事業單位檔案管理信息化建設的探討

王曉丹

摘要：21世紀，世界已經向著電子信息化不斷地發展，加強事業單位檔案管理的信息化建設已經成為檔案管理工作適應時代和社會發展的必然選擇。而如今的事業單位也儼然不同于往日的事業單位，如今的事業單位相對于企業單位而言，它們不以盈利為目的，是一些國家機構的分支，一般是以增進社會福利，滿足社會文化，教育，科學等方面的需要，所以，想真正將事業單位的管理趨于信息化并非是一件容易的事情。要從多方面進行分析總結才可以更快滿足其信息化管理的建設。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

現在，社會信息化加速發展，企事業單位的科研，生產與管理活動也進入了信息化建設時期。所以網絡化和信息化的全面流行也不足為奇了，當然，這也是企業事業單位實行現代化管理的方向。在這種形式背景下，事業單位檔案管理信息化建設則成為了順應時代發展的必然選擇。

一、事業單位檔案管理的現狀

事業單位，就是不以盈利為目的，提供各種社會服務為直接目的的社會組織，事業單位在社會的發展過程中是一個不能忽視的組織。首先，這個組織并非以盈利為目的，所有的專職人員的選拔都是公平公正的，另外，其經費的提供等方面都是社會上提供的，所有的任何盈利費用也會采取捐款措施。當然，談到事業單位檔案管理，也是個不可忽視的問題。檔案管理在每一個單位都存在，當然也不局限在事業單位。檔案管理是有一定的工作基礎的，工作單位有一定的工作經驗和人員儲藏才能有檔案管理的基礎，但是談及到現在檔案管理信息化的現狀，首先就是事業單位對檔案管理信息化建設的不重視性?？赡苁怯捎谛畔⒒芾韯倓傔M去人們的視線中，所以事業單位的管理層并沒有真正的意識到信息化管理對事業單位的檔案建設有多大的利益，于是出現了實際工作中疏于管理和指導檔案管理的現象。除此之外，檔案管理在事業單位的另一個問題就是檔案管理沒有專職的人員進行管理，檔案管理缺少人才選拔，沒有競爭自然沒有人意識到崗位的重要性，所以經常會出現檔案管理室缺少專職人員的現象。還有，就是專職檔案管理人員沒有團隊意識，對學習的熱情不高。既然檔案管理要向信息化靠攏，那么這些專職人員就應該本著一顆虛心好學的心進行信息化的學習和培養。

二、信息化檔案管理在實行中遇到的瓶頸問題

（一）檔案管理缺乏系統性的管理體制

檔案管理信息化本來就是在原本的檔案管理體質上的一種改革，所以要能讓整個管理體制上有一個系統性的調整，也能增加檔案管理的效率和速率。而如今，信息化檔案管理遇到的瓶頸問題之一就是沒有一個系統性的體制管理，在登記和歸納等方面沒有系統的人事安排和電子信息的預留，而且，由于事業單位的工作性質，可能會對檔案管理不重視，檔案的整體質量也不高。建立一個系統性的體制進行全面的多方面的實施和應用，才能使事業單位的檔案管理越來越趨于信息化。

（二）檔案軟件差異性

雖說信息化檔案管理不局限于電腦操作，但是也不能脫離電腦操作。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，開發的軟件不能互用，也就是說沒有一個統一的既適用于文件檢索又可以應用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統。不同的事業單位的檔案軟件系統都是不同的，那么若想將事業單位進行全面化的信息化管理，如果系統不同，如何做到統一管理呢。而且，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷的出版信息編輯成果。這一問題的出現也大大的阻礙了事業單位檔案的信息化管理。

（三）檔案信息管理人員素質有待提高

由于事業單位的工作性質的限制，檔案管理室的建設并不像其他的工作地點那樣好，所以，檔案管理人員就會對檔案管理信息有漠不關心。實現檔案管理信息化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。而就現在的事業單位的檔案部門人員來看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才。很多人不會操作較復雜的現代化電子設備，甚至有現代文盲。所以，盡管采用很多的現代化設備，如果不能充分的發揮作用，檔案電子信息化的實現恐怕又要遙遙無期了。

（四）檔案管理技術沒有創新

不僅對于事業單位的檔案管理，在當今社會中，很多的職業和技術都需要創新，創新才能有新的發現，才能有新的發展。很顯然，在現在的事業單位檔案管理中，檔案的管理并未有太大的創新，檔案的技術標準，組織工作程序未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件資料是在光盤上或一些軟硬盤上進行，顯然，現行的檔案管理和分類方法及一些相關規定已經不能完全適應。

三、如何在事業單位中進行現代化信息化檔案管理

事業單位中進行現代化電子信息化管理已經成為了一種趨勢，就是說在現代化發展的過程中，將檔案管理與電子信息化相結合會有很大的效益出現。所以探索出如何在事業單位中進行現代化信息化管理很有必要。

（一）事業單位管理層的重視

不論在現在還是過去，一個單位中的運行都會有一定的階級，當然，要想將一個項目或一件事情很好的貫徹和落實，該單位的領導層必不可少。所以，對于事業單位的信息化檔案管理來說，事業單位的領導層要從意識上重視檔案管理信息化建設。第一，要有足夠的資金支持，支持購買一些現代化先進的電子設備，還有進行人才培訓等。這是為信息化建設保障物質提供基礎。第二，要從心底中存在事業單位信息化的理念。領導要有這樣的現代化信息觀念，才能真正的影響到其手下工作的職員，才能更好的利用資源提供幫助。只有這樣，事業單位的領導層才能放遠目光，積極的促進檔案信息化管理建設。

（二）健全事業單位的檔案管理安全保密制度

事業單位的檔案管理對于事業單位來說至關重要。因為事業單位不是以盈利為目的的單位，所以它主要是為了服務社會而存在。所以，其保密制度是事業單位檔案管理信息化工作的核心要素。倘若進入到信息化電子檔案管理，就要對整個計算機系統的安全性和穩定性做一定的工作。一定要小心謹慎黑客或是一些病毒的攻擊。另外，對于計算機或是檔案管理中的電子設備自身的軟硬件安全問題也要提高警惕，保證內部資源傳播的安全性，減少不必要的損失。除此之外，要保證內部資料的機密性，比如要在電子檔案室門口設立一些防盜鎖都是十分必要的。

（三）檔案管理方式的轉變

在電子化滲入到檔案管理之前，事業單位的檔案管理模式十分簡單單一，而且，其管理并不是十分嚴苛，而將其與電子信息化結合之后，檔案管理的方式就會有必然的改變。首先，在數據處理，公文處理和檔案管理方面要有機的結合，實現文檔一體化，自動的完成各類檔案資料的統計工作，繪制出各類統計報表。其次，要將記錄和檢索的方式進行電子版的轉變，原來是很簡單的紙質版的記錄登記和檢索，而電子版要采用以電腦為基礎的環形工作區域。所以要將檔案指導，編研下作從有形實體向虛擬網絡轉變。而且，信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境等也越來越來越不適應電子化信息管理，所以從管理體系到組織機構，這些內容都是需要變革的地方。只有從多個方便進行全面的改革變新才能真正適應電子信息檔案管理。

四、結語

事業單位的檔案管理是國家和社會的寶貴的歷史資源，因此，加強檔案管理的信息化工作，是事業單位面臨的重大課題之一。事業單位應該從根本上進行改變，認識到信息化改革的重要性，檔案管理部門也應該從根本上得到認識，學會人才培養和管理，進行協調的電子檔案管理，從戰略高度上重視和加強事業單位檔案管理工作，以檔案管理信息化來促進事業單位的不斷進步，使事業單位更好地服務社會。

參考文獻：

[1]李莉虹.關于加強人事檔案管理的幾點思考[J].山西建筑，2010（06）.

[2]王莉莉.事業單位檔案管理信息化研究[J].汶上縣報，2008（01）.

（作者單位：煙臺市芝罘區園林市政管理處）