談檔案對企業管理與發展的意義

孫玉平

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，是一種綜合多方面的信息。伴隨著社會經濟的快速發展，企業之間競爭的日趨激烈，為了企業的發展壯大，決策者對各種信息的需求越來迫切，在企業管理中充分發揮檔案的作用及深度挖掘其潛在價值已經成為現代企業管理的重要組成部分。下面就檔案在企業管理中的意義和作用談幾點看法。

第一、檔案為企業決策提供重要參考

檔案記錄著企業從無到有、由弱變強的整個成長過程，是決策者的第一手參考材料，更是企業生存發展的重要信息資源。在這些信息中既包括了企業在管理、生產等方面所走的彎路，也記錄了各種各樣的成功經驗。一切活動和企業創造與發展的全過程都反映在企業檔案上。因此，決策者可以依據檔案了解企業的歷史和現狀，掌握企業包括人力、財物、生產、供銷等各種基礎條件的準確數據，站在一個更高的位置上展望未來，做出更加科學和實際的企業發展規劃，讓自身企業在競爭中立于不敗之地。

第二、檔案為企業解決糾紛提供有力支持

在當前市場經濟的大環境下，企業的發展更加趨于多元化的合作經營，管理人員、組織機構、管理制度、經營范圍區域都在時刻發生著變化，在生產經營過程中難免因為意見不同、年代久遠等發生這樣或那樣的糾紛，此時如何保護自身的合法權益不受侵害就顯得極為重要。而檔案作為財務單證、合同、影像等各種原始資料的集合，具有一定的法律效力，可以在法律解決糾紛方面提供有效證據。可見，檔案能夠減少企業損失、維護企業形象、確保企業合法權益不受非法侵犯，成為企業生存發展的法律保護盾。

第三、檔案可以增強企業誠信建設

誠信是中華民族的傳統美德，是全體員工在長期的生產經營過程中都應遵守的基本思想信念和行為準則，更是企業生存、競爭、發展的靈魂。檔案，是企業發展的信譽支撐，它作為一種無形資產，記錄了企業為了自身的生存和發展的各種信用記錄，是企業信用狀況的積累。企業管理的好，講誠信、信用好，就會得到廣大消費者與合作者的認可，經營狀況就好，經濟效益就好。企業講誠信、效益好，員工就有榮譽感、就有干勁，企業就容易管理。由此可見，企業信用度高就能形成企業發展的良性循環。另外，加強企業信用檔案建設，既可以提升企業的形象和知名度，也有利于規范市場經濟秩序、促進經濟健康發展。因此，檔案和企業信譽密切相關，已經成為企業發展的無形推手。

第四、檔案可以規范企業信息管理

隨著科技發展，信息的產生、傳播、保存都較以前有了翻天覆地的發展。信息的來源、傳播途徑、保存方法更加多元化、多樣化。信息的傳播速度更加迅速，對社會的影響也在不斷增強。企業在經營中所產生的信息既有公開的一般資料，也有重要商業機密的信息資料，有些信息的價值對企業的經營管理及未來起著決定作用。如果管理混亂就容易發生失泄密問題，給企業帶來不應有的損失甚至毀滅性的打擊。而如果信息經過檔案人員整理就會形成檔案，就有了密級及查閱和公開的年限、范圍等性質。只要企業加強檔案管理與利用就會避免發生企業機密泄露的事件發生，企業的檔案信息也將得到很好的利用。

第五，檔案能夠推動企業文化建設

企業文化是企業價值觀、信念、儀式、符號、處事方式等各種因素的集合體，是一種歷史積淀，是企業的無價資產。優秀的企業文化能激發員工的使命感、增強員工的榮譽感與自豪感。檔案作為記錄企業發展的信息載體本身就具有很強文化特征，為企業文化的建設提供了大量文獻資料，是企業文化建設的基礎。檔案作為企業文化的服務者可以發揮很重要的作用，如體現企業榮譽、財力等各方面的資料都能成為教育和影響員工的優秀素材。企業檔案實際本身就與企業文化相輔相成，互不分離，對企業文化的發展起著不可替代的作用。

總之，檔案對企業管理運營的每個環節都有著重要意義，企業的成長離不開檔案信息的支撐，企業管理者與檔案人員應當重視企業檔案建設，與檔案管理行政部門一起規范本企業檔案管理，提高檔案管理水平，讓企業檔案更好的為企業服務，真正使之成為企業的重要財富。

（作者單位：滄州市檔案局 ）