淺談電算化對檔案管理的影響

付江奎

隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，人類社會經(jīng)濟、政治、文化等生活的各方面發(fā)生了巨大變革，越來越多的會計使用了電算化，但如何做好會計電算化會計檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用，就顯的越來越重要。

電子計算機技術(shù)全面在會計工作中的應(yīng)用，使會計數(shù)據(jù)、處理及傳輸高度自動化、電子化、無紙化、實時化和動態(tài)化，會計檔案以全新的面目出現(xiàn)。會計電算化對傳統(tǒng)的會計檔案及其管理方式產(chǎn)生的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一、會計檔案的范圍擴大

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指各會計主體在會計核算活動中直接形成的、作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料。在傳統(tǒng)的手式操作情況下，形成的會計檔案均為紙質(zhì)介質(zhì)，主要包括會計憑證類（原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證）、會計賬簿類（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿）、財務(wù)報告類（月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告）、其他類（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）。

電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。

（2）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。

（3）實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

二、對會計檔案管理的要求加強

會計電算化后，隨著檔案內(nèi)容和載體范圍的擴大，對會計檔案管理的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

1、對書面會計檔案的管理要求

實行電算化后，書面會計檔案不僅包括計算機輸出的會計資料，如賬簿、報表、財務(wù)報告等，還包括會計軟件所包含的資料。對計算機打印輸出的各項會計資料應(yīng)同傳統(tǒng)方式下的手工資料一樣，由有關(guān)人員簽名、蓋章后裝訂成冊保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。書面會計檔案保管的具體要求如下：⑴現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁打印。⑵現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊，在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當(dāng)期總分類賬。⑶在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

2、對磁性介質(zhì)或光盤檔案的保管要求

實行電算化后，對磁性介質(zhì)或光盤檔案最重要的是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，要特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的存儲介質(zhì)。另外建議用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份。

在檔案管理方面，也應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施。常用的安全保密措施有：一是用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認(rèn)等檢測和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。二是實行操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動進行操作登記，建立加密的機內(nèi)操作日志監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索。

3、會計電算化檔案的防病毒

在磁介質(zhì)或光盤保存檔案的情況下，還有一個很重要的事項就是制定防范計算機病毒的措施。

三、會計處理方法的增強提高了會計檔案數(shù)據(jù)的利用效果

傳統(tǒng)會計采用手工方法進行數(shù)據(jù)處理，選擇會計處理方法時既要考慮信息的決策有用性，還要考慮處理方法的簡便可行性。實行電算化后，計算機成為數(shù)據(jù)處理的主體，無論多么復(fù)雜的處理方法，只要相關(guān)的設(shè)置正確，計算機都能在很短的時間內(nèi)完成。

以上僅是筆者認(rèn)為會計電算化給檔案管理帶來影響的幾個方面。除此之外，為了更好地管理檔案，會計電算化也對檔案管理人員提出了更高的要求。并在工作中吸收和借鑒其他單位、機構(gòu)的經(jīng)驗，制定出一套電算化會計檔案的管理制度，實現(xiàn)電算化會計檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，以充分發(fā)揮電算化會計檔案的經(jīng)濟效益和社會效益。

（作者單位：滄州市孟村縣財政局）