國家電網營銷檔案系統信息化管理復雜性及解決方式淺析

張笑語

背景

（1）營銷業務應用系統電子化管理工作現狀。營銷業務應用系統已經開展了電子化文件管理的實用化應用，為公司電子文件管理試點工程奠定了良好基礎。功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業務工作的開展提供了重要的支撐。

（2）營銷電子文件管理的工作進展情況。隨著公司“十二五”信息化工作的深入開展以及“大營銷”體系的推廣建設，營銷業務應用系統電子化管理工作取得了較大進展。按照公司“大營銷”體系建設及公司2012年營銷信息化工作要求，營銷電子檔案管理要覆蓋到營銷系統所有業務環節，真正實現營銷電子文件管理的穩定、保密，為營銷業務高效開展提供技術支撐。

1.1意義

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機制。

（3）有助于提升營銷業務的綜合管理水平。

（4）能夠有效支持公司電子文件管理工作。

2復雜性表現

2.1業務項目類型繁多

隨著公司“三集五大”體系建設的推進，對信息化管理提出了很高的要求。而營銷部門承載著業擴報裝、電費計費、電能計量、用電信息采集等關鍵業務以及95598電話語音、互動網站、銀電聯網等對外服務工作，營銷檔案項目日趨復雜。

2.2流程復雜、變動性大

營銷檔案以營銷業務應用系統為依托，具有步驟流程較多、與客戶交互文件多等特點。因此實現電力客戶檔案的生成、收集、歸檔、更新等全過程與營銷各項業務辦理流程的緊密關聯，以確保紙質檔案與電子檔案的逐一對應，并保證檔案內容的完整性、準確性與實時性，有較大難度。

2.3與原系統接軌問題

營銷檔案管理業務主要包括2大類10大模塊，分別是檔案監控與利用、電子文件采集、電子文件生成、文件流轉、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核。涉及到多個系統，保證其對接與兼容可靠性極其重要。

3處理方式

3.1業務架構

檔案的監控與利用：檔案監控基于檔案的全生命周期對檔案管理全過程進行監控;文件缺失預警與業務過程緊密結合，對業務過程中未及時登記與缺失的過程文件進行提醒與告警;檔案智能化檢索、檔案情況統計、檔案利用與信息發布是對檔案利用開發。

營銷檔案業務：依次為電子文件采集、電子文件生成、文件流轉、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核，所包含的具體內容如圖。

營銷檔案管理業務與營銷業務緊密結合，在營銷業務的處理過程中，進行電子文件的采集、采集完成后各個流轉環節基于電子文件進行無紙化業務操作，在審批與協同工作環節進行電子文件的調閱，對電子化業務資料進行審查與更新，并在業務歸檔環節進行資料的歸檔與電子文件的封裝，保證了檔案的閉環管理。

3.2流程架構

營銷業務系統處理時進行紙質文件采集同時獲取元數據進行電子文件的生成，對于數據捕獲生成的檔案自動獲取系統數據按照模板生成電子文件。

營銷業務工單流轉過程中，需要對電子文件進行調閱，進行電子文件的在線瀏覽。同時相關部門可以根據業務權限對電子文件進行審查與更新。

在檔案移交時，應進行紙質檔案與電子文件的核對，核對通過后進行檔案的接收，對于存在不符的情況，應將文件退回重新處理。

文件接收后，進行檔案的入庫與定置放置，進入自動庫房與指定檔案柜。電子文件應按照規定進行備份保管。

對于存在檔案補充的情況進行檔案出入庫處理，并定期對電子檔案、紙質檔案進行鑒定，轉為長期保存或銷毀。通過以上業務交互，從而在營銷業務處理過程中實現對檔案管理的全生命周期閉環管理。

3.3系統對接

（1）與營銷業務應用系統的集成

營銷業務應用系統負責對電子文件業務數據/元數據的采集，對掃描資料進行文件的上傳，在業務處理過程中可以對電子文件進行調閱、核對、更新。并將采集的文件進行電子化、壓縮、轉換、封裝、加密、入庫存儲，對營銷檔案進行全生命周期的監控和管理。

（2）與自動化檔案存儲系統的集成

自動化檔案存儲系統，負責對檔案室的存儲規劃、對檔案資料與檔案柜存儲位置的對應關系，將操作界面集成于營銷檔案管理系統，進行檔案的出入庫操作與存儲。

（3）與電子文件采集系統的集成

為實現紙質文件的電子化，統一文件電子化的數據格式，建立電子文件采集系統，對高拍儀、高速掃描儀與其他錄入設備進行統一的管理。自動進行文件的識別、索引生成與存儲，同時進行非結構化數據的存儲與轉換。

結束語

本文以國家電網營銷檔案系統為例，首先闡明了其檔案系統信息化管理的背景及意義。之后分三點論述了其特殊性與復雜性，并針對這三點，分別在各自方面做出了解決，限于篇幅原因，很多問題闡述的不盡透徹，但希望能對其他類似問題有所幫助和借鑒。歡迎大家批評指正，謝謝。

（作者單位：冀北唐山供電公司營銷檔案室）