SAP HR系統深化應用探討

朱孟良

摘要：本文通過介紹公司SAP HR信息系統應用情況，從系統運維、數據控制、用戶培訓、業務流程控制、信息共享、報表統計與分析等幾個方面，探索SAP HR系統在規范、優化人力資源業務處理方面的深化應用辦法，促進公司人力資源管理信息化水平提升。

關鍵詞：SAP HR系統 人力資源 深化 應用

自SAP HR系統上線以來，從企業實際需要出發，在總部規定的框架下，啟用了組織管理、人事管理、時間管理和薪資福利管理四個核心模塊，應用范圍涵蓋了人力資源管理的主要業務，并在應用過程中不斷優化、完善，進一步提升業務管控和處理的信息化水平。SAP HR已在人力資源管理的各個方面發揮著重要作用，成為公司建設世界一流能源化工公司，打造一流人力資源管理的有效平臺。

1 系統應用概況

SAP HR系統于2011年正式上線運行，系統內建立了完善的組織機構體系，涵蓋了上市、非上市所有組織部門，并根據業務需要增設虛機構，設定機構所屬成本中心和利潤中心。人員涵蓋正式職工、內部退養職工、退休職工和勞務用工等其他用工，員工入職、人員調配、職位變動、干部調整、內部退養、員工退休、解除合同等業務全部實現在線辦理。勞動合同、職工培訓、職稱評審、職業技能鑒定、學歷以及家庭成員等信息以結果記錄方式在系統維護。

正式職工時間管理模塊采用過程記錄式考勤管理，職工排班、休假、加班等各類信息由各單位辦事員負責維護，職工加班天數、缺勤天數、倒班個數等由系統自動核算；勞務用工等其他用工形式時間管理采用結果記錄式考勤管理。薪資福利管理模塊包括基本薪酬、津貼補貼、獎金和住房公積金、社會保險、企業年金等信息，通過完善的工資核算規則配置和控制流程，自動計算個人所得稅，并按月向財務過賬。

SAP HR系統目前有查詢用戶、審批用戶、關鍵用戶和業務用戶共103個，涉及各類本地角色400多個，每個單位至少設置審批用戶和業務用戶各一人。ERP支持中心負責用戶權限的維護。

2 深化系統應用的主要做法

2.1 抓住系統實施關鍵點。從源頭抓起，在SAP HR系統實施過程中就通盤考慮，從人力資源業務處理需求出發，對業務處理流程進行規范梳理，制定了以編制定員管理、崗位管理、用工總量管理、人事調配管理、輪班管理、工資總額管理等流程為關鍵流程，薪資福利管理模塊為重點模塊，以確保薪資發放為目標的實施策略，使系統建設和功能擴展得以順利實現，較好的支持了人力資源管理的各項業務，促進了人力資源管理的規范化、流程化、信息化。

2.2 抓數據維護質量。數據質量是SAP HR運行的基礎，只有把數據維護全面、到位、準確，才能充分發揮系統的作用。在數據維護中，按照“及時、準確、規范、完整”的要求，按照權限和審批流程，通過與人事檔案、臺帳、業務記錄等相關資料的對照，狠抓基礎數據的準確性，并由組織、人事相關崗位關鍵用戶對系統需要的數據進行維護，并利用數據檢查工具，查找系統數據存在的問題，確保數據質量。例如在最高學歷和技能鑒定最高等級標識未做標記時，通過組合查詢，查找職工學歷和技能鑒定情況時，就出現很多無關信息項，根本不能得到我們想要的指向結果，維護了標識后問題得以解決。

2.3 加強用戶業務培訓。系統正式啟用后，每年至少對用戶進行一次集中培訓，對系統配置的調整、新增功能、存在的問題等結合業務流程進行講解、指導。培訓過程中，結合業務處理流程以及部分最終用戶年齡偏大、計算機應用水平低等特點，制作針對性較強的培訓課件，采用強化培訓、反復培訓相結合，業務流程處理與HR系統操作處理相結合，關鍵用戶現場培訓與最終用戶互幫互學相結合等辦法，幫助最終用戶熟悉計算機操作和業務處理操作過程。在此基礎上，增加了對最終用戶上報數據質量的考核，使最終用戶學習有動力、應用有壓力，變被動培訓為主動。

為提高系統應用水平，保證HR模塊穩定持續運行，各單位按角色配置了AB角用戶，并通過培訓達到可以互換備用的水平，解決了用戶出差、休假及更替問題。

2.4 完善提升系統功能配置。HR系統應用幾年來，HR關鍵用戶和支持顧問始終密切合作，對薪酬制度調整、倒班方式調整和運行問題的解決，都盡可能制定簡潔完善的方案，優化系統配置，完善系統功能，提升用戶應用體驗。如在倒班規則的調整上，明確規定了二級單位與人力資源之間的業務處理流程和職責范圍，梳理規范了公司十余種倒班（值班）方式，根據實際情況將各種倒班方式的排班規則、夜班津貼支付規則、值班費支付規則、節日加班費支付規則、工時計算及補償規則等全部固化下來，通過考勤核算就能按照不同支付標準自動計算職工的夜班個數、加班個數、值班個數等，提供給工資核算模塊進行相關費用的計算，并能按照加班管理規定嚴格限制職工加班個數、控制單位加班定額，自動生成加班補休定額等。在權限劃分上合理分配，盡量利用HR提供的便利條件一站式完成相關操作，人事和考勤、薪酬業務處理互通有無，崗位調整、崗位工資調整等全部由基層單位處理改為人力資源處統一處理，便于集中管理。通過SAP查詢工具定制報表使各單位最終用戶能實時查詢休假定額、余額等情況，便于休假控制。

2.5 加強制度建設。根據總部規定，結合濟南煉化的實際情況，先后轉發和制訂了《SAP HR系統運行維護管理辦法》、《SAP HR系統應用權限管理暫行規定》和《SAP HR系統應用相關業務處理初步意見》，通過制度規范業務流程辦理。在完善制度的同時還建立了例會制度，每月定期召開ERP和HR例會，有公司領導參加，總結上月工作，交流工作經驗，分析工作中出現的問題和解決辦法，對下月工作作出安排等。

2.6 加強考核與人才成長激勵。激勵不僅是一把米，更是一種肯定與支持，是工作的助推器。激勵雖然不是萬能的，但沒有激勵就沒有辦法對優秀用戶進行鼓勵，同樣也無法對個別差錯進行約束。將SAP HR應用納入公司績效考核管理，對最終用戶設立專項獎勵基金，每年對各級用戶進行考核，按優秀、良好、一般三個等級嚴格考核、真正兌現，充分調動各級用戶的積極性；對關鍵用戶和信息中心支持人員納入公司ERP項目專項考核，每月考核，季度兌現。為鼓勵大家努力鉆研技術，提高HR業務水平，結合人才通道建設在HR用戶中選聘主管、主任師和專家，為從事HR工作的職工提升待遇，提供成長空間。

3 SAP HR系統應用效果

3.1 實現了各類信息的有效集成，方便業務處理和信息共享。SAP HR系統是一個融合了人力資源主要業務操作和包括組織機構、崗位、人事、教育培訓、考勤、薪酬、績效考核、社保公積金、招聘等信息，并與財務系統有效集成的綜合平臺，信息分類合理，類型齊全，建立了完整的人力資源信息庫，并提供了各類定制報表、組合查詢、管理分析圖表等查詢分析工具，解決了信息共享、重復維護等問題。信息的有效集成以及各類信息保存的歷史記錄，為以后的數據核查、人力資源規范化管理和決策支持提供有效支撐。

通過實時報表、組合查詢等工具，能較快進行查詢分析組織結構情況、人員學歷年齡等構成情況、各類用工薪酬水平、輪班方式、請銷假等，為公司領導、各單位領導掌握人力資源整體狀況和了解職工詳細信息提供了高效平臺。

3.2 實現了用工總量、人工成本等的在線管理，加強了管控功能。經過逐步完善，在用工總量、人工成本、工資總額、考勤、組織機構、中層職數管控等業務流程實現在線審批和總量控制。目前，集團公司統一招聘辦法，所有招聘人員必須從招聘網站直接導入到SAP HR系統，并經集團公司審核符合用工要求才能進入系統，從源頭控制用工。再如組織機構的創建也必須經過上級審核才能創建，工資總額等在系統內實行總量按計劃控制，超額不允許發放。

3.3 規范業務流程，完善系統配置，提升系統處理能力。根據公司實際情況，借鑒SAP的先進管理理念，梳理規范并優化了獎金發放流程、人員調配流程、社會保險處理流程等，使人力資源業務在各崗位的輪轉更流暢。首次實現了考勤核算、工資核算流程化，成本中心分配、工資過賬、財務憑證、銀行報盤等全部自動化處理，解決了一人多崗及其帶來的跨部門成本中心分配問題，為精細化考核奠定基礎，提高了工作效率，實現管理流程化、規范化。

3.4 實現報表數據自動提取，數據查詢分析靈活方便。SAP HR系統提供了組合查詢、報表定制等功能，查詢方式多樣，功能強大，較好支持了日常業務數據查詢和分析統計。如職工收入統計系統能夠直接提取用于個人所得稅、保險繳費基數等。在此基礎上，對于集團公司開發比較困難、工作量較大的年報、季報等特定復雜報表，又在業務平臺的基礎上搭建了綜合應用平臺，在綜合應用平臺上實現定期報表、靈活查詢、瀏覽查詢和管理圖表等功能，數據定期通過業務平臺更新，實現了兩個平臺的融合。目前通過綜合應用平臺實現了總部月報、季報和絕大多數年報報表的自動提取，表內、表間平衡校驗功能，報表上報后存儲在總部集中服務器，便于匯總使用。

3.5 增加了人事工作的智能管理。充分利用SAP HR系統提醒功能增強人事工作的可預見性。系統上線運行后，及時啟用了新入廠員工試用期、勞動合同、職工退休、用工總量增減、人工成本使用進度等系統自動提醒功能，提前做好工作安排，提高了人事管理工作的計劃性和時效性。如2011年我們通過勞動合同到期提醒功能，發現有部分員工勞動合同到期需要重新續訂勞動合同。我們及時根據提醒信息，通過組合查詢，導出人員信息，下發通知，由各基層單位對合同到期人員進行考核，及時續訂勞動合同，避免了用工法律風險。

4 小結

實踐告訴我們，對事物認識的過程是螺旋式上升的。隨著信息技術的飛速發展，人力資源信息化建設也在不斷完善，SAP HR的應用發展過程也是一樣的。建議公司進一步通過管理水平的提升促進SAP HR應用水平的提高。

4.1 做好門禁系統和SAP HR系統的應用集成，實現職工考勤自動采集。目前SAP HR系統考勤數據還需要單獨手工維護，建議和HR系統做集成，將職工工作日程表計劃、缺勤、休假、加班等信息直接轉換成SAP HR考勤信息，提高工作效率和準確性。

4.2 進一步規范、優化薪酬發放辦法，梳理薪酬調整規則，實現崗薪聯動。根據目前公司實行的基本薪酬制度，崗位調整后薪酬變動規則還是比較復雜的，如果將變動規則固化在系統中，職工崗位變動時薪酬將自動跟隨變動，能大大減輕工作量和出錯率。