淺談信息化條件下機關文書檔案管理

馬愛萍

摘??要：隨著科學技術的快速發展，當今世界已經完全進入了信息時代，效率以及效益已經成為了人們的主要追求。同時，在最近這幾年，機關活動數量以及所需要處理的事物也越來越多，導致了其文書檔案種類與數量都日益增多，使檔案管理工作難度出現了極大程度的增加。在這種背景下，怎樣更加高效的完成檔案管理已經成為了機關工作人員需要解決的關鍵問題。鑒于這種情況，本文首先對信息化條件下機關文書檔案管理存在問題進行了簡單分析，然后以此為基礎提出了幾點強化檔案管理的措施。

關鍵詞：信息化條件;機關文書;檔案管理

隨著互聯網信息技術的快速發展，信息化已經成為了機關文書檔案管理的必然趨勢，通過對實際情況進行分析可以發現，目前我國機關文書的檔案信息化管理卻還有一定問題存在，導致了信息化的作用并沒有得到有效發揮，也就影響了檔案管理的作用發揮，對機關工作的順利展開造成了極大的消極影響。在這種情況，機關必須采用更加科學合理的方式強化文書檔案管理，從而有效提升機關文書檔案管理的工作效率，為相關工作的有效展開提供更有力的支持和保障。所以，本文展開信息化條件下機關文書檔案管理的措施探討有著重要的現實意義。

一、信息化條件下機關文書檔案管理存在問題

（一）規范性還有比較大的提升空間存在

隨著科學技術的快速發展，即使很多機關已經充分認識到了文書檔案信息化建設的重要意義，并將這項工作提上了日程。然而，通過對實際情況進行分析可以發現，機關文書檔案管理在信息化方面的規范性卻依舊相對較低，還有比較大的提升空間。導致這種情況發生的主要原因就是在當前這個互聯網信息時代，相關科學技術更新換代速度非常快，造成了信息化平臺升級以后，大量的數據信息以及電子文件會有極大可能出現查詢困難甚至丟失的情況。同時行政文件內容還包含了個人的社保、保險證明以及工作經歷等內容，這些都必須及時更新并移交給檔案紀念室保管。

（二）人員的綜合素質相對較低

要想更加高效的完成信息化條件下的文書檔案管理工作，機關必須擁有一支專業素質優秀的管理團隊。現在很多機關負責文書檔案管理的工作人員，其信息素養都相對較低，根本不符合文書檔案管理信息化發展的需要，對相關工作的順利展開造成了比較大的消極影響。

（三）還沒有形成健全完善的信息化管理標準

通過對現在我國機關文書檔案管理的信息化發展實際情況進行分析可以發現，現在我國機關在文書的檔案信息化管理上卻還沒有構成科學合理的標準，同時，在電子文檔的借用、查閱、歸檔、整理以及收集等方面的規章制度還有比較大的缺陷和不足，嚴重影響了文書檔案管理工作的順利展開。

二、信息化條件下強化機關文書檔案管理的策略探究

（一）進行管理規范的健全完善

實際上，每個機關都擁有獨屬于自身的文書檔案管理機制，然而這些管理機制基本上都是以過去紙質檔案為基礎制定的，并不符合信息化條件下文書檔案管理的實際需求。所以，在進行現代化檔案管理機制制定的時候，機關必須轉變工作理念，提升對檔案管理思想的重視，加強檔案推行工作力度，并根據實際推行情況進行檔案工作規范的不斷優化，以此來更加高效的完成檔案管理工作，為后續查詢提供更大的便利，并推動數據價值的發揮，為百姓生活的順利展開貢獻更大的力量。

（二）增強文書檔案管理人員的信息化素養

要想使自身文書檔案管理工作人員的信息化素養得到有效提升，機關明確認識到硬件設施的重要作用，加大在這方面的投入，進行硬件設施的更新以及設備環境的優化，只有這樣才可以為后續培訓工作的針對性展開打下一個更為堅實的基礎，讓文書檔案管理工作人員能夠擁有更多的實踐練習機會，讓他們對相關設施有一個更為深入的了解和認識。同時，機關還應該定期對文書檔案管理工作人員進行更具針對性的專業培訓，以此來幫助他們跟上時代發展的腳步，并將培訓考核成績當做工作成果評價的一部分，這樣他們才會更為積極主動的投入到培訓學習中去，并使他們的自主學習觀念得到有效增強，從而為他們的信息化素養提升貢獻更大的力量。除此之外，機關中負責文書檔案管理的工作人員還應該對自身的交際面進行拓展，多和其余部門的工作人員展開交流溝通，并學習兄弟單位檔案信息化管理的先進經驗，進而來有效增強自身的信息化素養，為文書檔案管理的信息化發展起到更大的推動作用，并為檔案信息數據作用的有效發揮提供更有力的支持和保障，達到讓數據多跑路，群眾少跑腿的最終目標。

（三）進行信息化管理標準的健全完善

由于受到過去紙質檔案管理方法以及管理觀念的影響，導致了現在信息化條件下的文書檔案管理標準也變得越來越復雜，并且推動其向著統一的方向發展，最終造成了文書檔案管理標準百花齊放，這也給檔案信息的傳遞以及傳輸工作的順利展開產生了比較大的阻礙。要想有效解決這種情況，機關必須根據自身文書檔案工作管理的全過程情況構建一個統一完善的信息化管理標準。并以自身內部專用網絡為依托進行機關文書檔案管理信息化平臺的構建，這樣才可以為機關文書檔案的信息化發展起到更大的推動作用，并為后續工作的順利展開打下一個更為堅實的基礎。

三、結束語

總而言之，在當前這個信息時代，怎樣更加高效的完成信息化條件的檔案管理工作，提升檔案管理工作效率，為人們提供更為便捷優質的服務，已經成為了機關檔案管理人員需要解決的關鍵問題。在這種背景下，要想更加高效的完成檔案管理工作，機關必須跟上時代發展的腳步，轉變自身的檔案管理觀念，加強人才培養工作力度，加大資金投入，進行檔案管理方案的更新優化，這樣才可以使檔案管理的信息化水平得到有效增強，進一步增強檔案管理效率，及時找到人們所需的材料，避免人們時間以及精力遭到浪費，將檔案管理的作用充分發揮出來，進而為我國的可持續發展建設貢獻更大的力量。

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