淺談檔案信息電子化管理的重要性

薛付云

隨著經(jīng)濟的日益進步，以紙質(zhì)形式為主的檔案資料無論從其形成、保存和查閱利用等各個方面都有很多局限。首先在以往的檔案管理工作中，工作人員過多的依賴于手工操作，要求手工完整、齊全;避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)計準確無誤，結(jié)果是費時費力。紙質(zhì)的文件和圖紙受溫度濕度環(huán)境等影響較大，紙質(zhì)檔案的耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫、高濕、酶、氧化劑等情況下容易發(fā)生氧化和水解反應(yīng)，易遭到破損。在檔案保存過程中，稍不留意就可能造成不可挽回的損失，并且紙質(zhì)文檔原始件只有一份，借出后容易造成丟失和損壞，只能復(fù)制原件，期間要耗費時間和精力，特別是對于比較緊急的境況，很不方便。要打破這些局限，就要運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息電子化管理。

一、檔案信息電子化管理的發(fā)展趨勢及現(xiàn)狀

21世紀是網(wǎng)絡(luò)的時代，網(wǎng)絡(luò)信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。這使檔案電子化建設(shè)提上了日程，為檔案工作帶來了新的研究課題。與此同時，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化，諸如文件的起草，簽發(fā)，催辦，歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。由此看來，檔案電子信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

（一）使用的檔案管理軟件缺乏通用性。目前我國各檔案部門開發(fā)的軟件不能互用，還沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，這對于快捷地出版信息編輯成果，具有明顯的負面影響，也制約了檔案信息電子化的進程。

（二）標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化其中首要的檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標準要健全并真正實施。

（三）檔案信息電子化管理人員的素質(zhì)有待提高。同時，檔案工作也要改變傳統(tǒng)的工作方式和管理手段。利用計算機管理、開發(fā)檔案信息資源，迅速準確地提供檔案信息的查詢、檢索，是檔案管理的發(fā)展方向。

二、檔案信息電子化管理的特點

檔案信息電子化管理是管理現(xiàn)代化的必然要求，所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形成的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子報表、電子信件等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：

（一）充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。電子檔案能為檔案部門提高工作效率、減少人力、物力、財力、時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用，從而提高檔案信息的時效性，大幅度提高了工作效率。

（二）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

（三）檔案信息電子化管理使電子文件的保存更加穩(wěn)定，電子文件的保存載體如DVD、U盤、移動硬盤等，這些載體的普遍特點為存、讀方便快捷、便于傳遞、儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較高的穩(wěn)定性。

三、檔案信息電子化管理的意義

在非信息化的時代，眾多檔案文件以紙質(zhì)形式存在，作為最有實用價值的信息資源庫，這樣的存在形態(tài)使得珍貴的檔案信息資源不能很好的為各政府領(lǐng)導(dǎo)和廣大人民利用，而電子化可以很好的解決這個問題。實現(xiàn)檔案電子化，能夠沖破檔案利用的種種局限，使得檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息化的合理配置，科學(xué)管理，為社會提供高效的服務(wù)。現(xiàn)今，人們的時間意識越來越強，社會廣大公眾對檔案信息需求量不斷增加。但在紙質(zhì)檔案利用方面，查閱起來十分不便，費時費力。這都迫使檔案保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化，多功能的服務(wù)措施，使檔案的信息能及時、方便的提供給各方面的需求者。

四、實現(xiàn)檔案信息電子化管理的有效途徑

（一）規(guī)范電子化檔案管理制度，加強人才培養(yǎng)。我們應(yīng)該由上至下建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔方法等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔，由專人負責(zé)，并妥善保管，確保歷史檔案資料的完整和安全。同時有計劃的對檔案管理人員進行政治思想教育，并組織參加培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識，造就大批檔案管理的高素質(zhì)人才，從而滿足電子化的檔案管理工作需要，改變電子化檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，也是工程的主體。建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。在加快檔案數(shù)字化建設(shè)的同時也要規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)系統(tǒng)，并逐步建立互通兼容系統(tǒng)，使各種電子檔案在通用標準下順暢轉(zhuǎn)換。

（三）建立電子檔案應(yīng)用，實現(xiàn)資源共享平臺。我們需要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺需按級次設(shè)置查訪權(quán)限，以便機關(guān)各科室自行查詢所需資料，消除影響資源共享的其他因素，全面提高整體工作效率。

（作者單位：曹妃甸區(qū)檔案局）