我國高校學生檔案管理工作探討

劉水冰

摘 要：高校學生檔案是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”。在目前就業競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。本文論述了高校學生檔案的內容，指出了目前學生檔案管理工作中存在的問題，提出了為加強高校學生檔案管理工作的建議，進一步推進學校學生檔案管理方法和制度的形成。

關鍵詞：高校；學生檔案；管理

高校學生檔案是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。在目前就業競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。本文就高校學生檔案管理略談淺見。

1 高校學生檔案管理的重要意義

1.1 學生檔案對全面了解學生個人歷史有著十分重要的作用

學生檔案是學生時期的一個重要記錄。就學生個人來說，不論他日后的發展如何，他在這一階段所表現出來的感情、理念、品行、操守與他的一生都緊密相連，對他以后的發展都將產生重要的影響。

1.2 學生檔案對加強思政工作、學生管理工作具有重要作用

學生檔案不但有利于大學生自覺提高綜合素質，而且也是教育者加強思政工作、學生管理工作的一條重要途徑。因為通過學生檔案可以了解學生的歷史狀況，這為我們加強思政和學生管理工作提供了極大的幫助。

1.3 學生檔案對教學評估工作的重要作用

考察評估一所高校在貫徹黨的教育方針全面實施素質教育培養新型的復合型人才等方面的質量如何，在諸多的測試項目中，認真查看、仔細分析和深入研究學生檔案無疑是一個相當可靠的佐證。完整規范有序的學生檔案，能夠生動地記錄該所高校教育教學發展的每一段歷史進程。因此，做好學生檔案工作對我們的迎評工作具有十分重要的意義。

1.4 學生檔案在學生就業中發揮著重要作用

充分利用學生檔案，能夠為用人單位提供可信度很強的指導依據，根據檔案材料，用人單位可確定對被考察學生的留用與否，以及決定其具體的工作崗位。這對深化用人制度改革將起到很好的指導和促進作用。舉一個簡單的例子：某個學生在走向社會后因疏忽而丟失了畢業證書，為急于求得用人單位的學歷認可，此時唯一的補救方法就是查閱其有關檔案。這樣，也可以有效防止當今社會上不法之徒假造學歷證書的惡行，發揮打假的作用。

2 高校學生檔案管理工作存在的問題

學生檔案管理主要是指對學生在校期間，以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。

學生畢業后檔案將跟隨學生進入下個人生環節。畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整地記錄著學生在校期間的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的最重要依據。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

2.1 檔案管理人員專業素質不高，責任心不強

雖然目前的檔案干部隊伍已經趨于穩定發展，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不能完全適應新時期開展檔案工作的需要，特別是電子商務發達的今天，熟悉檔案內容、掌握現代電子技術信息化并能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才還是十分匱乏的。很多年輕的干部覺得這項工作比較瑣碎、枯燥，因此責任心不是很強，業務鉆研意識較弱。

2.2 檔案管理不規范，檔案管理手段落后

大多數高校的學生檔案管理一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門和院系均沒有配備專職人員，很多檔案管理員對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，因此學生檔案在收集整理過程中很不規范，經常出現這樣或那樣的錯誤，比如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、學年度班主任鑒定千篇一律等[2]。

2.3 學生檔案管理體制不完善，檔案管理不被重視

一般來說，高校最受重視的都是教學部門，檔案管理單位只處于邊緣地位。雖然學生檔案是學校檔案的一個分支，但是相對于教學和其他管理的檔案工作，學生檔案管理工作還沒有提上議事日程，有的學校甚至沒有專門的檔案室，學生檔案只由班主任管理。

2.4 畢業學生檔案的轉遞、管理等工作存在漏洞

由于檔案管理工作處于邊緣地帶，沒有受到足夠的重視，在檔案管理二級機構中一般很少配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，更沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績和考核掛鉤，甚至有些領導也沒有重視學生檔案管理工作，經常有畢業生找不到檔案的情況發生。

2.5 偽造檔案，以權謀私

由于畢業生即將走向工作崗位，而現實中的就業形勢又非常緊張，學生都想找到好的工作，以致有些人打起了檔案的主意。他們利用檔案管理工作中的疏漏，私自偽造學生在校的成績或偽造學生在校的表現和考評意見提供給用人單位，私下與學生進行金錢交易。還有些偽造成績保送研究生或博士生的，這都對學生造成了極大的傷害。

3 加強學生檔案管理的對策

加強和改進高校學生檔案管理工作必須立足現實解決實際問題，針對目前存在的問題，提出以下對策：

3.1 樹立正確的檔案管理理念

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎。要大力宣傳貫徹《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，加強檔案工作認識，樹立檔案工作意識，尋求學校各方面的共同支持和配合。

3.2 加強檔案管理工作隊伍建設

建立強有力的工作隊伍，不斷提高業務水平，以適應時代需要。應采取以下措施：一、設置專職人員，且保持相對穩定；二、加強業務培訓，為管理人員創造學習條件，進行校內外業務交流，取長補短；三、加強學校綜合檔案室對學生檔案管理工作的指導和幫助，以促使其業務素質不斷提高。

3.3 建立健全檔案管理各項規章制度

建立完善的高校學生檔案管理規章制度，使學生檔案的管理工作逐步走向規范化、制度化，保證學生檔案真實、準確、全面、系統。建立健全檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規章。根據《普通高等學校檔案管理辦法》、《流動人員檔案管理暫行規定》、《人才流動管理暫行條例》的規定，結合高校實際，特制相應的學生檔案管理辦法，從材料歸檔、檔案傳遞等各個環節規范操作行為。

3.4 更新學生檔案管理工作手段

隨著檔案數量的增多和網上招聘工作的發展，實行全過程的動態管理已成為學生檔案建設工作的客觀要求，必須采取有效措施，加快推進以計算機網絡技術為核心的高校學生檔案現代化工程的建設。為此，要加強對大學生檔案建設基礎性的投入力度，加快研制和開發適合高校學生檔案特點的管理軟件，使學校能及時了解相關情況，讓用人單位了解畢業生的相關信息及推薦信。

4 結束語

高校學生檔案管理工作是一個系統工程。只要思想上重視，制度上落實，科學規范工作，就能更好地管理好學生檔案，最大限度地發揮高校學生檔案的作用，從而為高校學生的教育管理起到應有的作用。另外，高校學生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創新，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現學生檔案管理工作標準化、規范化、信息化。學生檔案管理人員要應該充分利用高校人才的優勢，開發實用、高效、功能強大的，適合本校特色的學生檔案管理信息系統，加速檔案管理的現代化的步伐，使學生的檔案管理工作得到不斷完善，在學生的管理以及就業中發揮愈來愈重要的作用。

參考文獻

[1]李林悅：從以人為本看學生檔案管理工作創新。云南檔案，2008/09

[2]羅春葉：高校學生檔案管理存在的問題及對策。百色學院學報，2008/04

[3]龍曉鳳：試論高校學生檔案管理。廣東白云學院學報，2007/S1