文秘和檔案一體化管理模式探討

黃宣

【摘 要】文秘工作與檔案管理應規范銜接，實現“文檔一體化”管理模式。

【關鍵詞】文秘工作；檔案管理；關系；組合

【Abstract】Secretarial Work and Archives Management should regulate the convergence and achieve "Document integration" management model.

【Key words】Secretarial work；Records management；Relationship；Combination

1. 引言

（1）在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，他們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。

（2）文秘工作的范疇相對來說，一般是跟一些資料，檔案管理相互聯系的，文秘工作肯定離不開檔案管理工作，文秘要做好本職工作首先要學會檔案管理，檔案管理講求細心，細致，工作不能夠大意，馬虎，否則就容易造成疏忽。文秘工作與檔案管理工作可謂相輔相成，二者通過工作的關系建立聯系，又相互補充，相互依賴。文秘工作與檔案管理有著密切的聯系。文秘工作是檔案管理的前期工作。可以說檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現代文秘工作中不能回避的問題。公文是檔案的前身，當其處在傳遞、承辦和執行過程中，具有現行效用。但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。

2. 文秘工作與檔案管理的關系

現代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文，它既是文秘工作的主要產品，又是檔案資料的主要來源。公文是檔案的前身，公文質量的好壞直接影響著檔案的質量，換句話說沒有高質量的公文就不會有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規范處理公文的基礎之上的。公文成為檔案之后，它就成為人們社會實踐的歷史記錄、是歷史的折射和縮影、是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。可見，現代文秘工作是檔案管理工作的基礎性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相連，又相對獨立。

2.1 對現代文秘工作重要性的認識。

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等。

2.2 文秘工作是檔案管理的基礎。

文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神。可以說，文秘工作的優質服務對地方的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，文秘工作是檔案管理，甚至是整個單位辦公室工作的基礎。

3. 文秘工作與檔案管理的結合

3.1 文秘工作與檔案管理相結合能夠增強文秘工作者業務素質。

由于機關文書檔案管理工作具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統管了諸如人事、會計等檔案，門類很多，內容豐富，工作復雜，要提供大量的參考資料，要求提供的資料迅速、準確，就有了一定的難度。因此，從事此類的工作者除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養等方面的要求。首先，努力提高自身綜合素養。收文、發文、存檔和管理等文書處理的各個環節，簡單看起來是收、發、存和管，用字一線穿，都是為應用服務的，但對于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的參謀和助手，還要在加強本職工作修養的同時，應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養。那種以“消息靈通”炫耀自己和拿黨的機密討好別人的惡習，則必須堅決根除。其次，培養綜合分析與應用能力。文秘工作是一個細致的、大量的瑣碎工作，每一份文件都涉及到許多領導和部門。由于具有的工作特殊性，對所有的文件能夠先知先覺。在處理文件時，文秘工作者不僅要事先了解文件內容，抓住文件的中心或某一特征，以便于記憶，利于傳閱和閱示。還要注意上道工序與下道工序的銜接（如文件的收集、分類、立卷），充分考慮好今后文件的查找應用和歸檔。只有通過文書處理的綜合分析與應用，在實踐中不斷掌握文秘工作與檔案管理兩者之間結合的規律性，才能有效提高文秘工作者的業務能力。

3.2 文秘工作與檔案管理相結合能夠提高文秘工作者的辦文效率。

文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約。一份文件制作完畢后，要經過封發、傳遞、收啟、登記、擬辦、承辦、催辦等運轉環節，而每一環節都有可能出現延誤、積壓、遲滯現象，從而影響文書的正常運行。由于人員精減，一崗多職，客觀上給予文秘人員增加了辦文運轉環節的難度。這就需要文秘人員周密思考，綜合管理，及時、準確地處理文書，確保各個運轉環節暢通無阻，防止紊亂、積壓和文牘主義，以期提高工作效率。

3.3 文秘工作與檔案管理相結合能夠提高檔案管理服務質量。

文秘工作者在管理文件的過程中，要發揮好文件資料的實用價值，不僅要發揮對使用者的參謀、咨詢作用，同時也要提高服務質量。筆者認為，充分發揮辦公信息自動化的作用，統籌規劃，實現文件資料共享，是提高檔案管理質量的必然趨勢。做好文件的電子計算機管理。由于文秘工作者兼具檔案管理工作，這就為今后使用計算機查閱檔案提供了便利條件。文秘工作者在印發單位內部文件的同時，將文件按年度、類型在計算機里予以編文秘工作者在管理文件的過程中，要編號存檔，設置密碼確保文件安全，形成電子檔案。這樣，在今后提供查檔服務中，無需到檔案室查閱，直接運用電腦隨查隨用，方便快捷，提高了服務質量。

4. 結語

隨著社會信息化建設步伐的不斷推進，文檔工作也要不斷發展，文秘與檔案管理工作十分重要。信息化雖然成為整個社會的共識，但要實現文檔一體化必須要上下達成共識才能實現，要采取積極有效的措施，通過宣傳媒體的宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現代文檔工作有一個便捷的信息化平臺和暢通的互聯網環境。及早實現辦公自動化，實現文秘工作與檔案管理一體化，從源頭上來提高文書檔案質量。

參考文獻

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[文章編號]1619-2737（2015）07-29-028