煤炭企業(yè)檔案信息化管理之我見

董紹娟

煤礦檔案管理作為礦山企業(yè)的基礎(chǔ)工作和智能決策支持系統(tǒng)，必須為煤礦的生產(chǎn)經(jīng)營服務，堅持管理創(chuàng)新以適應煤礦的其他各項工作。近年來，隨著煤炭市場的平穩(wěn)發(fā)展，煤炭企業(yè)在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、科技創(chuàng)新、設備投入等方面不斷完善提升，大大促進了企業(yè)的快速發(fā)展。伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，基于計算機網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)和遠程傳輸?shù)鹊默F(xiàn)代信息技術(shù)的應用，煤炭企業(yè)辦公自動化、信息資源利用網(wǎng)絡化的進程加快，電子環(huán)境日益普遍。作為煤炭企業(yè)核心信息的接收者、持有者、提供利用者的檔案機構(gòu)，要利用現(xiàn)有資源，將檔案管理與數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、遠程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進技術(shù)有機整合，實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案信息化管理，更好的為企業(yè)服務。

一、強化各級管理者對檔案信息化的重視

（一）加強領(lǐng)導對檔案信息化的重視

企業(yè)領(lǐng)導應該認識到檔案信息化建設的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導的決策和管理水平，并且應認識到建設一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設，要求全體員工積極配合。

（二）強化法制意識

樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業(yè)領(lǐng)導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強檔案工作的制度建設和管理網(wǎng)絡建設，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，保證檔案工作專項經(jīng)費，落實各級領(lǐng)導檔案工作責任制，使依法治檔工作落到實處。

二、做好信息化建設管理布局

（一）依托企業(yè)單位局域網(wǎng)，構(gòu)建本單位信息管理平臺

在局域網(wǎng)上，檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務信息應用系統(tǒng)（OA、PDM、ERP等）互相聯(lián)通，資源共享。通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，可以解決電子文件及元數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現(xiàn)文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數(shù)據(jù)真實、完整、有效;同時，整合各類檔案信息資源，建設一批專題數(shù)據(jù)庫，對其實施統(tǒng)一管理，既可避免出現(xiàn)信息孤島，又方便信息管理和利用。

（二）以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺，管理館藏傳統(tǒng)和各門類檔案信息

檔案綜合資源管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場技術(shù)資料控制為重點。其基本構(gòu)成檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁，檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)，網(wǎng)上遠程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設計、試驗、制造各個環(huán)節(jié)的電子文件實現(xiàn)了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務環(huán)境。在該平臺上，可對檔案數(shù)據(jù)實行動態(tài)管理，包括動態(tài)采集、動態(tài)更改、動態(tài)跟蹤、動態(tài)發(fā)布。

（三）以綜合辦公系統(tǒng)（OA）為管理平臺，對煤炭企業(yè)事務信息實施全電子化管理

綜合辦公系統(tǒng)對企業(yè)單位公文實施收發(fā)管理的同時，實現(xiàn)了全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)單位各項事務活動。充分發(fā)揮綜合辦公系統(tǒng)效率高、權(quán)限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優(yōu)勢，按照文檔一體化原則，對政務工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用，實現(xiàn)各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環(huán)管理，確保信息渠道暢通。

（四）以檔案網(wǎng)站為核心，建立各類檔案信息資源發(fā)布平臺

建立企業(yè)單位檔案網(wǎng)站的首要目的是向單位內(nèi)部提供檔案信息的查詢服務，可使用戶借助網(wǎng)絡實現(xiàn)方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。

三、做好檔案信息化管理的數(shù)據(jù)管理

（一）要積極推動網(wǎng)絡化歸檔工作

利用煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡化辦公平臺，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案科只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，便可完成檔案的及時、準確歸檔。

（二）建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案數(shù)字化應抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文書類、科技類、會計類和影音類檔案的檔號、題名、責任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。檔案部門可以依托自動化辦公系統(tǒng)，積極開發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺，建設收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫、單位基層報表和單位動態(tài)數(shù)據(jù)庫及各項專題數(shù)據(jù)庫的查詢?nèi)肟冢瑢崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問系統(tǒng)允許的公開、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時間，力爭為利用者提供更多的信息，更便捷的服務。

（作者單位：開灤（集團）蔚州礦業(yè)有限責任公司）