論檔案的管理和利用

張春苗

摘 要：檔案是人類社會的原始記錄。它不僅記錄著人類文明社會發(fā)展進(jìn)步，而且對于維護(hù)人類社會的歷史真實面貌具有深遠(yuǎn)意義。整理利用檔案，使檔案直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會穩(wěn)定服務(wù)是檔案展館的基本職責(zé)，也是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，更是檔案工作者的神圣使命。

關(guān)鍵詞：檔案；保管；利用

1 檔案保管的要求

檔案保管工作的基本內(nèi)容有兩項：一是維護(hù)檔案實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序；二是保護(hù)檔案實體的理化狀態(tài)，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的“自然壽命”。簡言之，檔案保管工作的基本內(nèi)容就是“維護(hù)秩序”和“保護(hù)實體”。主要包括以下三個方面：檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；檔案流動中的保護(hù)，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中，一般的安全防護(hù)；檔案保護(hù)的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補等各種專門的技術(shù)處理。

檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的工作環(huán)節(jié)；是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)；檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平具有重大影響。

從實質(zhì)上來講，檔案保管工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。

2 檔案的利用要求

檔案提供利用工作是檔案館通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為社會主義各項事業(yè)服務(wù)的工作，習(xí)慣上亦稱檔案利用工作。其內(nèi)容基本上包括兩個部分：一是準(zhǔn)備檔案檢索工具，介紹和報道檔案館保存檔案的內(nèi)容和成分，為提供利用作好準(zhǔn)備。二是通過各種方式和手段提供檔案資料為社會各項工作服務(wù)，這是目前檔案利用工作的核心內(nèi)容。檔案館（室）向檔案利用者提供利用服務(wù)的方式、方法是多種多樣的，基本的方式有：一是提供檔案原件，可以設(shè)立專門的閱覽室，也可以根據(jù)規(guī)定將原件外借；二是提供檔案復(fù)制件，包括制發(fā)檔案復(fù)制品，提供并電郵檔案電子版，出版或印發(fā)檔案文件匯編，在報刊上公布檔案，舉辦檔案展覽；三是根據(jù)館（室）藏檔案內(nèi)容制發(fā)檔案證明，解答利用者咨詢，編寫檔案參考資料，參與編史修志和撰寫科研文章。

3 檔案保管工作的任務(wù)

維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個檔案工作必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)，從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整和安全，更是檔案保管工作的中心任務(wù)，這是因為檔案保管工作這個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)和主要手段。從實質(zhì)上來講，檔案保管工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案保管工作應(yīng)該做到“四不”：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到破壞）。

4 檔案管理中存在的問題

4.1 年代久遠(yuǎn)的老檔案的搶救

檔案館成立至今已保存有大量珍貴的老檔案。這些檔案由于保存年代較為久遠(yuǎn)以及保存條件差，使用頻率高等原因已經(jīng)開始損壞，如何搶救這些珍貴的歷史檔案已經(jīng)成為檔案館迫在眉睫的問題。

4.2 檔案的高效利用

正如我們前面分析的，由于傳統(tǒng)的檔案管理、查詢及利用方式的落后，查找和提供利用檔案的速度較慢且準(zhǔn)確率低，這顯然不能滿足社會的需要。尤其是現(xiàn)在要求信息的獲取應(yīng)快速高效、手工處理方式已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案館業(yè)務(wù)的開展。

4.3 檔案管理成本的增加

檔案管理的成本問題，一直是制約檔案館業(yè)務(wù)開展的一個問題，由于人為損壞造成的高額修復(fù)成本，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和采用縮微存儲等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下。

4.4 檔案管理數(shù)字化是檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和深化檔案工作也發(fā)生著翻天覆的變化。一是檔案數(shù)量的劇增，二是新型信息介質(zhì)和記錄方式的檔案的不斷出現(xiàn)如光盤磁介質(zhì)存儲設(shè)備等。同時隨著時間的流逝和檔案的急劇增長，人為和自然因素的影響以及保管條件欠缺和不當(dāng)，檔案損壞程度日益加劇，所有上述發(fā)展變化都強烈沖擊著檔案工作中傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。要求檔案信息的存貯和保護(hù)能力必須相應(yīng)的增強，檔案管理的效率和質(zhì)量必須相應(yīng)的提高，檔案管理的物質(zhì)條件與技術(shù)條件必須相應(yīng)的改善。因此，檔案工作現(xiàn)代化成為適應(yīng)上述發(fā)展變化的必然結(jié)果。

5 檔案保管工作的解決方法：

5.1 以防為主，防治結(jié)合

尋求科學(xué)的保管檔案的技術(shù)方法，這是安全地保管檔案的關(guān)鍵所在。保管檔案的技術(shù)方法很多，概括起來，無非是兩種：其一是如何預(yù)防檔案文件損壞的問題，這里既有人為的，也有自然的因素。比如：防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防光等等。這些問題解決了就可以有效地防止檔案文件的損壞；其二是檔案損壞之后，如何進(jìn)行處治的問題。比如：追查丟失，破壞或火災(zāi)事故的原因和責(zé)任，除塵、滅火、消毒、滅鼠、恢復(fù)紙張的機械強度，恢復(fù)字跡等。在“防”和“治”兩個方面，防是檔案保管工作中的根本問題，是主導(dǎo)方面。未遭損毀的檔案還是大量的，應(yīng)該以極大的注意力首先保證這些檔案的長期安全。對于檔案文件來說，無“病”先防才是積極主動治本的辦法。強調(diào)以防為主，并不等于預(yù)防就是一切，并不意味著“治”就不重要了。實踐證明，對“治”不能絲毫的疏急、麻痹。抓好“治”，對“防”也有促進(jìn)作用。防治之間具有相互促進(jìn)，相輔相成的關(guān)系。

5.2 延長檔案的壽命

檔案保管工作不僅僅在于一味地防治檔案的自然損毀，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。

5.3 立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國家所用。因此，不應(yīng)該片面地強調(diào)保護(hù)檔案不考慮利用的方便，同時也不能只遷就一時利用方便不顧及檔案的保護(hù)，而影響檔案長遠(yuǎn)的利用。在實際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的一致性。保管和利用的關(guān)系，實質(zhì)上是當(dāng)前利用與長遠(yuǎn)利用矛盾的統(tǒng)一。所以，保管工作的各項制度以至技術(shù)措施，既要立足長遠(yuǎn)利用的需要，又要保證當(dāng)前利用的方便。

具體來說，就是加強檔案信息化建設(shè)，加快推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，是檔案事業(yè)應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢的必然選擇，檔案管理數(shù)字化為檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理提供強有力的幫助，可以為社會提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5.4 維護(hù)檔案的安全

維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去，另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，要在整個政治斗爭范圍內(nèi)，不致因為保管的不當(dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

6 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作，基礎(chǔ)是“管”實質(zhì)是“用”，管而不用等于白管用而不管等于沒用。因此。開發(fā)利用好檔案資源發(fā)揮其特有作用，是實現(xiàn)檔案工作目的的直接手段，也是檔案管理工作自身價值的體現(xiàn)。

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