新形勢下人事檔案管理存在的問題及完善措施分析

劉羽

摘 要：人事檔案管理工作的重要性不言而喻，在保障人事工作的有序、穩(wěn)定中發(fā)揮著巨大的作用。在當前形勢下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也受到了相應的影響，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)逐漸不再滿足工作的需求。論文結(jié)合筆者研究，闡述了人事檔案的定義及重要作用，分析了現(xiàn)階段人事檔案管理面臨的主要問題，最后提出了完善人事檔案管理工作的對策與建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化；問題；措施

人事檔案管理是人事管理工作中重要一環(huán)，其管理質(zhì)量直接影響到單位和個人的穩(wěn)定與工作效率。時代與社會的發(fā)展對人事檔案管理提出了更高的要求，新形勢下的人事檔案管理工作只有實現(xiàn)創(chuàng)新，結(jié)合電子信息技術(shù)的發(fā)展采取新的管理模式，才能充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。但是目前來說在人事檔案管理中依然存在一些問題，阻礙了人事管理工作的進一步發(fā)展。因此探討當前時期人事檔案管理的完善措施就有著重要的現(xiàn)實意義。

1 人事檔案的定義及重要作用

1.1 人事檔案的定義

人事檔案的定義可以從廣義與狹義兩個方面來論述：

廣義上的人事檔案就是指人事管理活動中形成的材料，這些材料以個人為單位組合，記錄了包括人的成長與工作經(jīng)歷、個人表現(xiàn)等內(nèi)容。人事檔案具有獨立性，同時也具有依附性。獨立性主要表現(xiàn)在其具有完整的法規(guī)、理論與方法，管理范圍與程序相對獨立。依附性則表現(xiàn)在人事檔案既屬于人事工作范疇又屬于檔案工作范疇。

狹義上的人事檔案是通過一定的方法與原則加工與組織好的個人資料，是“知人善任”的重要依據(jù)，系統(tǒng)的反映了個人經(jīng)歷與才干。該檔案是各部門、系統(tǒng)、組織在遴選、培養(yǎng)與使用人的活動過程中形成的個人材料，經(jīng)過人事組織的認可。人事檔案具有原始性與真實性，真實的反映了個人所受獎勵、榮譽、處罰、工作狀況等一系列的資料。另外，人事檔案還是完備、手續(xù)合法的個人材料，具有較高的使用價值與保存價值。歸檔后能成為今后有價值的參考資料。

1.2 人事檔案的重要作用

人事檔案的作用巨大，是我國各級各類國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等在人事管理活動中形成的真實、客觀反映人的經(jīng)歷、榮譽、才干等內(nèi)容的資料。通過它，可以充分地了解一個人的個人品行、經(jīng)歷、才能學識、受教育程度等諸多情況。人事檔案具有真實性、完整性與原始性，這些屬性決定了人事檔案的法律效應與憑證功能。各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體都能夠借助人事檔案實現(xiàn)選人、用人，不論是人才流動、職稱評聘還是參加社保方面都有著重要的作用。

2 新形勢下人事檔案管理存在的主要問題

2.1 人事檔案管理的深度不夠

目前我國仍然有一些人事部門在收集人事檔案時較為片面，只注重個人政治面貌、家庭出身、受教育程度以及社會關(guān)系等信息的收集，但是這些資料已經(jīng)跟不上時代的步伐，無法全面地反應個人，更不能滿足人力資源管理的需要。更有甚者，一些單位在用人方面還存在不建檔案的現(xiàn)象。人事檔案管理深度不夠的問題已經(jīng)嚴重阻礙了人事管理工作的發(fā)展。

2.2 人事檔案管理制度仍需要進一步健全

人事檔案管理制度不健全的現(xiàn)象也較多的存在于各單位的人事管理部門中。一些單位管理人事檔案的制度往往照抄《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，根本沒有形成系統(tǒng)、完整的細則和實施辦法。即便是存在制度，也存在不按照制度辦事，檔案收集與歸檔不及時，隨便應付等問題。人事檔案收集與整理的內(nèi)容不健全，像信用評價等級、培訓經(jīng)歷等內(nèi)容缺少或者很少記錄。另外，人事檔案記錄內(nèi)容往往千篇一律，無法真實反映個人的真實情況。

2.3 管理模式存在諸多弊端

人事檔案管理模式也存在諸多弊端，首要表現(xiàn)在人事檔案使用的門檻過高、范圍狹窄上。當需要使用人事檔案時，往往需要上級部門審批甚至需要多級領(lǐng)導批準。其次人事檔案管理也限制了一定人員的流動，影響了人力資源的合理流動與配置。一些單位如果故意不放手的話，那么人事檔案就無法調(diào)動，影響了個人今后的工作、生活。并且人事檔案無法做到信息化，在信息共享方面較為落后。查閱檔案時往往較為被動，不僅浪費了大量精力還可能沒有獲得良好的效果。上述這些弊端嚴重制約了我國人事管理的進一步發(fā)展，給我國經(jīng)濟的發(fā)展與人才的流動造成了嚴重的影響。

3 完善新時期人事檔案管理的對策與建議

3.1 增強人事檔案管理者的管理意識

眾所周知，人事檔案管理工作需要較長的時間，這就要求人事檔案管理者能夠具備較強的責任心與職業(yè)道德，能夠主動的承擔該工作，認識到人事檔案管工作的重要性。所以，人事檔案管理者必須不斷提高管理意識，端正態(tài)度真正認識到人事檔案管理工作的重要性，保障該工作的正常穩(wěn)定有序的開展。一方面管理者應該針對人員流動狀況，有針對性的培訓人事檔案管理人員，全面提高其工作能力。另一方面也需要人事檔案管理者能夠推進人事檔案硬件配套設(shè)施建設(shè)，保證人事檔案工作的順利進行。

3.2 不斷擴大電子檔案的收集范圍

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比具有無可比擬的優(yōu)勢，因此人事檔案管理應該盡快將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。因此相關(guān)部門可以加大投入力度，革新檔案掃描設(shè)備以便進行資料搜集。除此以外，在收集人事檔案材料時，應該盡可能的擴大電子檔案的收集范圍，比如收集個人體貌特征，從而建立完整的個人信息庫，并將個人所發(fā)表的論文、著作、科研成果統(tǒng)統(tǒng)錄入電子檔案，以便豐富人事檔案內(nèi)容。除此以外，還可以將個人的聲像資料等錄入人事檔案，作為參考資料，豐富檔案內(nèi)容以便為今后做參考。

3.3 將人事檔案管理的重心轉(zhuǎn)向開發(fā)利用

人事檔案管理應該拋棄傳統(tǒng)的被動查閱模式，將更大的精力轉(zhuǎn)向其開發(fā)利用之上。因此人事檔案管理者要認識到人事檔案的意義，將精力更多的投入到人事檔案的分析研究上，從而開拓人事檔案的利用率上。比如擴充人事檔案的新內(nèi)容，打破傳統(tǒng)突出人事檔案的個性化，盡力保證人事檔案的客觀性，摒棄其中過時的、無用的信息等，以便將人事檔案以最高效的面貌展示給使用者。除此以外，在開發(fā)人事檔案的功能時，還可以構(gòu)建人才技能庫，這樣就可以在某一部門缺少相應人才時，直接查閱人事檔案，從人才技能庫中選擇合適的人員加以彌補，從而提高單位選人、用人的高效。

3.4 促進管理理念由內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)變，構(gòu)建新型管理模式

隨著社會主義市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理理念已經(jīng)不再適應時代的發(fā)展需求。這就要求其管理理念由內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)變，構(gòu)建嶄新的管理模式。人事檔案管理人員必須充分發(fā)揮人事檔案的作用，及時掌握單位的人事動態(tài)，在單位中構(gòu)建完善的人事任免、調(diào)動、培養(yǎng)與考核制度，以便提高單位人員工作效率。除此以外，管理人員還應該處理檔案保密與檔案利用的關(guān)系，在保障檔案信息安全性的同時為人事檔案使用者提供最豐富的人事信息。

結(jié)語：綜上所述，隨著我國經(jīng)濟與電子信息技術(shù)的發(fā)展與進步，單位內(nèi)部的人事檔案管理工作也不斷完備。新時期新形勢下，管理人員必須提高認識，充分意識到人事檔案管理所面臨的機遇與挑戰(zhàn)，找出目前人事檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，針對這些問題采取措施，不斷提高人事檔案管理意識、擴大電子檔案收集范圍、重視人事檔案的開發(fā)利用、構(gòu)建人事檔案管理的新模式，從而提高工作效率，確保人事檔案管理工作真正能夠保障單位人員的穩(wěn)定與效率。

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