淺談人事檔案的規范化管理

張靜

人事檔案工作是一項具有機密性、專業性和服務性的工作，隨著時代發展，我們越來越認識到人事檔案工作不是孤立的，它是人事工作重要的組成部分。搞好人事檔案管理，對于歷史地、全面地了解干部，合理配置人才資源，正確地選拔使用干部具有重要意義。要想做好人事檔案管理工作，就要使之制度化、規范化、科學化。

一、強化人事檔案規范化管理意識

高度認識人事檔案工作的重要性，同時也要克服“檔案工作重要性都知道，落實上少”的現象，要經常及時發現人事檔案工作中遇到的問題、困難，增強做好人事檔案管理工作的主動性。人事檔案為干部的晉職、晉級、年齡及工齡等方面提供了依據，借助人事檔案了解選拔對象，有效地保證了選人用人的準確性，在經濟、科技飛速發展的新時期對人事工作又提出了新的更高的要求，人事檔案工作也應緊密結合新時期選拔任用干部工作的實際，加以改進和提高。通過調查研究，分析人事檔案工作存在的問題，及時采取措施，加以整改。增強搞好人事檔案工作的自覺性和責任感。

二、人事檔案硬件建設規范化。

檔案庫房的保管條件，是實現人事檔案管理規范化的物質基礎，要實行四室分開，即檔案室、閱檔室、整理室、檔案管理人員辦公室分開，配備立式空調、除濕機、吸塵器、溫濕度表、排氣扇、應急燈、防盜報警器、滅火器、鐵窗、鐵皮柜等設施，購置打孔機、縫紉機、切邊機、復印機等設備。做好“六防”即防盜、防火、防光、防潮、防蛀、防塵工作，為保管好人事檔案創造良好條件。

三、人事檔案內容規范化。

首先要制定《干部檔案整理工作方案》，明確整理檔案的方法、步驟和措施，統一檔案袋、卷皮、目錄等檔案用品，對檔案管理人員采取“半日工作半日培訓”的方法進行整檔業務的培訓;其次改進整檔的方法，提高質量，實行“流水作業法”，按照鑒別分類，排序編目，復制加工，裝訂填卡，檢查驗收的工序，專人專項，流水作業，然后由技術小組負責質量檢查把關。這樣不僅提高了效率，又保證了整理工作的質量;三是在制定標準，統一驗收上力求一個嚴字，制定“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否清晰工整，對照任免文件查任免呈報表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《干部鑒定表》查學歷、轉干、工資、職稱及黨團材料是否歸檔;在收集檔案材料上力求一個“全”字，對檔案中所缺少的材料進行逐一登記，在收集方面，采取發《干部檔案所缺材料催交單》和召開有關會議催辦相結合，電話聯系和上門征收相結合的方式，及時向有關基層單位索取材料，對統一布置填寫或階段性形成的材料如普調工資、職稱評定和民主評議等期間形成的材料要主動與基層單位聯系及時收集歸檔。在科學鑒別檔案材料上要力求一個“細”字，為確保人事檔案材料精煉，對收集的每份材料要進行仔細鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出;在劃分檔案類別上還要求一個“準”字，對檔案材料全部進行分類、重新整理，對把握不準的及時向領導請示，確保分類準確。

四、人事檔案管理制度規范化。

為了使人事檔案管理程序化、規范化，健全制度是重要的環節，包括檔案工作人員責任制、檔案保管安全保密制度、收集制度、檔案查閱轉遞登記制度。在完善制度的基礎上，要建立登記簿、借用檔案登記簿、材料轉交登記簿、缺少材料登記簿、銷毀材料登記簿、轉出檔案登記簿、檔案轉遞單、材料催要單等。檔案查閱要把好“審、定、陪、核、簽”五關，審就是對查檔人員、查閱目的、查檔范圍進行審查，堅持查閱審批制度，對不符合規定的概不查閱。定就是定范圍，查閱前，由管理人員查到需要查閱的部分，出示給查閱人，凡與查閱目的不相符，不應查的部門，概不查閱。陪就是管理人員陪查檔案人員查閱，查閱期間，管理人員不擅離檔案室，保證檔案安全機密。核就是查閱人按規定摘抄的部分，必須與原件完全相同，不能歪曲原意。簽就是在核對無誤的基礎上，按照查閱目的加注意見并蓋章。同時還要求一律填寫《申請查閱檔案報告表》，由單位黨組織簽署意見加蓋公章，經管檔單位領導同意后方能查閱。為抓好制度落實情況，要半年自查一次，發現有章不循，執行制度不嚴的及時指出限期改正，確保不出現泄密或發生丟失被盜，蟲蛀鼠咬等問題。

五、人事檔案提供利用規范化。

人事檔案工作目的就是開發人事信息資源，發揮利用效能，為人事工作和經濟建設服務，首先要明確人事檔案的利用范圍：一是明確利用范圍的12種情況，即組織上對干部進行考察和了解、辦理干部任免、調資、調動、入黨、離退休、出國、表彰獎勵、確定干部參加工作時間等事宜;二是明確可利用人事檔案的機關范圍，利用單位主要是主管或協管該干部的黨組織和其組織人事部門及承辦涉及干部人事工作或處理干部問題的其它部門;三是明確利用干部人事檔案的人員必須是符合利用范圍的中共黨員干部。

人事檔案的利用方式要規范，實行主動服務與被動服務相結合，搞好檔案借出使用、查閱等利用工作，要為工資套改，領導班子換屆等提供大量信息資料。要改善人事檔案利用環境，設立專門的閱檔室，配備查閱服務用品，要在服務態度上做到“四個一樣”，即對領導干部和一般干部接待一樣熱情、對老同志和年輕同志態度一樣，上班時間與下班時間一樣耐心。在檔案提供利用上要做好“三個堅持”，即堅持嚴把材料進出關，歸檔鑒定，出具材料認真核對;堅持公道正派，實事求是;堅持照章辦事，拒絕各種不合理要求，杜絕人情后門。

六、人事檔案整理規范化

一是建立了干部基本情況卡。對干部的出生年月、參加工作時間、入黨時間、職務變動，工資變動等情況按照原始材料進行審定，逐人設置卡片，進行登記，按系統和單位編排，對日常工作和基層單位查詢干部的基本情況，均利用干部卡片，這樣避免了查閱檔案認定材料的口徑不一和檔案因多次查閱而破損，又提高了保密度。二是建立機構設置卡。干部的任職與機構設置密切相聯。為了做到崗位和職務相一致、編制和配職相吻合，設立機構卡片，從機構的審批時間，隸屬關系、性質、編制、級別等方面，依據原批準文件建卡立檔，供領導班子配職時參考。三是實現干部檔案信息微機管理，對干部人事檔案全部采集錄入微機，建立干部簡況庫、機構設置庫、組織干部統計資料庫、政策文件和各種文書處理軟件庫，凡需要查詢、統計、文件處理等在較短時間內保質保量完成。四是建立信息采集報送制度，制定信息采集登記表，對平時干部變動情況及時采集填寫，每月集中錄入更改一次，保證信息儲存與日常工作進度一致。

（作者單位：承德市避暑山莊博物館）