淺議人事檔案管理信息化的必要性

金鑫

摘 要：所謂的人事檔案，指的是在開展人事管控活動的時候，用以記載和反饋個體情況的資料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄，它體現的是個體參加社會活動的具體情況。在開展檔案管理工作的時候，使用信息化技術能夠產生很明顯的效益。

關鍵詞：人事檔案；信息化；必要性

1 為何要開展信息化管理

全面、實用人才的管理信息系統是基于網絡的信息管理人員的重要目標。通過設置信息系統，能夠確保人事管控工作更加的透明，而且還能夠明顯的提升活動的效率，確保了所做的決定更加的精準。

1.1 加強信息技術是人事檔案管理現代化建設的工具

經濟的發展必然帶動社會和技術的進步，此時我們國家的信息技術的發展速度非常快，被大量的應用到許多的行業和領域之中，比如在人事檔案系統中的應用就是一個非常明顯的體現。作為基礎工作者，我們應該緊抓當前的發展機遇，合理使用當前的信息技術，促進信息組織，人事檔案的建立和干部人事檔案管理信息系統應用。該系統至少要五個功能模塊即檔案信息管理、檔案材料歸檔、查借閱管理、檔案轉遞、查詢統計，有三個文件檢索管理系統、信息查詢系統、綜合信息開發系統。

1.2 加快建設全文數據庫的人事檔案，以滿足使用要求

人事檔案信息數據庫、人事信息查詢、檢索、統計分析，可以在短時間內生成各種不一樣的表格，不過人事機構在考核的時候，多是檢查工作者的簡歷等內容，此類信息是當前的數據庫不能夠提供的。要想合理的開發出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎工作，在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，借助電腦等將圖片等變為數據，確保資料信息化，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保護實體檔案全文數據庫建設的實效性、真實性和正確性是非常重要的。建立全文數據庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便地查閱以及打印了。建立完善的信息服務體系，以此來確保單位自身的管控機構以及單位彼此間等能夠實現信息共享。

1.3 加強人事檔案信息動態管理，創新技術和手段，提高利用效率

應該在確保信息高度私密的前提之下，借助信息技術，尋求新的措施，積極利用檔案，發揮出信息的作用，將死板的檔案變為靈活的信息，為社會法發展貢獻力量。切實完善檔案信息，添加一些能夠體現個人特性以及專業水平的內容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動速率保持一致。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態化管理，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，不斷提升人事檔案的價值。

1.4 加強網絡信息平臺建設，實現資源共享

建立干部人事檔案網絡化管理體系，按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實行干部檔案的網絡化管理，確保管理的干部人事檔案使用的高效率。實施人事檔案現代化，首先是在人事管理機構中設置信息中心，履行人事管理信息化的指導和技術支持職能。建立規章，規范人事信息流動渠道，使信息中心成為人事信息的唯一收集和發布者。人事管理工作的基礎是對人事信息資料的依賴，人事信息資料信息量大，動態變化頻繁、信息發布交流面廣，建立科學合理的人事信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設和檔案管理結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來。要想獲取上述的目標，就要確保擁有充足的技術工作者，而那些既了解人事資料，又對信息知識很熟悉的工作者是我們組建團隊的首要選擇。要想真正實現信息化管理，首先也是必須要做的就是合理的使用網絡技術，解決好信息共享問題。如今，各個網站的建設速率都非?？欤夹g支持力度也在提升。要想體現出網絡的優勢，就必須將信息中心當成樞紐，將權限授予信息使用人，確保信息服務能夠持續循環。

2 遵循安全性原則，迎接網絡環境新挑戰

在網絡狀態之中，任何信息在處理的時候，都處在一種非常開放的模式之中。此時所有的人都能夠經由信息通道獲取所需的檔案資料。

2.1 人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲和利用安全

在實際的工作中，我們必須使用合理的方法和技術，設置數據備份系統以及恢復系統。對于安全管理工作來講，必須確保單位的內部網不與外網連通，這樣做的目的是保證信息高度安全。在查尋電子文件的時候，必須使用控制技術，對于本機構的檔案內容，要使用認證技術，只有本單位的人員憑借身份證明才能夠訪問，這樣也能夠增加信息的安全性。加密技術是在電子通信系統和應用系統中采用“雙密鑰碼”，其中一個密碼是公開的，另外的一個必須保密。當傳達電子文件的時候，運用對外開放的密碼，而收件人只有使用保密密碼才能夠查看信息。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。同時為了確保信息的安全，應該對電腦合理的設置，比如將狀態設置為只讀，這樣就能夠防止不良居心的人員隨意的改動信息，保證了檔案的真實性。

2.2 人事檔案利用是人事檔案工作存在和發展的動力和源泉

在開展檔案工作的時候，要時刻體現人本思想，重視公共服務，朝著廣大職工適當的開放，為廣大干部職工提供更多的人事檔案信息反饋和個性化的服務方式。如果只是單純的存檔，而不對其利用的話，那么檔案工作就沒有了它繼續發展的意義了。要想讓檔案真正的得以發展，發揮出本身的意義，就必須以合理的方式確保其能夠從庫房中“走出來”，融入到群眾生活之中，此時才可以確保廣大群眾對檔案有濃厚的親和力，才能夠改變人們對于檔案認識的誤區，最終體現出它的文化特色。

3 人事檔案信息化對保障人事檔案知情權的促進作用

當前的檔案管理方式必須變革，相關的利用制度必須和時代的發展步調保持一致，在遵守有關的法規條例的前提下，確保工作時刻以為人民服務為基準，確保群眾對檔案信息有高度的知情權，增加它的透明度，而且適時地將服務對象拓寬。具體來說，該項管控活動在開展的時候，必須體現人本思想，對于檔案之中的那些不是很機密的內容，比如當事人的生辰以及工作情況和學歷以及考核信息等向公眾開放。第一，要確保工作者本人有權利獲知本檔案的提綱內容，明白檔案里面到底存放的什么東西。第二，要適時地向員工開放其中的非機密的內容。工作者可以借助電腦查詢檔案的具體電子狀態，這樣不但能夠提升查檔的速率，而且還能夠確保檔案的安全性。

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