體系建設的對策研究

檔案數據作為重要的信息資源，要從“大檔案”視角來科學的規劃和應用。高校檔案管理者，要立足大數據、大服務要求，從當前檔案信息管理中提升發散性思維，積極從校內外數據資源的銜接和構建上增強體系化，著力打造“數據-信息-知識-智慧”架構。運用現代化技術手段，以檔案信息資源整合為防范，突破當前檔案資源“信息孤島”的發展瓶頸，著力從減少檔案和數據兩大資源體系中來適應大數據時代的挑戰。因此，在構建高校檔案信息資源體系中，應從以下幾點來著手。

（一）注重數據總量的拓寬與延伸

大數據時代下的數據是決勝的關鍵，誰擁有了大數據，誰就占領了制高點。對于高校檔案信息資源來說，要樹立新的資源觀，從擴大和拓寬數據總量積累上來構建檔案資源體系。一是做好實體資料資源的建設，要解放思想，打破傳統歸檔結構和時限的限制，從資源的社會需求、收藏價值上來整合資料，增加資源總量；二是做好資源的門類劃分，著力豐富館藏資源，優化資源結構；三是注重數字化建設，結合當前高校檔案信息資源的實體化，將數字化資源整合作為當前檔案資源體系建設的重點，并從數字化的使用、管理上避免隨意性，部門性，要從實體資源的統一規劃和管理上，既要發揮實體資源的資源優勢，又要兼顧用戶需求的分類特征，以滿足不同部門、不同需求的廣泛應用。如在貫徹數字化戰略中，要做好紙質檔案的數字化工作，豐富檔案資源庫；加大對檔案信息的收集與整理，拓寬網絡渠道，組建多種形式的數字資源整合平臺，突顯在線檔案、檔案資源庫、現行文件在線開發、數字檔案目錄管理等。

（二）積極營建開放性的檔案數據服務

數據的價值貴在應用，而開放是大數據時代的顯著特征。高校檔案數據如何進行開放，對于數據增值需要來說，檔案數據只有在與其他數據的整合與應用中才能創造新的價值，而整合的前提就是要對數據進行充分開放。當前，“大服務”的提供是數據多元化、開放化、社會化的基礎，隨著用戶需求的個性化發展，對于網絡平臺下的數據服務，更應該從數字化檔案信息的開放服務中來滿足。如利用網絡平臺進行遠程查詢檔案，利用開放數據庫進行下載和瀏覽。可見，開放檔案數據庫已經成為大數據時代下的基本要求。同時，在推進檔案信息開放化進程中，針對用戶的知情權、以及涉密信息，要從信息公開上進行動態管理，既方便用戶對檔案信息的利用，又切實保護了用戶的私密性，推進了高校檔案資源價值的發揮。

（三）注重資源的整合與共享服務

高校檔案資源體系建設的目標在于實現檔案資源的有效整合，并從資源的共享中來最大化的實現檔案資源效益。大數據時代下的資源整合，需要建立科學的檔案資源空間布局和內部結構，并從檔案資源的社會化共享中來強化對館藏實體檔案及電子檔案的統一規劃，做好檔案資源與學校各業務系統之間的數據集成。一是加強對數字化標準的統一，從當前數據庫異構現狀來看，資源整合首先要確立明確的標準，特別是對于高質量檔案數字化來說，標準化是減少“信息孤島”的有效方法，也是避免資源建設盲目性、各自為政的有效保障，并從數據元結構、數據交換格式、電子文件歸類方法，以及數字化檔案資料的存儲規范上進行統一。二是加強對檔案數據庫的共享，大數據的開發就是要從數據共享中來創造價值。要從以數據的利用微基礎，著力提升檔案資源的整合，充分應用現代網絡技術、規劃好檔案信息資源庫的規范化、集中化，更好的滿足大數據時代對高校檔案信息資源的獲取要求，紓解好社會與高校對檔案信息分散性的矛盾。三是注重對結構化和非結構化檔案信息的整合。從存儲形式的表現來看，不同結構的數據在整合中難以協同，而對于當前存儲結構來說，既有結構化、非結構化，也有半結構化，而對于數據庫來說，各專業系統之間的差異性，數據共享的門檻較大，如財務系統中的資料與教務系統中的資料缺乏互通，在使用中缺乏有效銜接和利用。因此在大數據體系建設中，要從數據結構化特征上進行歸類和整合，特別是對于非結構化資源的結構化，要從云技術上來處理好海量數據的結構化工作，改善檔案信息管理的互通性。四是注重對校際檔案信息的合作與交流。數據擁有者之間的合作是大數據時代發展的必然要求，對于高校檔案信息管理者來說，不同校際間的資源交流是必然的。因此，要從校方管理上加大合作力度，努力從檔案信息系統的內部合作和規范上，增強校際資源的整合與互通，利用網絡技術來構建協作資源體系，打破孤立、實現檔案數據資源共享的價值最大化目標。

（四）注重檔案資源管理制度及法規建設

信息化時代下的大數據整合，必須建立在相關法律憑證的規范約束下。如電子檔案的海量生產，對于電子檔案的法律憑證作用就需要規范，并能夠從法律上加以肯定，以增強電子檔案管理及資源體系建設的動力及效果。同時，對于電子檔案資源的使用，要建立與立檔單位的協商基礎上，避免隨意性，以保障檔案資源管理建設的法律責任和義務。對于檔案資源的安全保護工作要加以完善，尤其是從管理制度和法律法規上來科學、全面保護檔案安全，為大數據時代檔案管理工作創造良好的法律環境。

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