淺談檔案的電子化管理

李猛

電子檔案就是將檔案的內容記錄在計算機能夠閱讀的介質上，包括數字的、圖形的及文本的各種信息，并且可通過計算機將這些信息進行傳輸和處理的文件。隨著信息時代各種高新技術的飛速發展。人們對辦公自動化的要求也越來越高.促使檔案電子化成為潮流，電子檔案不可能完全取代傳統的紙質檔案，但它為人們提供了紙質檔案無法比擬的便利。信息時代檔案工作者研究和掌握好電子檔案的特點，最大限度地控制其安全隱患，制定科學的技術方案、嚴格的管理制度及合理的工作模式，可以有效利用電子檔案的優勢，使電子檔案能夠安全可靠可持續地在社會生活中發揮作用，更好地造福于人類。

一、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

二、檔案信息電子化的現狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、推行檔案電子化管理的幾點建議

當今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進入數字化發展階段，以數字化采集技術為手段，以檔案業務管理系統為依托，向檔案電子化管理發展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，增強做好電子檔案管理的責任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質量和效果。

1、積極培養電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業人才充實干部隊伍，如計算機專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

2、及時做好硬件設備的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的“生存環境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發生。

3、建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統一的電子檔案管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

4、建立電子檔案應用共享平臺。要建立電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上開辟專區，以科室為單位分業務類別建立檔案目錄，目錄下按發生時間存放相關電子檔案資料。共享平臺按級次設置查訪權限，以供機關各科室自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進整體工作效率的全面提高。

（作者單位：河北省孟村回族自治縣財政局）