進一步加強竣工文件的質(zhì)量控制及對策

馬敏茹等

摘要：竣工文件是施工單位進行工程驗收和維護保養(yǎng)的重要依

據(jù)，一直是工程檔案管理的重中之重。本文就如何加強竣工文件質(zhì)量控制進行了研究，并提出了具體對策。

關(guān)鍵詞：竣工文件 質(zhì)量控制 科研檔案 編制 對策

眾所周知，竣工文件在工程建設(shè)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但從整體來看，目前竣工文件在編制質(zhì)量上存在著諸多問題，直接影響了竣工驗收活動的正常開展。因此，在編制竣工文件時，管理工作人員必須強化其責(zé)任意識和質(zhì)量意識，具體問題具體分析，認真研究影響文件編制質(zhì)量的原因，并制定出行之有效的解決方案。

工程竣工文件真實準確地記錄了工程項目建設(shè)的大體情況，是工程竣工驗收以及日常維護的重要參考依據(jù)，同時還是工程技術(shù)改造、擴建以及改建時必不可少的文件資料。在此過程中，施工企業(yè)還可以通過工程竣工文件進行產(chǎn)品宣傳，提升其綜合競爭力。檔案部門應(yīng)該積極發(fā)揮其在建設(shè)工程項目竣工文件編制中的作用，定期檢查文件編制情況，并進行科學(xué)指導(dǎo)，以保證文件質(zhì)量。

科技檔案是一種記錄某一單位或個人科技活動的原始科技信息，具有很高的經(jīng)濟價值和科技價值。因此，要想促進科技成果轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)科技檔案的高效管理，充分挖掘企業(yè)科技檔案的信息價值，實現(xiàn)人力資源和科技資源的優(yōu)化配置，企業(yè)就必須進一步解放思想，因勢利導(dǎo)，積極運用各種現(xiàn)代化信息管理手段進行科技檔案管理，提升其管理效率與水平。此外，科技檔案工作者還必須嚴格控制各個實施環(huán)節(jié)質(zhì)量，實行全面化管理。長此以往，企業(yè)的科技檔案管理質(zhì)量勢必會更上一層樓，從而為其生產(chǎn)、經(jīng)營以及技術(shù)研究奠定堅實基礎(chǔ)。

科技檔案詳細地記錄了企業(yè)科技和生產(chǎn)活動，是一種針對性很強的項目文件資料。科技檔案質(zhì)量的控制是一個長期的過程，需要管理者做好技術(shù)文件形成、資料歸檔、組卷、保管、利用全程管理，并建立健全完善的質(zhì)量管理體系，改善傳統(tǒng)的管理方式，制定明確的管理計劃。同時，科技檔案管理者還應(yīng)積極與其他業(yè)務(wù)部門配合開展質(zhì)量控制活動，增進彼此交流與合作。

一般地，在工程建設(shè)項目的審計、監(jiān)督、管理、驗收以及養(yǎng)護維修過程中，管理者必須嚴把竣工文件質(zhì)量關(guān)，做好竣工文件的積累和歸檔工作，使文件在整個生存周期中都處于嚴格掌控下。

1 提高認識，增強竣工文件編制的意識

竣工文件凝聚著施工企業(yè)員工的智慧、心血和汗水，是施工技術(shù)、管理經(jīng)驗的總結(jié)。做好竣工文件編制工作，對于施工企業(yè)科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、工程創(chuàng)優(yōu)及任務(wù)承攬等同樣有著非常重要的意義和作用。

首先它是企業(yè)科技創(chuàng)新的需要。竣工文件作為企業(yè)施工技術(shù)經(jīng)驗的總結(jié)，不僅是企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式，而且是企業(yè)施工技術(shù)的繼承、創(chuàng)新和發(fā)展的重要基礎(chǔ)條件。借鑒已有的技術(shù)經(jīng)驗，進行科技創(chuàng)新，創(chuàng)造出新成果、新工藝、新工法，對于促進企業(yè)技術(shù)進步有著重要的作用。

二是企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的必然要求。企業(yè)可以通過借鑒其他企業(yè)的成功施工組織設(shè)計、技術(shù)總結(jié)方案、工程改進計劃，及時彌補其在竣工文件編制中的缺陷與不足，以便更好地降低工程成本，提升資金利用效率，最大程度地節(jié)省人力、物力、財力，提升其盈利水平。

三是企業(yè)管理體制改革的需要。隨著建筑施工企業(yè)管理體系改革的進一步深化，企業(yè)越來越認識到竣工文件編制的重要性和必要性，紛紛開始控制竣工文件編制質(zhì)量，合理分配和整合內(nèi)部人力資源以及其他相關(guān)生產(chǎn)要素，大力推進企業(yè)改革。

四是工程優(yōu)化的重要舉措。竣工文件直接反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量要求。企業(yè)要想提升其工程建設(shè)質(zhì)量，就必須加強對竣工文件的質(zhì)量控制，推進其工程評優(yōu)工作的順利開展，提升其市場知名度和影響力。此外，企業(yè)還應(yīng)該在工期、質(zhì)量、安全性等方面制定相應(yīng)的保障措施，提升其工程質(zhì)量和企業(yè)信譽，增加其競爭優(yōu)勢。

五是承攬工程任務(wù)的需要。竣工文件是企業(yè)的工程業(yè)績、質(zhì)量評價以及建設(shè)資質(zhì)的集中反映。竣工文件質(zhì)量較高的企業(yè)往往中標幾率較大。

因此，企業(yè)應(yīng)該將竣工文件的積累和形成納入管理范疇，強化管理人員的質(zhì)量意識，要求其嚴格按照相關(guān)編制規(guī)范進行文件編制工作，并加強監(jiān)督和管理力度。

2 健全規(guī)章制度，加強對竣工文件編制的全過程控制

首先，施工企業(yè)承建工程多分布于分散地點，項目指揮人員流動性強，這就加大了竣工文件的編制難度，不利于整個編制工作的順利開展。施工隊伍轉(zhuǎn)場以及技術(shù)人員調(diào)離等都會對竣工文件編制產(chǎn)生一系列不利影響。其次，目前竣工文件編制人員素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)實踐經(jīng)驗，業(yè)務(wù)水平低下，嚴重制約了竣工文件編制質(zhì)量的提升。因此，管理人員應(yīng)該嚴格按照上級有關(guān)要求，并結(jié)合自身項目特點進行文件編制，并嚴格控制文件的編制實施過程，保證文件的準確性、完整性和專業(yè)性。同時，企業(yè)還應(yīng)該保證竣工文件的法律手續(xù)齊全。

第一，企業(yè)應(yīng)該制定竣工文件編制“三納入”制度，即將其納入工程項目工作計劃、工程技術(shù)管理程序、工程技術(shù)部門工作職責(zé)中，嚴格按照工程的進度、工程施工技術(shù)方法、內(nèi)部人員管理制度進行文件編制工作，強化管理人員的責(zé)任意識，強化其內(nèi)在動機，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造性，使工程初驗和竣工文件編制相同步。

第二，建立健全崗位責(zé)任制度，合理劃分工作范圍，規(guī)定責(zé)任到人。企業(yè)應(yīng)該安排專人負責(zé)竣工文件的編制、整理、移交、歸檔工作，并引導(dǎo)其積極協(xié)調(diào)和配合有關(guān)部門和工程項目部門工作。這一做法將有效地提升竣工文件編制的工作效率和質(zhì)量，有利于企業(yè)科技檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

第三，企業(yè)應(yīng)該逐步建立起一套系統(tǒng)完善的員工激勵機制和約束機制。一旦竣工文件編制與工程質(zhì)量以及人員職稱評定評比掛鉤，竣工文件編制人員的工作熱情高漲，有利于整項竣工文件編制質(zhì)量的提高。同時，企業(yè)應(yīng)賞罰分明，從物質(zhì)和精神兩個層面對編制人員做出相應(yīng)的獎懲。

3 超前控制，加強竣工文件編制指導(dǎo)工作

各工程技術(shù)部門和檔案部門都對竣工文件的編制負有檢查、監(jiān)督以及指導(dǎo)的責(zé)任。因此，在日常工作中，技術(shù)部門應(yīng)該與檔案部門一道承擔竣工文件編制的指導(dǎo)與服務(wù)的重任，以保證其竣工文件的完整性和準確性，需要注意的一點是，工程技術(shù)部門必須加強相關(guān)信息的搜集與整理，及時了解和掌握工程動態(tài)，嚴格控制工程進度，保證整項工程如期完成。同時。管理部門還應(yīng)該制定切實有效的編制指導(dǎo)計劃與歸檔計劃，組織開展檢查與指導(dǎo)工作。此外，在竣工文件形成之初，檔案人員就應(yīng)該加強竣工文件質(zhì)量要求宣傳工作，使管理人員明確文件的質(zhì)量要求，規(guī)范技術(shù)文件編寫格式和印發(fā)標準。在進行工程建設(shè)時，管理者還可以進行不定期文件檢查，對于那些不符合相關(guān)規(guī)定的文件應(yīng)予以嚴肅處理。有關(guān)工程技術(shù)人員和檔案管理人員可以深入施工一線，積極開展專項業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，明確竣工文件的編制范圍、內(nèi)容、標準等；在施工時，及時指導(dǎo)竣工文件的形成、積累、整理與編制，以便更好地發(fā)現(xiàn)問題和解決問題；工程竣工環(huán)節(jié)，積極協(xié)助建設(shè)單位進行工程驗收，并進行技術(shù)總結(jié)和工程質(zhì)量評定，跟蹤收集那些未完成工程決算的單位信息，保證竣工文件的規(guī)范性和專業(yè)性；例如，中鐵十二局面在完成青海溝水庫工程交付后，大壩在三年后決堤，專家組根據(jù)檔案科提供的工程檔案分析出了潰壩原因，有效地維護了企業(yè)的信譽。由此可知，竣工文件質(zhì)量與企業(yè)發(fā)展密切相關(guān)，加強竣工文件質(zhì)量控制勢在必行。

4 重視竣工文件的整理、歸檔和保管利用

竣工文件整理是企業(yè)進行檔案資源開發(fā)的前提和基礎(chǔ)，必須予以重視。竣工文件整理的最終質(zhì)量直接影響著竣工文件的利用效果。因此，在進行竣工文件整理時，管理者必須結(jié)合自身工作實際，制定科學(xué)的整理目標，明確整理標準，堅持“科學(xué)分類、合理組卷”原則，嚴格按照科技檔案的形成規(guī)律開展文件整理活動，并深入把握各文件材料之間的關(guān)系，保證整理后的文件完整齊全、條理有序、系統(tǒng)規(guī)范，以方便今后查找與利用。此外，竣工文件的整理不僅包括分類、組卷之外，還包括文件裝訂和修復(fù)，對管理人員的智力、體力和心力要求較高。工作人員必須認真負責(zé)地進行相關(guān)竣工文件整理工作，保證其整理質(zhì)量。此外，在竣工文件的形成過程中，管理人員應(yīng)該及時修復(fù)那些紙張材料和大小型號不一的文件，以免影響其使用壽命。總而言之，管理人員必須對竣工文件的質(zhì)量實行全程化管理。

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