如何提高高校學院辦公室工作效能

摘要：本文通過對高等學校下的二級學院辦公室所具備的職責

以及鮮明的特點進行簡單的論述，并針對如何提高高等院校二級學院辦公室的工作效能問題提出相關建議。

關鍵詞：學院辦公室 職能 特點 工作效能

1 高校學院辦公室所具備的職能

在整個學校的日常運作中學院辦公室所處的地位是舉足輕重的，它具有連接內外、傳遞信息以及輔助決策的作用，同時也具備協調左右、承上啟下的職能，是組成高校基層體系的核心部分。高等院校二級學院辦公室的工作要求隨著社會的快速進步以及我國對高等教育事業的大力投入而日益提高。所以，提高辦公室工作效能可以和諧工作氛圍，最大限度的對資源進行利用，提高工作人員的工作熱情，有效的推動高校教學事業以及科研的發展。

2 高校學院辦公室目前所具有的特點

2.1 時間性較強

隨著社會的不斷進步，人們越來越注重工作的時效性，各部門在下達任務的同時也會對完成任務的時間進行強調。當多個職能部門同時下達任務且所規定的期限較短時，就會提高學院辦公室的工作人員解決問題時的難度，對工作效果產生了不利的影響。

2.2 任務量較大

在目前的高校管理體系中，學生、科研、教學等諸多方面的工作都是通過學院辦公室來進行傳達以及落實的。與此同時，學校在科學發展過程中所遇到的各種困難，也是最終需要通過二級學院辦公室進行協商辦理的，所以，在高等院校的發展建設中，二級學院辦公室具有“承上啟下”的地位，同時也具有較大的工作量。

2.3 工作要求較高

在整個的高校發展過程中，學院辦公室的工作效能起到了巨大的影響作用。學院領導總是對其懷著高度的重視，同時希望學院辦公室工作人員在辦公過程中可以充分展現出過人的業務能力以及職業素養，可以從根本上推動學校教育事業的發展。

2.4 突發事件較多

辦公室與其他相對獨立的工作部門不同，在其工作過程中存在較多的突發事件，被動性較強[1]。學院辦公室在處理事務時既要滿足相關的指標精神，又要符合領導的要求，處理事項的方式以及程序都無法擅自做主，較強的被動性給辦公室工作人員在工作的開展過程中帶來了不小的難度。

2.5 學院辦公室工作人員管理技能專業化有待提高

在高等院校的日常工作中，一直存在著對二級學院辦公室工作人員大力使用卻疏于再教育的現象，使得二級學院辦公室人員往往只是對日常工作中的毫末小事進行處理，這嚴重制約了二級學院辦公室工作效能的發揮。學院辦公室工作人員缺乏系統的教育學、現代管理以及心理學等方面的專業培訓，直接導致了辦公室工作人員缺乏對服務職能的認識，無法跟上形勢發展的腳步。

3 針對如何提高高校學院辦公室工作效能問題提出的相關建議

在高校中，學院辦公室工作人員所面對的基本上都是具有高素質、高學歷的人群，辦公室工作人員自身如果不具備較高的素質，與服務對象就很難進行交流和溝通，嚴重影響了工作質量[2]。而隨著我國現代化社會的不斷進步，高等科技水平的快速發展，信息化網絡技術日益普眾化發展，傳統的公文和消息的傳遞交流手段逐步被開放、迅速的校園網所取代，工作節奏的日益加快，信息量的暴增等等，在這各方面的綜合影響下，二級學院辦公室工作人員唯有不斷的提高自身素質才能趕上發展節拍。首先，從理論知識入手，加強對理論的學習，提高對各方面問題的處理能力。二級學院辦公室所處理的工作問題涉及面非常寬泛，這就要求其工作人員需要具備全面的綜合業務素質[3]。所以，應該充分的認識到提高自身綜合業務素質的本質重要性，與自身工作進行結合，增強對本專業知識的學習并熟練掌握，增強自己的理論知識水平和綜合業務素質。其次，高等院校二級學院辦公室工作人員同時也應該具備高政策水準以及優良的政治涵養。服務作為辦公室重要的職能之一，為了能更好的履行服務職能，就必須提高每一位工作人員的工作積極性，這就需要使辦公室工作人員提高使命感以及責任感。最后，高校學院辦公室工作人員還需要提升自身的業務能力以及科學的管理水平。在一流的大學里就應該具備一流的管理，因此，學院辦公室工作人員應該對科學管理、規范管理的意識進行強化，通過對管理制度進行健全，保障各項工作順利的進行。

長久以來，在高校學院辦公室管理中一直是剛性管理占據著主要地位[4]。但是所謂的剛性管理本質上是指根據已成型的規章條例，借助各部門職權進行程式化的業務工作管理，其主要的依靠就是職責權利以及組織制度。但是隨著我國社會的不斷進步，人們的創新意識以及自主意識得到了加強，因此，剛性管理作為傳統的管理形式在新形勢下已不再適應工作的發展。這時柔性管理將逐漸的取代傳統的剛性管理。首先，需要對觀念進行創新，對工作思路進行拓展。唯有對行政管理觀念進行革新才能高效的引導各項創新工作的有序開展。因此，高校學院辦公室工作人員應該解放思想，破除傳統的思維模式，勇敢向前，通過實踐尋找創新的成果[5]。其次，對工作的方法進行創新。借鑒合理的創新思維，對新的內在規律進行探究，積極歸納總結工作經驗，合理且科學的創造出靈活多樣、豐富多彩的工作方法，提高二級學院辦公室工作的活力和生機。針對高等院校二級學院辦公室的日常工作而言，創新就是指借用合理的思想觀念，勇于標新立異，從本學校的實際出發，敢于研究，勇于探索。這樣才能為我國高校學院辦公室工作開創一個充滿生機、活力的局面。

4 結語

隨著我國社會經濟的快速進步與高速發展以及高等教育事業的蓬勃發展，加大了高等院校二級學院辦公室的工作責任，豐富了辦公室工作實質，拓寬了辦公室工作領域，加快了辦公室人員工作節奏，同時也提高了辦公室人員的工作標準。因此在這個形勢下，高校學院辦公室只能不斷對工作效能進行提高，對自己進行嚴格的要求，才可以與快速發展的教育事業相適應。

參考文獻：

[1]江瑞芳.克服職業倦怠 保持工作熱情——關于高校學院辦公室工作人員職業倦怠現象的探析[J].中國高等醫學教育，2010，01：47-48.

[2]宋志剛.如何提高高校學院辦公室管理的科學化程度[J].現代交際，2010，10：202.

[3]王慧珍.淺談如何提高獨立學院辦公室工作的質量與效率[J]. 當代教育論壇（管理研究），2011，05：36-37.

[4]鄭琦.高等學校學院辦公室工作及考核評價體系研究[J].南昌教育學院學報，2012，06：92-93.

[5]陳虹.關于提高新形勢下高校二級學院辦公室工作水平的思考[J].國際醫藥衛生導報，2005，13：55-56.

作者簡介：李超（1977-），女，陜西西安人，主要從事高校二級學院辦公室行政管理工作。