信息化時代檔案管理工作的創新思考

楊富霞

摘 要：檔案是工作考查的第一手資料，也是決策的重要依據，隨著信息化時代的到來，檔案工作出現了新的轉變，在新時期檔案管理工作中要更新傳統觀念，做到利用現代化技術進行科學管理和保存，變革傳統檔案管理方式，讓檔案管理更加高效和安全。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；創新

檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。伴隨計算機網絡快速發展，傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理需要，實現檔案信息化管理是信息化時代下的發展趨勢。

一、現階段檔案管理工作中的問題

1. 缺乏規范的檔案管理制度

目前我國的檔案管理已經進入了電子化管理，但是還沒有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒有按照標準的管理制度進行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規范性不夠，電子化管理部門或者人員配置依然是由過去的部門和人員調整過來的。我國最近幾年，出臺了一些檔案管理的法規，法規的約束使檔案管理工作取得了一定的成績，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如，沒有完善規范的部門立卷制度、沒有指定檔案人員進行負責等問題，一旦出現問題很難得到解決。

2.檔案載體保存和安全方面的問題

由于信息化檔案管理是以計算機電子文件的形式進行保存，材料一般是光盤或者磁性存儲材料，一些情況下磁盤容易產生物理反應致使卷曲，直接導致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質檔案相比，紙質檔案要比電子檔案的保存壽命長，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數據無法讀取。

3.檔案管理人員整體素質問題

我國現有的檔案管理人員很難適應不斷發展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發展的需求。很多工作人員不但學歷比較低，而且對有關方面知識掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應不了現代化管理方式，習慣于傳統管理模式，短時間內不能接受新的管理模式，這就給管理帶來了一些問題。因為檔案管理員調動頻繁，常常會因操作人員在理解和使用習慣上的差異，使得目錄的內容和界面不統一、不連續，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。使得管理內容增多的情況下，管理措施沒能有利執行，只有注重高素質人才的培養，才能順應時代大潮，使檔案管理躍上一個新臺階。

二、信息化時代背景下創新檔案管理工作的意義

1. 有利于改善檔案管理服務手段

我國傳統檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過人工進行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時代中，這種管理模式已經跟不上社會發展的節奏。在創新檔案管理服務模式中管理網絡化和搜索查詢是檔案管理中大的發展趨勢，能夠很好地改善檔案管理服務手段。

2.有利于增強檔案管理單位服務能力

隨著現代信息技術的發展，很多新事物和新的管理模式出現在大眾視野，人們在享受新事物帶來的便利的同時還出現了一些新的問題，這就需要人們根據現狀不斷改進管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務能力展示的平臺，而且一定程度上也對檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰。因為檔案資料的利用主體越來越多，檔案管理服務模式需要不斷提高，這就要求必須丟掉傳統式的管理模式，采用現代化管理手段，跟得上時代的發展節奏，利用不斷出現的問題創造新的管理模式。

三、信息時代背景下的檔案管理工作

1. 提高管理的標準化

檔案管理中的標準化管理，主要指的是計算機硬件和軟件系統的標準、網絡通訊和數據庫方面的標準，有效實現信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時購置檔案柜硬件設施，并制定統一的使用方法、管理、調度標準，使檔案在實際的管理中，實現制度化，對工作過程中生成的有保存和利用價值的材料進行分類、整理。軟件方面，對照標準化網絡化檔案建設標準，結合自身工作實際制定相關軟件使用標準，實現軟件使用的精簡、優化，實現信息記錄、報表等檔案資料的電子化管理。

2. 進一步推進信息化建設

近年來，隨著互聯網技術和計算機的普遍運用，傳統檔案文件逐漸被電子文件與數字檔案所取代，出現這種現象也是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求。檔案信息管理是通過數字化手段開發檔案中所蘊藏的豐富信息，將“死檔案”變為活信息，滿足社會綜合需求。數字檔案建設的基本條件和前提是將檔案信息資源數字化，如果無法實現數字化，那么檔案信息網上傳遞和檔案智能化服務就無從談起。

3. 加強安全保障體系建設

檔案資源是我國各類信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設速度變快，安全性問題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質檔案相比有很大的脆弱性，根據電子檔案管理特點實施有針對性的防護，安全防護也需要按照“分層實施，均勻防護”原則對檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子檔案系統進行防護，安裝加固軟件預防受到外界的安全威脅。同時，加強風險防控，確保監管安全，建立信息安全級別，根據信息安全、人員職責等因素，劃分電子檔案的操作權限，并積極引進電子簽章、活體指紋識別等新技術，進一步提高身份認證精度，從而保證電子檔案文件的安全。

此外，還應將檔案信息管理薄弱的單位確定為重點監管對象，及時更新監管檔案信息，實行動態管理，加強跟蹤檢查。

4. 提高人員素質

檔案管理質量的高低，很大程度上取決于管理人員的業務熟練程度和責任心，創新檔案管理建立在檔案管理工作人員素質的基礎之上。檔案管理工作人員的高素質是加快檔案工作發展的重要前提，也是國家全面發展的關鍵所在。首要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，錄用高素質和高技能人才；不斷加快現代信息技術中具有高層次信息人員的培養，注重對在職人員業務的培訓和繼續教育，在知識結構進行不斷更新中，提高檔案管理人員業務水平，使其對檔案管理中的計算機網絡和相關技術盡快掌握，讓他們能夠跟得上日益發展的業務知識，從而適應新的崗位需求。還要引進計算機專業人才，使得檔案館網絡化工作跟進。此外，應注意加強對檔案人員法律法規知識的培訓，促使檔案管理人員及時了解檔案管理新法規和新動態，對檔案工作具體內容的更新能夠在第一時間把握。

四、結語

隨著我國現代信息技術的發展，對信息化檔案管理工作提出了更高要求的同時。在信息化時代下，要有突破舊觀念的決心，積極運用現代技術，創新檔案管理工作，加快檔案信息資源的開發和利用速度，使得檔案資源在信息服務網絡化、信息管理標準化、數字化等方面的建設水平不斷提高，使檔案管理工作能夠更好地發展和運行，從而使檔案信息更好地為人們服務。

參考文獻：

[1]安艷芳.淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].山西檔案，2012（S1）：92—94.

[2]董 爽.試論文書檔案的信息化管理[J].蘭臺世界，2013（S1）：91.

[3]由 玲.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].赤子，2013 （06）：180.

（作者單位：新鄉職業技術學院）