淺析城鄉低保檔案管理

翟羽佳

摘要：“城鄉低保”是維護和保障困難群體基本生存權的一項根本措施，規范和加強其管理工作，是一項艱巨的任務。在網絡與信息化的今天，檔案管理工作要繼續適應和服務于社會各項事業，就必須在保證原有的基礎性工作中進行創新、改造，需加強信息化管理，并與時俱進，力爭低保檔案工作與低保工作同步發展。

關鍵詞：檔案管理 基礎性工作 信息化

0 引言

城鄉居民最低生活保障（簡稱“低保”）是社會救助體系的重要組成部分，同時也是保障困難群眾基本生活權益的重要措施。低保檔案是在低保制度建立及實施過程中產生與形成，能真實記錄困難家庭狀況，并統計享受低保待遇人員然后進行歸檔，具有保存價值。它是決策低保資金發放的依據，是低保工作持續發展的基礎，在日常生活中發揮重要作用。

1 規范化管理城鄉低保檔案

低保檔案是經過縣、鄉級人民政府和街道辦事處對低保的受理、調查、審查等程序中所形成的文件資料，建立和完善低保檔案、實施規范化管理，既是低保工作順利進行的需要，也是以改善民生為重點的客觀需求。

低保檔案管理原則上可分為分級管理和日常管理。分級管理主要包括：低保戶向鄉鎮提出申請，填寫城鄉居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養、撫養證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經街道、鎮政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯審聯批決定。若審核通過，縣民政局根據低保對象花名冊、低保對象分類統計表，低保金統計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經過民政部門三個層面：社區、鎮、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行一戶一號制度[1]，在低保戶存在期間，民政部門可根據實際情況對低保戶的低保金進行停發、增發、減發等，實施動態監管。檔案的管理人員必須對低保家庭經濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。

低保檔案管理涉及面較廣，工作量大，必須對低保對象全部建檔，實行審批分級管理、日常管理隨時歸檔的原則；并且應規范管理流程，統一標準，確保低保工作進行的井然有序。

2 加強低保檔案基礎性工作

低保檔案真實地記錄了低保政策的落實情況，反映了享受低保待遇家庭的狀況，是決策低保資金發放的依據，是低保工作順利進行的基礎。因此加強低保檔案基礎性工作至關重要。

低保檔案工作的基本內容：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。

2.1 低保檔案的收集及歸檔

鄉鎮指派專門人員，對申請低保人員填寫的審批表及相關的證明收集整理，建立資料檔案。縣級民政部門對提交的申報材料進行審核，并進行全部歸檔，做到隨辦隨歸，開口管理。

2.2 低保檔案的整理編目

由于低保檔案是以戶為單元建檔，為妥善管理大批量檔案，應將低保檔案按照申請審批過程中材料提交先后順序或文件重要程度進行排列并編碼，放到檔案盒里，以便補充材料或增加新材料，低保檔案應按照時間順序對檔案進行排列、編號。

2.3 低保檔案的保管期限及移交

因低保檔案實行一戶一號制度，實行開口管理，在低保存在期間，其保管期限應在停保后確定，一般再保存5年，須提交機關綜合檔案室，因為屬于短期保存，不需向當地同級檔案局移交[2]。

2.4 低保檔案的利用

低保檔案主要供有關的管理機關及單位使用，不對外開放，未經縣級以上機關，不允許將相關的低保資料信息對外公開。低保檔案一般僅限內部查閱，不得外借。如若想查詢個人低保信息，可憑借身份證和低保證明經審批查閱，但僅可查閱本人不得查閱其他人員檔案。

2.5 完善低保對象個人申報材料

低保對象個人資料包括：個人申請書、低保對象申報（審批）表、低保對象家庭生活狀況調查表、誠信承諾書、法定贍養人員簽名認可證實表、居民戶口薄、身份證復印件、申請人及家庭成員收入狀況證明，以及低保管理機構要求提供的其他相關材料（如下崗證、社保證明、結婚證、離婚證或判決書、殘疾證、學生證或入學通知書、就業狀況證明、勞動能力狀況證明、按有關政策領取一次性補助費的數額及用途證明、有關裁決判決材料等）。低保審批表僅有一份，由縣民政局存檔。凡低保申報材料不齊全的一律不予審批。

2.6 加強低保檔案資料的收集與整理

低保對象個人資料檔案，實行一戶一檔，編號管理。城鄉低保檔案以鄉鎮（街道）為單位收集整理，做到一戶一檔；低保對象個人資料檔案不齊全的，各地要以低保對象簽到、年審為契機進行收集補齊存檔。縣民政局應配備低保檔案柜和低保檔案盒。除低保個人資料建檔外，低保金領取存折發放表、低保對象花名冊、調整（停止）低保待遇花名冊等業務資料和公文材料也要一并建檔。

3 審批資料類的管理

每戶低保對象的審批、復核資料。每戶的審批、復核資料中須包含：村民代表民主評議對該戶的收入核定結果；鄉鎮的審核意見；縣市區民政局“集體審批”的審批意見；各級經辦人、入戶人、負責人等有關人員的簽字。新審批和復核有變化對象的證明材料必須由縣市區民政局存檔。審批資料按行政區劃或類別分冊建檔，其中，城市分類施保對象單獨建檔。每套檔案前附相應的《城市（農村）低保對象花名表》，并編號與每戶的審批資料一一對應。低保對象定期復核及新審批對象各次、各級的公示資料。公示資料可以照片、登記表或照片電子版等形式存檔。公示資料要有相關責任人、三個以上見證人簽字并加蓋公章。

4 資金管理、發放類的檔案管理

《城市（農村）居民最低生活保障資金臺帳》。臺帳后附每次上級下達的補貼資金文件；地方配套資金文件或進帳單復印件；民政、財政、銀行對帳記錄。其中，臺帳的收入要與上級每次下達的資金數、本級投入相一致；支出要與每月（季）《城市（農村）低保對象保障金發放審批表》的數據一致。每月（季）《城市（農村）低保對象保障金發放審批表》，及當月（季）《城市（農村）低保對象花名表》（光盤）的總戶數、人數、金額等要一致。對《保障證發放登記表》及《保障證》發放情況核查記錄。

5 動態報表類的檔案管理

城市低保：《城市低保對象綜合統計表》、《城市低保對象保障金發放審批表》、《城市低保對象動態情況統計表》、《城市低保對象花名表》（電子版）、《城市低保對象分類施保情況統計表》、《城市低保特定救助對象統計表》、《城市低保特定救助對象統計表》按月上報，每月二十五日前報當月報表。農村低保：《農村低保對象綜合統計表》、《農村低保對象保障金發放審批表》、《農村低保對象動態情況統計表》、《農村低保對象花名表》（電子版）。以上報表按季上報，每年三月、六月、九月、十二月三十日前報本季報表。當月（季）各報表間的戶數、人數、金額等要相互對應吻合。其中，新審批、復核無變化、終止，復核有變化等對象填寫《城市（農村）低保對象花名表》時，要按規定表樣分開填寫。

6 注重低保信息化管理

隨著經濟體制的改革，社會的發展越來越機械化、電子化、信息化。由于低保工作涉及面廣，要井然有序地管理不同階段所產生的低保檔案，這對于社會需求發展必定是一種挑戰。檔案在分級管理時，若審核通過，鄉鎮民政部門應將低保信息錄入到信息管理系統，形成與紙質檔案相應的電子檔案，實現信息化管理。

參考文獻：

[1]祝小艷.抓住低保管理檔案的三個“點”，2009.

[2]何文麗.城市居民低保檔案的管理，2004.11.

[3]孫玲.城鄉低保檔案的規范與高效管理[J].蘭臺內外，2014.04.