石油企業檔案管理的現狀和措施

尹春萍 鄒宏宇 張哲

摘 要：任何一個企業都離不開有效的管理，在眾多的管理中，檔案管理占有重要位置，完善石油企業檔案管理工作是對石油企業發展歷程的證明和資源的保留。因此，對石油企業檔案管理的研究就具備十分重要的現實意義。本文將通過分析石油企業檔案管理中目前存在的問題， 進一步探索石油企業檔案管理的有效措施。

關鍵詞：檔案管理；石油企業；現狀；措施；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

檔案管理工作作為企業管理工作的一部分，是規范企業工作、提供企業工作質量和工作效率的關鍵。因此，做好企業的檔案管理工作，科學規范企業檔案管理是體現一個企業業績與管理水平的重要尺度。但是目前我國很多檔案管理工作人員，由于工作能力較弱，導致很多檔案資料積壓和浪費，嚴重影響企業檔案工作的開展。為了保證企業檔案的管理水平和服務質量，發揮檔案作用的最大化，就必須做好企業檔案積壓的防范工作。實現檔案工作的規范化、科學化，促進檔案管理工作的順利進行。

一、石油企業檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理人員對檔案的重視程度不夠。

我國很多檔案管理人員，甚至石油企業中領導干部，對于企業檔案都沒有一個正確的認識。在他們看來，檔案工作就是一些抄寫工作，不管將檔案管理的有多好，都不會給石油企業創造經濟利益，也不會給自己贏得榮譽。正是因為檔案管理人員存在這個錯誤的認識，很多企業的檔案管理人員輕視檔案工作，認為他們只是負責檔案的看守，不用進行整理，造成檔案出現積壓的現象，使檔案工作無法適應現在企業的管理需求。

（二）石油企業檔案管理信息化水平低。

隨著計算機和網絡技術的應用，檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質載體發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。不少企業信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發展。

（三）檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。

檔案管理人員素質的高低在很大程度上會影響檔案管理工作的效率，檔案管理工作效率的低下又在很大程度上影響檔案的處理工作。當前部分石油企業的檔案管理工作人員都沒有進行過專業的培訓，使得很多檔案管理人員對于檔案工作的了解并不明確，對于檔案材料的整理和歸檔等業務性較強的工作更是知之甚少。因此，檔案管理人員的這樣工作狀況，不能做到及時地檔案整理，檔案積壓現象嚴重，也會造成檔案材料的混亂和丟失。

（四）檔案管理缺乏制度化

檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，但是目前我國部分石油企業在檔案管理制度的建立上還不到位，對于檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，有部分石油企業雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的進行執行，導致檔案管理工作人員并沒有重視檔案的管理，文件資料整理不及時，致使檔案不能及時入檔，使得檔案積壓想象頻出，最后造成重要檔案的丟失，這樣非常不利于檔案管理工作的開展和進行。

二、加強石油企業檔案管理工作的措施

（一）深化認識， 提高企業重視度。

要想從根本上提高石油企業的檔案管理效率，首先就要提高公司領導的重視度。只有企業領導充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，并且把檔案管理真正列入企業工作重點， 經常性的緊抓不放，并為其提供充足的人力、物力支持，才能夠為檔案管理營造一種良好的工作氛圍。

（二）提高檔案工作人員的專業素質和技能。

第一，把握招聘環節，在新近人員中，注意招收具備專業文化知識與技能的人才，選用細心并且熱愛檔案管理工作的人員。只有掌握住人才入口，才能完善檔案管理隊伍，提高管理效率。第二，提高檔案管理工作者自身的素質，加強對現有工作人員的再教育。在社會經濟高速發展的新時期，檔案管理工作隨時面臨新的挑戰，因此檔案管理人員必須堅持與時俱進，而公司則需要定期舉辦企業檔案基礎知識講座和相關業務技能培訓，幫助現有工作人員熟悉工作流程，拓寬眼界，提高自身責任感和專業素質，運用新技術和新理論來完成、改善檔案的管理工作。從而達到促進企業檔案事業的發展，培養新時代復合型人才的目的。

（三）借助現代信息技術，實現檔案管理的現代化。

計算機和信息技術的快速發展，已經對人事檔案管理工作產生了跨時代的巨大影響，我們要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些方法和手段進行改革。隨著企業規模的不斷擴大和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給石油企業帶來了人事眾多，管理多元化的特點，也給檔案的管理模式提出了新的要求。因此石油企業檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化企業的經濟效益。通過對檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，信息的共享都能為企業的經濟發展提供必要的服務。

（四） 實行規范化管理， 提高檔案管理質量

首先要規范材料的收集和歸檔工作，建立健全相關制度。制定相關收集標準，力求統一化和標準化；創新收集方式，將全面收集與重點收集相結合；制定時間要求，按照不同類型檔案的形成條件適時收集，做到不延誤、不重復、不丟失。其次要規范檔案的管理工作。對不同種類、不同載體的檔案進行集中管理，完善 《檔案借閱制度》 ， 保證檔案的安全性和保密性。同時落實責任制，對管理失職行為依照規定，嚴格處理。

三、總結

檔案管理作為石油企業管理工作的重要部分，對于石油企業管理工作起著重要的作用，只有針對石油企業管理現狀，積極的探索檔案管理的措施，全面提升石油企業檔案管理人員的素質和檔案管理工作的效率，才能全面推進石油企業工作的水平的提升。

參考文獻：

[1]付萍.對進一步做好企業檔案工作的一點認識[J]. 黑龍江檔案. 2010（01）

[2]袁紅.檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J]. 黑龍江史志，2012，03：25-26.