教學秘書在高校教學管理中的職責與素養

高友智

[摘 要]教學秘書作為高校最基層的教學管理人員，主要負責各學院日常的教學管理，是聯系學校教務部門與學院之間，學院與師生之間的橋梁與紐帶。教學秘書工作負有自己的職責。教學秘書在日常教學管理中應具備的基本素養包括思想素養、業務素養和能力素養。加強教學秘書隊伍建設，才能進一步提升教學管理能力與水平。

[關鍵詞]教學秘書 工作職責 素養

[中圖分類號] G647.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2015）02-0181-02

高校教學管理是穩定教學秩序、提高教學質量的重要保證。教學管理隊伍是由學校教務部門管理人員和各學院教學管理人員組成。教學秘書是直接聯系學校教務部門與學院之間，學院與師生之間的橋梁與紐帶。教學秘書在行政編制上隸屬于各學院，而在業務上要接受學校教務部門的指導。學校只有通過加強教學秘書隊伍建設，才能進一步提高學校教學管理效率與教學質量。

一、教學秘書工作的主要職責

（一）日常教學管理工作

首先，教學秘書應認真學習和領會學校的各級各類教學管理文件，把學校教務部門的教學管理文件和信息完整準確地向學院教學副院長匯報，并及時傳達給學院每一位教師，同時把學院教學管理工作的落實情況定期向學校教務部門反饋。其次，加強本學院與兄弟學院之間的聯系，落實教學計劃，按時給本學院教師和學生發放校歷和課表。再次，認真做好本學院教學管理各項數據的統計。教學管理基礎數據主要包括學生的學籍（學業）異動情況、學生考試成績、畢業（學位獲得）情況、英語四六級通過率、考研率、就業率、各類實踐教學環節、學生評教情況、教師評學情況、教師教學工作量等等。這些數據的統計整理是學校教務部門及各學院的基礎工作之一，是學院領導掌握本單位基本情況，進行決策的依據。最后，及時收集、整理學院各類教學文件和教學資料， 做好教學檔案的歸檔工作。學校教務部門和學院在教學建設、教學改革與教學管理過程中會產生和形成各種教學資料，如：（1）綜合類文件資料，包括：學校和學院制定的各種規章制度、教學管理文件、每年度教學工作計劃和工作總結、各種重要的教學會議資料等；（2）重點學科建設、品牌專業建設、精品課程建設、實驗（示范）中心建設等相關文件資料等；（3）學籍管理的文檔，學生的學籍異動、交換生與交流生統計，畢業證與學位證的統計文檔等；（4）課堂教學相關的資料，包括人才培養方案，課堂教學任務書，課程的教學大綱、教學日歷、教材、教案和講義，教師工作手冊，學生的各類考試試卷、成績及分析等；（5）實踐教學的基本教學資料，如各類實習（金工實習、認識實習、專業實習和畢業實習等）的實習報告和實習總結，各類課程設計（科研訓練、學年論文、專業課程設計等）的設計報告和設計總結，每屆學生的畢業設計（論文）（開題報告、任務書、設計說明書、論文正文、實驗數據、設計圖紙等）的所有資料。這些都是十分重要的歷史記錄，是改進教學工作、提高教學質量、促進學術交流的信息資源；是進行教學建設和教學改革不可缺少的依據。做好這項工作，不僅要求教學秘書具備一定的檔案管理知識，關鍵是要有較強的責任心，以確保教學檔案的正確性和完整性。

（二）當好學院領導的參謀和助手

教學秘書在業務上接受學校教務部門的指導，而在行政編制上隸屬于學院。由于教學秘書在學院各類教學活動中處于非常核心的位置，最基本職能是溝通與協調。首先，是同學校機關各職能部門之間的協調。作為教學秘書應樹立顧全大局的思想，將學院的具體實際情況與當前面臨的主要困難，詳細記錄，認真分析總結，定期向學校教務部門等相關職能部門匯報，使學校與學院之間保持穩定一致。其次，是學院內部領導班子之間的協調。由于學院各位領導分管的工作不同，看問題的角度不同，有時會對同一個問題產生不同的看法，乃至作出不同的決策。作為教學秘書，要領悟每一位領導的思想，然后盡量在領導之間進行協調，讓大家互相理解，相互支持。再次，是明確自身角色，當好領導的參謀和助手。教學秘書協助學院教學副院長落實日常具體事務，執行教學副院長指派的工作，以領導工作為軸心，認真貫徹執行領導的決策，以提高教學質量為己任。最后，教學秘書是聯系學校與學院的橋梁和紐帶，教學秘書的這種優勢資源為充當學院領導的助手具備了必要條件，因而平時應善于收集各種教學相關的文檔、數據，為學院領導制定政策和方案提供參考依據。

（三）學院其他相關工作

首先是行政管理與教學管理的協作。學院行政管理與教學管理是相互滲透，相互交叉，密切聯系，不可分割的，無論是教學辦公室還是學院行政辦公室，其服務對象都是全院教師，其目的都是為了加強學院的學科建設、專業建設，提高人才培養質量。基于這樣的特點，教學秘書在實施教學管理的過程中，應為教學掃清管理上的一切障礙，最終達到學院良性運轉的高質量與高效率的統一。其次是教學管理與學生管理的協作。無論是教學辦公室還是學生工作辦公室，大家所服務的主要對象都是學生，盡可能解決學生在學習過程中遇到的各種困難，為學生的學習生活建立良好的基礎。因而，教學秘書要把每一項教學活動都落到實處，必須學會在工作中和輔導員團結協作，使學生管理工作和教學管理工作達到有機的融合。

二、教學秘書應具備的基本素養

（一）思想素養

首先，教學秘書應具有堅定的思想素養，用自己的言行來引導學生、教育學生和管理學生。教學秘書協助學院教學副院長落實日常具體教學管理事務，工作中要理解教學副院長的思想和要求，加強思考，提升自己“三育人”（教學育人、管理育人、服務育人）的思想覺悟。其次，教學秘書要有服務意識，一切教學管理工作都是為教學服務、為師生服務的。教學秘書要有服務于師生的思想，“管理就是服務”，以滿腔熱情地為師生排憂解難，以自己的行為來贏得大家的理解和尊重。再次，教學秘書要不斷提升自己的個人修養。由于教學管理工作涉及學校眾多部門，遇到任何事情，始終要保持冷靜、理智的頭腦，凡事應做到有預防、有準備，努力培養自身良好的心理素質。最后，教學秘書應正確理解工作中的事務性和思想性。思想性是主導方面，事務性是從屬方面，思想性決定管理科學化，事務性決定管理規范化。思想性工作滲透事務性，事務性工作蘊含思想性。如果只強調事務性，忽視思想性，就很難充分調動師生的積極性，影響工作效率。因此，要充分認識工作中的事務性和思想性，在具體事務工作中突出思想性。

（二）業務素養

首先，教學秘書是從事具體教學管理事務的工作者，這就要求教學秘書既要具有一定的理論水平，也要具有較強的實踐能力。其次，為了保證教學管理質量，教學秘書要善于管理，講求時效，在有限條件下最大限度地提高教學管理水平，保質保量地開展好各項工作。再次，教學秘書要自覺提高現代管理技能。要掌握計算機操作技術，熟悉教務管理系統軟件的操作步驟和操作方法，利用教務管理系統軟件做好教師的教學任務管理，學生的選課管理和成績管理等，實現管理的科學化、規范化。通過互聯網及時了解國家、省級、學校的相關教學文件和教學動態，積極收集、整理有關教學建設與教學改革方面的文件資料，不斷提高工作效率。最后，教學秘書在工作中要加強學習。教學秘書不僅要學習本學院相關的專業基礎知識，還要學習教育學、心理學相關知識，虛心向其他教師請教，對自己不熟悉的知識要有所了解。總之，教學秘書只有努力掌握新知識，發現新規律，創造新成果，才能不斷適應形勢發展的需要。

（三）能力素養

首先是溝通協調能力。在工作中，教學秘書要與學校教務部門、學生工作部門等相關職能部門及其他學院聯系，尤其是與本學院師生聯系。在這些關系中要注意溝通對象，懂得溝通方式。教學秘書為了及時有效地處理學校教務部門、學院領導所布置各項工作，必須學會借助有效的溝通手段，建立起相互協作、共同提高的和諧關系。其次是信息處理能力。當今高校的教學管理工作，是一個知識、信息高度密集的領域，要求教學秘書要有較強的信息意識，不斷提高自己的信息處理能力。最后是表達能力。教學秘書應具有較好的表達能力，包括口頭表達能力和書面表達能力。因為在平時的工作中教學秘書往往需要上傳下達，交涉事宜，請示匯報等，有時甚至參與各種會議，這就要求教學秘書具有較強的口頭表達能力。在教學活動中，教學秘書還要根據教學要求撰寫一些教務文書、階段性的教學情況通報、期中或期未教學總結等，面對這些工作，教學秘書必須具有一定的書面表達能力，而且要行文準確、迅速、流暢、易懂。

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[責任編輯：鐘 嵐]