學(xué)籍管理對(duì)高校檔案管理的重要性淺談

陳麗

【摘要】學(xué)籍檔案管理在高校檔案管理中起著主導(dǎo)性作用，學(xué)校學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)比較重的環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校的涉及學(xué)校各教學(xué)單位的方方面面具體包括學(xué)生的登記表、學(xué)籍表；學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所學(xué)課程的成績(jī)冊(cè)、學(xué)生選課表；畢業(yè)設(shè)計(jì)和畢業(yè)答辯或畢業(yè)論文材料；新生錄取表、學(xué)生畢（結(jié)）業(yè)備案表；各種記錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。學(xué)籍檔案是每位學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)課和考核成績(jī)的社會(huì)實(shí)踐等各項(xiàng)活動(dòng)中主要形成的， 對(duì)學(xué)校、社會(huì)工作單位有保存、證明、證實(shí)的使用價(jià)值的歷史真實(shí)記錄。高校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、在校生名冊(cè)、學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)生登記表學(xué)生歷年成績(jī)，獎(jiǎng)懲處分等原始記錄。學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分及主要環(huán)節(jié)， 不僅因?yàn)楦咝W(xué)籍檔案的繁多復(fù)雜， 更因?yàn)楦咝W(xué)籍檔案的重要性。它是規(guī)范學(xué)生管理、掌握學(xué)生個(gè)人在校情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)，是高教學(xué)檔案的重要組成部分，是改進(jìn)學(xué)籍管理工作，提高教學(xué)管理水平的主要資源。因此如何加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理，是高校檔案管理人員值得探討的共同目的。筆者結(jié)合學(xué)籍檔案管理的工作實(shí)際，提出加強(qiáng)提高學(xué)籍檔案管理的有效措施。

【關(guān)鍵詞】各類高校 學(xué)籍檔案管理

【中圖分類號(hào)】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）03-0021-02

近年來(lái)，隨著我國(guó)教育事業(yè)的大力發(fā)展，各高校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)型人才的主要任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一項(xiàng)任務(wù)，必須要加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍的管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義，本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1.嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理的重視程度，健全規(guī)章制度學(xué)籍檔案管理是學(xué)院教學(xué)管理的重要組成部分，要求管理人員以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度及時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸類、登錄、存檔，并于學(xué)生離校后，移交學(xué)校檔案室，作為統(tǒng)一永久存檔，高校檔案管理的規(guī)范化直接影響著畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)，以及畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人，都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)，自覺(jué)收集、更新、完善、整改學(xué)籍檔案。高校結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的院系，及職能部門，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心，特別多，學(xué)生專業(yè)成分復(fù)雜，時(shí)間跨度大，收集整理、歸檔、檔案信息轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物配備上給予支持，挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境，加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳，為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化，提供有力的保證。科學(xué)化、信息化正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定“學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、“學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等，使學(xué)籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。從而形成一個(gè)規(guī)范化的模式。

2.搞好學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高校可以建立先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)排課、選課、系統(tǒng)判卷電子學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各院系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)籍檔案是記錄和反映學(xué)生在校期間情況最全面的資料是學(xué)院對(duì)復(fù)學(xué)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等情況的原始記載，也是學(xué)院教育、管理發(fā)展的重要依據(jù)。為此，必須管好、用好學(xué)籍檔案，使之能及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供信息，更好地為全院教育服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹(shù)立正確的人生觀和世界觀，熱愛(ài)檔案事業(yè)，愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)尤為重要的工作，涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)、提升、晉級(jí)、考評(píng)、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)合理的管理信息化模式、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，才能使高校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

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