新形勢下高職院校辦公室管理職能轉變的思考

吳麗萍

摘 要：國家對職業教育一系列政策的出臺為其發展帶來新機遇，辦公室作為高職院校的窗口，其職能也發生變化，面對信息化和教育改革大環境，辦公室要充分利用信息化的特點，做好精細化管理，充分發揮參謀職能。

關鍵詞：高職院校；辦公室管理；管理職能轉變；

文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

一、高職院校辦公室工作的主要職能

辦公室是在學校領導直接領導下，學校行政系統的綜合管理機構，在工作運轉過程中發揮承上啟下、聯系左右、溝通內外的功能，其管理水平的高低直接關系到全校各項工作的正常運轉[1]。

第一，綜合協調職能。辦公室需要在學校各部門之間進行協調，使學校各項工作和部署能夠有條不紊地開展，建立良好的內外部工作環境，使學院工作按計劃實施，并實現資源優化。

第二，信息紐帶職能。辦公室是連接學校領導和其他職能部門以及廣大師生的“橋梁”，上傳下達，是面向領導和師生的窗口。

第三，決策參謀職能。辦公室要為學校領導提供準確、及時的信息，并根據領導意思起草文稿，認真謀策、謀事，為學校領導決策提供依據。

第四，服務窗口職能。辦公室工作要處理大量文件、外事接待，同時，面對校內廣大師生，辦公室需要為其提供人性化地服務，提高辦事效率，提高師生對學校的歸屬感。

二、新形勢下高職院校辦公室工作面臨的挑戰

（一）信息化（技術環境）

網絡化、信息化的發展為教育機構進行相互溝通、合作、互動、聯系提供了便利條件，掌握前沿信息才能贏得發展先機。面對現代信息技術對高職院校辦公室工作提出的新要求，辦公室要充分認識現代網絡信息技術的重要性，并借助先進技術手段為學校發展服務[2]。

（二）職業教育改革（政策環境）

國家近來出臺了各項有關職業教育的政策，提出要大力發展職業教育。國務院出臺的《關于加快發展現代職業教育的決定》，要求“加快現代職業教育體系建設，創新發展高等職業教育，探索發展本科層次職業教育，到2020年，形成適應發展需求、產教深度融合、中職高職銜接、職業教育與普通教育相互溝通，體現終身教育理念，具有中國特色、世界水平的現代職業教育體系”。習近平總書記要求各級黨委和政府要把加快發展現代職業教育擺在更加突出的位置，更好支持和幫助職業教育發展，為實現“兩個一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興的中國夢提供堅實人才保障。

對于高職院校而言，職業教育改革是一把“雙刃劍”，既是機遇，也是挑戰，只有把握機遇才能經受住大浪淘沙，最終贏得一席之地，在高職教育事業中發揮引領示范作用。高職院校辦公室要充分發揮自身的參謀、協調作用，為校領導獻計獻策。

（三）企業用人標準提升（社會環境）

隨著社會的快速發展，企業對于高職院校培養的人才標準的要求也在不斷提升。用人單位非常重視員工的素質建設，看重畢業生扎實的專業知識、綜合能力，同時，對畢業生的思想道德也要求較高。根據社科部《關于用人單位對高職生職業素質要求的調研報告》顯示對剛畢業的學生來講，專業實操能力很重要，最起碼得有馬上上手工作的能力，提高動手實操實踐技能和對企業忠誠的愛崗敬業的精神是當前用人單位最為關心的兩個方面[3]。

根據用人單位的標準高職院校需有針對性通過教學改革注重培養學生的各方面能力，使其能夠適應社會的需求。辦公室在整個人才培養的過程中需要加強督辦作用和信息紐帶作用，上傳下達，使教學改革更科學合理，努力為廣大師生提供更便利的服務。

三、高職院校辦公室職能轉變的措施

（一）加強信息化建設，提高工作效率

為了適應信息化建設，大部分高職院校都建立了校園網，這也為辦公室工作管理提供了平臺和載體。但大部分院校僅限于簡單的辦公自動化，辦公室無法充分發揮自身優勢，為學校領導的決策提供實時、準確的數據支撐。因此，加快信息化建設，統籌協調，節約資源，以信息化帶動科學化，同時也可以為學校領導的科學決策提供數據依據。

（二）打造學習型團隊，提高團隊綜合能力

轉變高職院校辦公室管理職能的核心是培養現代化的管理人才，通過建立學習型團隊，提高辦公室人員的綜合素質與能力。一是加強對各種政策法規的學習，打好政治理論基礎，不斷提高政治理論素質；二是不斷學習綜合知識，建立科學的知識結構和大量的知識儲備，充分發揮智囊團作用；三是鉆研業務，不斷提高業務能力，提高工作質量和工作效率，充分發揮服務窗口職能[4]。

（三）培養精細化管理理念，關注工作細節

精細化管理最初適用于企業產品生產管理領域，主要目標是實現產品“零缺陷、標準化生產、零庫存”，要求“精、準、細、嚴”[5]。辦公室工作任務重、頭緒多、責任大的特點要求必須走精細化道路，通過精細化管理，變被動為主動，按照“精、準、細、嚴”的標準干工作，推進辦公室工作規范化、流程化。通過抓細節提升行動力，充分發揮辦公室的助手職能。

（四）完善制度建設，細化工作流程

建立健全各項規章制度，按章辦事，明確相關業務流程，方便廣大師生，例如用印流程，發公文的流程等都必須讓教職工了解。在高職院校中，以上海醫藥高等專科學校辦公室的工作制度及流程為例[6]，該校辦公室在工作制度和流程上的覆蓋面相對比較廣，對于辦公室的業務范圍基本都有所涉及，例如在工作制度方面主要有：公文運轉管理工作規定、學校印章的管理和使用規定、行文程序的管理規定、教職工值班制度、校辦復印制度、會議室管理制度、公務接待工作規定等；工作流程主要有：行政公文運轉流程、用印流程、校長辦公會校務會流程、信息上報流程等。

參考文獻：

[1]袁丹丹，劉兆平.新形勢下示范性高職院校辦公室工作水平提升的幾點思考[J].教育論壇，2014（1）：72.

[2]張洪福.關于新形勢下高職院校辦公室工作的思考[J].遼寧高職學報，2009（4）：105-106.

[3]青煒.高職教育內涵建設背景下的辦公室精細化管理探究[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（1）：35-37.

[4]林青.高職院校辦公室提升服務質量的思考[J].黑龍江生態工程職業學院學報，2013（5）：71-72.

[5]雷三容.論新形勢下高校辦公室工作創新[J].湖北行政管理論壇，2012（8）：191-194.

[6]http：//www.sihs.cn/