企業協同辦公系統的設計與實現

白梓健?年曉紅

摘 要：在推動企業信息化的進程中，企業辦公自動化系統就一直很受人們的重視，也不斷出現了共享各種不同數據庫之間數據、交換數據等的問題，而且有越來越突出的趨勢。本文論述了建立協同辦公系統的背景和必要性，闡述了基于JAVA和J2EE架構開發設計的協同辦公系統所采用的關鍵技術和新的協同理念，分析了國內外協同辦公系統的研究現狀，提出了該新型協同辦公系統應著重研究解決的問題和準備實現的功能，提出了公司協同辦公系統設計的原則，對協同辦公系統的三層體系架構和B/S結構進行了研究，詳細闡述了協同辦公系統各功能模塊的功能結構設計、數據流設計和數據庫設計以及系統主要模塊數據庫之間的關系、軟硬件接口設計方法，并對系統的運行環境和網絡等進行了詳細設計、測試與實施。

關鍵詞：企業信息化；流程重組；協同辦公；知識管理

隨著我國市場經濟體制和全球經濟一體化的不斷深入，市場的競爭越來越激烈。企業只有不斷提高管理水平，提高管理的效率，才能提高生產效率和經濟效益，才能增強企業核心競爭力，才能在市場中生存。本企業是一家主營建筑工程、城市規劃、市政工程等土木類勘察、設計、規劃、咨詢業務的知識型服務企業，跟同類設計公司相比，在協同辦公方面尚面臨諸多差距，迫切需要通過實現信息化來提高生產效率和降低成本、提高生產和質量控制能力、提高市場的應變能力和核心競爭能力。建立協同辦公管理系統有利于提高公司的設計和管理效率。同時，高新技術特別是以計算機、網絡和通訊為代表的信息技術的迅猛發展也為企業實施項目設計管理系統創造了物質條件。

國外工程軟件公司最近對設計企業協同辦公管理系統的研究已取得了不少成果，如美國鷹圖（intergraph）工廠設計和信息管理軟件公司推出的新一代面向數據、規則驅動的SmartPlant 3D軟件，以及專門為工程承包商、工廠業主/

運營商設計的SmartPlant Foundation集成系統平臺。這些系統能夠提高工程項目和工廠運營信息的有效性、完整性、準確性，能夠為企業建立一個全面的電子化數據庫，包括其結構、屬性部件、設備和文件，涵蓋了工廠設計、修改、改造、更新，在整個從工程設計開始到退役之間的過程中有效地管理企業。

國內對計算機支持的協同辦公管理系統也進行了一些研究，如中海油研究中心開發了一套設計院協同項目管理平臺，包括工程協同設計予系統、文檔與設計成品管理子系統、綜合管理與辦公自動化子系統和工程項目管理子系統，實現了設計與管理的一體化集成，該系統在中海油與美國PHILIPS合作開發的蓬萊19-3海上石油開采項目中進行了實證。

本系統通過研究先進的協同辦公管理思想，針對公司存在的“信息孤島”“應用孤島”和“資源孤島”，明確協同辦公系統最主要的就是要實現公司信息的協同，業務的協同和資源的協同，并結合工作流技術探索出適合自身企業的創新性的協同辦公管理思想，對公司日常管理、運營的業務模式進行需求調研和現狀分析，嘗試用創新思維來解決現有業務流程的梳理和優化以及對人、財、物進行優化配置等問題。

針對三個孤島，協同管理最主要的三個方面就是要實現信息的協同、業務的協同和資源的協同。本文中提出，協同管理理念主要體現為三大基本思想，即“信息網狀思想”“業務關聯思想”和“隨需而應思想”。本系統的創新點在于為實現上述管理理念，將協同矩陣模型和齒輪聯動模型進行綜合運用及體現，創新性地提出了企業信息網狀管理及關聯管理的一個解決方案。

在上述模型中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關聯的所有信息都被找到。齒輪聯動模型主要功能是為提升系統各個功能模塊的絞合作用。當啟動某一個模塊的時候，其他的關聯模塊便可以隨之啟動，并一起協同工作，產生強大的齒輪聯動效用，大大加強單一模塊的功能，達成協同的功效。齒輪聯動模型提供對各個業務環節進行整合的方案，使得企業可以通過統一的協同平臺面向整個業務過程來進行管理。

1.系統的實現技術

目前，信息系統體系結構已發展到分布式結構階段。大多采用C/S、B/S模式或者將二者結合在一起的混合模式。采用C/S結構，可以充分利用兩端環境的優勢，將任務合理分配到客戶端和服務器來運行實現，降低了系統運行的開銷成本。B/S是基于Web的一種新的架構模式，是Internet上的最基本的、最流行的信息服務技術。此外， B/S結構模式的架構有客戶端和服務器端兩種。前者的使用者用戶只需要根據一系列的web界面進行信息請求，那么相應的服務器就會對這些請求及時處理，并通過網絡最終在請求端的瀏覽器來呈現，例如，數據庫的添加、刪除和修改，等等。由此可以看出，各種局域網在web模式下的正常運行是基于Web技術和B/S結構模式的成熟運用。

數據庫技術作為現代信息科學技術的主要構成要素之一，在計算機數據處理和信息系統中起著重要的作用。它主要研究和解決計算機信息處理的大量數據組織和存儲的問題，從而實現在確保數據安全的情況下，去除多余重復數據，并通過高效檢索數據來實現數據的高效處理和共享。

2.軟件工程開發模型

針對目前流行的面向對象的需求， 我們最應該采取的是噴泉模型。這種思維方式把開發的思路和軟件本身的功能完美地抽象為一體，以完全面向對象的思維，使每個軟件開發階段認定為周期并呈現互相重疊的狀態，所以可以參考客戶的功能需求，以對象為驅動。本模型傾向于面向對象的軟件開發過程。其特點是每個階段都有一定的獨立性，不存在明顯的界限，工作人員能夠同時進行開發。

3.系統總體需求

經過對外部環境、內部需求及內部基礎硬件環境與軟件環境的分析，建立協同辦公系統平臺來解決目前遇到的管理方面的需求，通過本項目希望實現文檔、工作流程、溝通交流三個模塊的需求。

以系統管理員和用戶為例，繪制出其在知識文檔、工作流程、溝通交流功能模塊的用例圖。其中系統管理員關注于系統設置、功能搭建等方面。其工作流程管理分步實施，要求流程功能實現。

（1）支持多種節點類別定義，可對節點權限進行終止、加簽、跳簽等功能。

（2）在流程流轉的節點權限控制過程中，要求表單權限靈活控制到單個字段的“讀”“編輯”“不可見”等權限。

（3）在流程流轉的過程中，要能根據表單字段的值或執行人來判斷流程的走向。自由節點控制能力，在不修改流程模版的條件下，能夠動態指定各節點執行人，能夠動態添加節點。

（4）在整個流程定義的過程中， 無需編程，無需了解系統的數據庫結構，管理員或分級的管理人員可根據實際工作需求，方便快捷的定義工作流。

（5） 支持快速方便的匯總、查詢、打印、導出等操作，實現對數據的篩選，實現對管理決策提供支撐。

4.系統業務流程梳理和優化

業務流程是協同辦公平臺的核心，對業務流程的分析即對協同辦公平臺中的信息的流轉、傳遞、處理、存檔等一系列過程的分析。業務流程分析的目的主要是梳理工作的思路，找出信息流通過程中的瓶頸和無價值節點。通過業務流程的梳理可以明確系統功能模塊之間的關系，通過優化提升工作協同能力。在功能模塊基礎上根據業務的具體需求分析出來的關鍵業務流程，主要列出了9類40條關鍵業務流程，如表1所示。

業務流程優化即在業務流程設計的過程中，通過對節點價值鏈條的分析，以價值為導向，對業務流程進行相應的改進，達到預期目標。業務流程優化主要從四個目標上考慮：一是提高效率，減少運營成本；二是增強部門間橫向協 作；三是管理層對整體運轉實現有效監督和控制；四是確保戰略分解目標有效執行。為了實現預期目標，就必須打破在手工管理模式下產生的問題，對現有的業務流程進行梳理和優化，下面以發文管理流程為例將對其中重要的流程進行相應優化。

該流程主要完成集團公文的起草、審核、審批、發文和歸檔操作，實現發文管理的流程自動化和業務的協同性， 優化后的發文管理流程圖如圖1所示。

發文管理流程對原有業務進行了梳理優化，減少了待發文件庫的環節，并將原來機要秘書承擔的文件流轉業務優化為根據規則自動流轉，減少了流程節點，使得整個流程形成一個閉環。

5.系統設計

系統的設計必須符合企業的日常辦公需求，能夠根據企業的日常辦公和個人辦公需求完成系統設計，設計上應盡量對流程進行簡化和優化，為提供便捷的協同辦公系統提供基礎。系統設計在界面設計上應重視客戶體驗，即使非計算機專業人員也能夠快速掌握基本操作功能，系統設計應提供各種手段確?？煽啃?，包括數據的可靠性、網絡的可靠性、應用的可靠性，特別是應對協同辦公系統中的內外網接入部署提供有效的安全解決方案，系統設計應該具備一定的先進性，采用當前流行的主流軟件技術架構和開發工具進行設計，并對協同辦公所用的平臺進行選型，確保平臺的先進性和穩定性，系統應預留相關的開放接口，便于將來接入到統一門戶中。

根據企業的實際需要，在經過詳細需求分析的基礎上為系統設計了知識文檔管理、工作流程管理、人力資源管理、數據中心等子模塊。系統設計框架圖如圖2所示。

從圖2中可以看出本系統在設計時采用的是表現層、業務邏輯層以及數據訪問層這樣的三層體系結構。其中表現層以界面和服務的形式與外面進行數據的交換和操作；業務邏輯層用于處理系統具體的業務，通過對數據訪問層的數據進行操作來實現對業務數據的訪問與操作，同時負責將數據結構返回到表現層中。

協同辦公系統重要價值在于它是可以使用戶能夠與人、內容、應用和流程進行個性化的、安全的、單點式的互動交流。系統設計強調以用戶為中心，重視工作流及整體工作效能。通過與應用無關的圖形化界面映射以知識為中心的工作流，提供單點集成界面，實現信息的集中化訪問。系統主要包括知識管理、流程管理、人力資源管理、數據中心、信息門戶、客戶關系管理、項目管理、財務管理、數據中心等功能模塊。系統功能模塊圖如圖3所示。

6.數據庫設計

本系統當中牽涉到的數據庫表設計較多，此處以關鍵模塊圖紙管理為例進行核心數據表的設計說明。

圖紙管理模塊數據庫主要由目錄、共享、權限、文檔類型、日志等表圍繞DOCdetail表構成該模塊數據庫設計。核心數據表如圖4所示。圖紙管理模塊核心數據表說明見表2。

7.系統詳細設計

（1）基本功能設計。用戶登錄與權限判斷，系統登錄模塊的驗證是通過讀取用戶輸入的用戶名和密碼，然后到后臺數據庫中進行查詢相關來判斷此用戶的合法性。公文管理，公文流轉管理模塊主要包括接收公文、發送公文、發送記錄等項目。物資管理，物資管理模塊中，包括科室的錄入、物資的錄入、編碼的錄入、倉庫的錄入、使用人的錄入等所有與本系統有關的數據輸入模塊。知識文檔管理，此模塊主要用于存檔圖紙電子檔案，并對圖紙電子檔案進行分權限管理，包括申請下載，審批。

（2）項目協同設計。該系統的“設計協同管理”模塊主要用于項目、工程的登記，合同的登記以及合同的開票收費登記，客戶單位的管理。此模塊主要用于工程進度情況查詢，各人員在辦、已完、超期工作任務查詢，工程策劃過程為：經營室立項并發起任務通知單， 任務通知單審批通過后，工程負責人策劃本工程參與的專業以及相關專業負責人，專業負責人策劃本專業的設計、校對、審核、批準人員，本專業的提資，本專業的卷冊，設計人員處理任務，校對、審核、批準填寫審核意見。設計協同管理實現界面如圖5所示。

8.系統測試

基于系統的詳細設計，經過編碼之后，就是系統測試階段。系統的測試階段主要分為功能測試和性能測試。測試過程主要分為決定測試方法，搭建測試環境，整理測試流程，進行系統測試。通過對系統功能及性能進行測試得到的結果可以進一步得出：系統總體在功能性、安全性、可靠性以及易用性等方面已經達到了預先設定的目標，說明本系統不但實現了功能需求，而且在滿足用戶基本需求的前提下實現了非功能性需求，而系統預先設定的易用性、并發性以及穩定性等指標也達到了。

9.結論

該系統是結合某公司的管理現狀和具體需求，以新型協同理念引導，以日程行政辦公和項目設計管理需求為中心，綜合使用成熟和領先的軟件技術而構建的應用系統，具有一定的先進性。該系統經過6個月的試運行和優化，現已投入正式運行，功能滿足用戶需求?？偨Y整個設計和實施過程，我們總結出以下幾點成果：

（1）對某公司辦公流程進行了梳理和優化。梳理并優化了包括公文管理、日常工作、行政事務、報表填報、財務費用、資產管理、信息化管理等大類下的50余個流程并在協同辦公系統中得以固化。該項工作使得崗位和業務職責得到了明確，整體工作效率帶來了較大提升。

（2）完成了以協同為理念、以項目為中心、以流程為紐帶的協同辦公系統的設計。某公司協同辦公系統設計強調以用戶為中心，重視工作流及整體工作效能。通過與應用無關的圖形化界面映射以知識為中心的工作流，提供單點集成界面，實現信息的集中化訪問。系統完成了知識管理、工作流管理、人力資源管理、數據中心、信息門戶、項目管理、數據中心等功能模塊的設計。

（3）完成了系統實施工作，效果良好。經過該系統的實施，基本實現了公文的統一管理和自上而下的貫通，規范了各種請示、報批、填報等流程，提升了企業三級之間的協同辦公能力。

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（作者單位：中南大學信息科學與工程學院）