對學校檔案信息化建設的思考

王亞力

我國的檔案信息化建設從20世紀80年代起步，隨著社會的進步和電子信息技術的發展，檔案信息化建設顯得日益重要和迫切。檔案信息化就是利用現代化的信息技術手段，對紙質檔案進行掃描，使之轉化成用計算機操作、供人們使用的電子檔案信息庫，使檔案的收集、存儲、分類、查閱等變得更方便、快捷，管理更科學。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實體保管轉為以檔案實體信息高度共享，必將引發檔案管理模式的變革。

學校檔案是在教育管理和教學實踐過程中形成的具有保存價值的各種不同載體的文件材料，它科學、系統、規范地記載著教育教學工作的內容、方法、途徑和效果，對于推動教育改革、科學管理、提高教學質量、開展教學研究、維護學校的權利、展示學校業績和發展歷程具有重大作用，是學校的寶貴財富。因此，必須采取現代化的管理方式，加快檔案信息化建設進程，不斷提高存檔質量和使用效率。

一、學校檔案信息化建設的必要性

我省提出了“十二五”期間“全部完成檔案的數字化，實現全省各級檔案館檔案信息資源共享”的工作目標，加快學校的檔案數字化進程是實現目標的必要組成部分。當前，農村中小學校的檔案管理大多仍停留在紙介質的階段，浪費了大量人力、物力，且檔案應用效率不高，已經不能適應現代檔案管理的要求。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也迫切要求運用信息技術進行管理，實現檔案管理信息化、自動化、高效化。

加快學校檔案信息化建設，可以大大提高檔案的利用效率，減少檔案的提卷次數，加強檔案的原件保護，對提高教育教學質量產生極大的助推作用;可以在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，實現即時查詢，使檔案查借工作十分方便，極大地減輕工作人員的負擔：還可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效催還。

二、學校檔案信息化建設中存在的問題

在學校檔案管理中，存在著以下幾方面突出問題：

1.檔案意識談薄，有邊緣化跡象。學校以教書育人為主要任務，高度關注學生綜合素質提升和學校教學成績評比，沒有給予檔案管理工作以足夠的重視，抱有“檔案無用論”錯誤想法的大有人在，使檔案管理工作面臨著邊緣化風險，這在一定程度上延緩了檔案信息化建設進程。

2.管理力量偏少，有薄弱化跡象。學校中的檔案員大多不是專業人員，一般都是50歲以上、從一線教學崗位上下來的老教師，且往往還要身兼后勤保管、實驗員等數職，年齡偏高、精力不足。有的甚至沒有參加過專業的檔案培訓，對于傳統的檔案管理方法都不熟悉，更不用說掌握現代信息化管理手段。這些都直接影響著學校檔案信息化管理的應用和推廣。

3.資料收集不全，有應付化跡象。部分學校并沒有充分認識檔案工作的重要性，只是按上級要求而建立檔案，平時不注重管理，錄入資料不全，一旦遇到上級檢查，才臨時突擊建設。另外，還有部分學校在填寫檔案資料時，沒有嚴格地管理約束，學校也不進行定期檢查和反饋，致使資料缺乏統一性和真實性，且存在漏填情況，不符合檔案管理的相關要求。

4.制度要求各行其是，有混亂化跡象。在檔案信息化建設過程中，原有的立卷制度嚴重制約著信息技術的應用，需要將立卷制度由“案卷級管理”變為“文件級管理”。可是，由于沒有一個統一標準，各個學校各行其是，在管理上出現了一定程度的混亂情況。

三、幾點對策建議

要實現學校檔案管理信息化，必須堅持從實際出發，找準定位，突出特色，將檔案管理工作的重心轉移到檔案信息化建設上來。針對以上問題，我認為要重點加強以下五方面工作。

一要加強對檔案信息化建設工作的組織領導。要讓學校領導充分認識檔案信息化建設的重要性，認識到檔案信息化對學校各項工作創新與發展的重要作用，真正把檔案信息化建設工作擺上重要議事日程，成立專門的檔案信息化建設工作領導小組，并納入日常工作督導和考核。使檔案管理具備領導保證、人員保證、時間保證和經費保證，做到計劃有內容，管理有舉措，工作有要求，經費有保障，這是加快學校檔案信息化建設的前提，也是學校檔案事業生存與發展的根本保證。同時，要加強對檔案工作的宣傳和應用，提高全校教職員工對檔案工作重要性的認識。

二要加強檔案人才隊伍建設。要設立專職的檔案管理人員，熟練掌握現代信息技術條件下的檔案管理技能，如檔案信息的獲取能力、鑒定及評估能力、加工及提煉能力、維護能力、交流及傳播能力等。要培養檔案管理工作者的責任感和使命感，采用全方位、多層次的培訓方式對檔案人員進行繼續教育，不斷提高業務技能。要確立專職檔案員，并將檔案工作納入到年終考核，與評獎評先相掛鉤，激發工作的主動性和創造性。

三要加強檔案管理數字平臺的研發應用。統一研究開發適合于學校實際的，具有高效管理和開發利用檔案信息資源能力的檔案管理系統軟件，從文件材料的產生開始，運用統一的檔案管理系統，完成撰寫、檢索、借閱、編研等信息處理和檔案管理的全過程，同時，讓學校各部門能夠通過網絡實現對這些檔案信息資料的共享。

四要加強檔案信息化制度建設。結合學校檔案信息化建設實際，建立健全檔案信息化管理相關制度，如檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等，進一步提高檔案管理工作科學化、標準化、規范化水平，不斷提高檔案信息化管理質量，持續提升檔案工作服務于學校發展的能力和水平。

五要加強對檔案管理工作的統籌規劃。要緊扣檔案收集、管理、鑒定、保管和使用等各個環節，統籌規劃檔案管理的全過程，科學設置管理流程，減少人力、物力的重復、浪費。要整合和完善軟件管理系統，做好數據的兼容，避免數據庫的閑置。要定期對檔案進行梳理，及時剔除系統中的無用和重復信息。要分步驟對檔案進行數字化建設，可以首先對保存比較久的檔案進行數字化，然后進行短期檔案，確保數字化過程科學有序。

（作者單位：河北省平泉縣政府辦公室）