民生檔案工作淺析

李曉靜

民生檔案是指在管理、服務部門形成的與公眾利益密切相關的檔案（醫療保險、養老保險、房屋產權、工商戶登記、人事代理等等），是社會管理活動的歷史記錄，是維護群眾合法權益的原始憑證，是進行社會管理不可缺少的重要依據，是人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題在檔案工作中的集中體現。建立民生檔案和檔案工作服務民生，對于檔案工作而言是一場深刻的革命，正如國家檔案局局長楊冬權在國際檔案大會上演講的“服務民生：中國檔案服務方向的新選擇。”檔案部門服務民生，有利于維護黨和政府的威信，有利于維護公民權益，有利于維護社會穩定。

我們針對我市民生檔案工作的實際，先后到市國土資源局、住建局、司法局、民政局、人社局、公安局、衛計委、市場管理局等單位就民生檔案工作情況進行了調研。通過調研，對市直單位民生檔案的種類、分布、數量、管理的狀況有了一個進一步的步了解。

一、民生檔案工作現狀

目前，民生檔案工作現狀還是比較完善的，其主要體現在：

（1）檔案的安全管理進一步加強。隨著檔案工作力度加大，絕大多數單位的領導檔案意識增強，檔案工作做的比較扎實，配備了專職或兼職檔案員，檔案數字化工作做的比較到位，基本形成了檔案管理網絡體系，檔案工作納入年度計劃及相關人員崗位職責，設立了綜合檔案室，對專業檔案實行集中統一管理或專室管理，并建立了各項檔案管理制度;按照規范標準，對各門類民生檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。

（2）檔案的收集與整理比較到位。民生檔案形成的單位基本上當年能完成檔案整理任務。調研的幾個單位檔案整理達到了規范化、標準化。如市工商局的個體戶檔案、市人社局的學生檔案和人事代理檔案、醫保和社保檔案、土資源局的地籍檔案等。

（3）檔案保管條件有了很大改善。絕大多數單位建立了專用庫房，購置了密集架、配備了專用微機、掃描儀等檔案專用設備，民生檔案工作基礎條件得到改善。如市工商局在辦公用房緊張的情況下，騰出了100多平方的庫房，購置了密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題，且密集架內排列整齊有序。

（4）檔案統計和利用服務效果顯著。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案統計和利用工作，建立專門的查閱室、編制各種手工檢索目錄和微機檢索目錄，積極為群眾查閱資料提供服務，產生了良好的社會效益。如市養老保險管理中心，2014年向社會提供利用養老保險專業檔案2900人次，利用檔案3200卷次、3780件次;市人社局局，2014年向社會提供利用企業職工檔案查詢18471人次，利用檔案18471卷次，出具證明800份。

（5）檔案管理的信息化水平不斷提高。隨著經濟社會的發展和人們對檔案的需求，不論是百姓還是政府機關，對檔案的重視程度都有了很大的提高，如市國土資源局、市房管局、市人社局等單位，將檔案目錄錄入檔案專用軟件或行業軟件;市工商局企業檔案查詢中心的企業登記包括個體戶登記檔案全部錄入了數據庫，并進行了全文數字化，制成電子檔案。

二、民生檔案工作存在的問題

雖然民生檔案工作取得了一定的成績，但也存在著不少問題。

（1）檔案管理體制需要進一步理順。一是部分單位的民生檔案保存在承辦部門，未實行統一集中管理。二是收集不夠齊全，部分單位的民生檔案資料還散存在承辦科室。三是檔案人員兼職多，有的單位檔案人員身兼數職，檔案的日常管理不到位;個別單位檔案人員變動頻繁，一年一變，年年是新手，帶來業務上的不熟悉和工作上的被動。四是個別行業主管機關沒有很好地履行對所屬單位檔案工作的監督和指導職能，以致檔案工作出現混亂或者一定程度的滑坡。

（2）檔案保管條件參次不齊有待加強。個別單位的專門檔案由于缺乏專用庫房，整理后只能存放在承辦科室;將綜合檔案室按排在辦公區的偏僻位置，不便于查閱利用和檔案的安全管理;個別單位檔案室無降溫除濕設備，室內溫濕度達不到檔案保護標準，不利于民生檔案的保管。

（3）檔案的統計和硬件設施有待加強。有的單位無查閱室，僅僅在庫房里辟出一塊位置、擺了一張桌子;有的沒有建立檔案統計臺帳，查借閱利用檔案登記也堅持不夠。

三、加快民生檔案工作發展的對策

（1）健全民生檔案工作管理體制。國家、省檔案局應將民生檔案列入檔案法律法規重要內容之一，將民生檔案納入綜合檔案館的接收范圍。同時制定有利于民生檔案工作開展的辦法、規定。各級檔案部門將民生檔案工作納入年度執法檢查和檔案目標管理之中。直接涉及民生檔案的單位應高度重視民生檔案工作，將這項工作納入議事日程加強領導，配備具有較高素質的專（兼）職人員，并明確檔案工作第一責任人的職責;對民生檔案原則上應實行統一集中管理，根據實際工作需要，也可分室保管，但應在綜合檔案室統一管理下，健全制度，規范管理，完善制度措施等;加大經費投入，改善民生檔案的保管和利用條件;主管部門要監督指導所屬二級機構的民生檔案工作。要依據檔案的有關要求，制定本行業民生檔案歸檔范圍和保管條件、整理辦法、管理規范等，經常舉辦系統檔案人員培訓和到本系統最好的單位去參觀見學，讓每一個檔案員都變成業務能手，確保民生檔案工作走向規范化、制度化、標準化、法制化。

（2）加強檔案業務建設。一是各單位應當做好各門類民生檔案的收集工作。收集工作是民生檔案利用關鍵環節，因為有了檔案，檔案室的整理、編目、保管、統計和利用等工作才具備物質對象;離開檔案，檔案工作就是“無米之炊”。因此，各單位應當建立每到年底以及人員變動時必須移交民生檔案等制度，對出現問題的人和事要依規進行處理，確實用制度來保證民生檔案的齊全完整。二是要規范民生檔案的整理工作。各單位在每年的6月底以前應該完成上一年度的民生檔案整理工作任務。為了使民生檔案整理得到規范化、標準化，各單位檔案員在參加檔案局業務培訓班的基礎上要加強自學，檔案主管部門的業務指導人員也應針對性地加強指導。

（3）重視檔案的管理和保護工作。各單位要安排專門的檔案庫房，保持檔案庫房的清潔明靜、通風透氣，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防霉、防光、防塵等工作;要有專門的檔案柜，其規格和質量要符合國家和省里有關要求;要購置空調、溫濕度計、去濕機、吸塵器、滅火器等檔案專用設備，確保檔案安全，盡最大努力延長檔案的使用壽命。

（4）進一步做好檔案數字化和信息開發工作。保管民生檔案的目的就是為了利用。各單位要采取多種方式、方法，做好、做活檔案利用工作，要求不僅有紙質檢索工具，更要充分應用計算機技術、信息技術對民生檔案進行數字化處理，將所有原始檔案采用全文掃描輸入電腦，制作好電子目錄，并且逐步發展成可以提供網上在線查詢服務，充分挖掘檔案信息資源加強編研工作，大力推進檔案信息的深加工。只有這樣才能夠快捷地查找檔案，更好地服務民生，為經濟社會發展提供一個堅實的平臺。

（作者單位：保定市檔案局）