信息化背景下高校兼職檔案員培訓(xùn)工作探析

付玲

摘要：文章從高校兼職檔案員培訓(xùn)工作的主要特點(diǎn)入手，分析了培訓(xùn)工作存在的主要問(wèn)題、原因及信息化背景下面臨的機(jī)遇，提出要在進(jìn)行有針對(duì)性地分組培訓(xùn)基礎(chǔ)上，完善傳統(tǒng)的面授培訓(xùn)，搭建空中課堂進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自學(xué)，充分利用即時(shí)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)與考核、反饋相結(jié)合等對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;兼職檔案員;培訓(xùn)

中圖分類號(hào)：G640文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2015）03-0298-01

高校兼職檔案員負(fù)責(zé)高校各部門(mén)待歸檔文件材料的收集、整理、立卷、移交等，為高校檔案館提供最基本的檔案資源，對(duì)保證檔案的完整性、系統(tǒng)性具有決定作用。信息化背景下，如何加強(qiáng)這支隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，直接關(guān)乎高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和科學(xué)化能否實(shí)現(xiàn)。

1、高校兼職檔案員培訓(xùn)工作特點(diǎn)

高校兼職檔案員的培訓(xùn)主要由各高校根據(jù)本單位實(shí)際情況自行開(kāi)展，與檔案專業(yè)培訓(xùn)比較具有如下特點(diǎn)：

第一，從培訓(xùn)目標(biāo)看，高校兼職檔案員培訓(xùn)是為了兼職檔案員的業(yè)務(wù)行為規(guī)范、準(zhǔn)確，從而提高工作效率，減少工作失誤。

第二，從培訓(xùn)對(duì)象看，高校兼職檔案員具有自己的本職工作，一般都未受過(guò)檔案專業(yè)方面的教育。

第三，從培訓(xùn)內(nèi)容看，兼職檔案員的培訓(xùn)內(nèi)容相對(duì)淺顯且單一，側(cè)重于基本理論的介紹、檔案業(yè)務(wù)工作方法與技術(shù)的傳授，主要圍繞如何進(jìn)行整理、組卷等實(shí)際操作展開(kāi)，起點(diǎn)較低，課程內(nèi)容基本屬于入門(mén)培訓(xùn)或初級(jí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第四，從培訓(xùn)師資看，兼職檔案員的培訓(xùn)一般由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人或檔案員來(lái)講授，很少外請(qǐng)檔案專業(yè)教師，因而崗位培訓(xùn)師資力量薄弱。

2、高校兼職檔案員培訓(xùn)工作存在的問(wèn)題

當(dāng)前，各高校兼職檔案員培訓(xùn)工作主要存在以下幾方面問(wèn)題：第一，培訓(xùn)時(shí)間較少。高校一般都在每年春季組織全校兼職檔案員開(kāi)展一次集中培訓(xùn)，時(shí)間不超過(guò)半天。第二，培訓(xùn)內(nèi)容陳舊。由于歸檔工作的核心內(nèi)容比較穩(wěn)定，因此每年培訓(xùn)都圍繞歸檔的基本理論、歸檔環(huán)節(jié)、歸檔要求等展開(kāi)。內(nèi)容陳舊，年復(fù)一年，少有變化。第三，培訓(xùn)形式單一。高校兼職檔案員培訓(xùn)大都采取集中講授形式，互動(dòng)較少，效果不佳。第四，培訓(xùn)缺少反饋。高校兼職檔案員培訓(xùn)流于形式，曲終人散。兼職檔案員吸收多少知識(shí)不清，講授人員授課存在什么問(wèn)題不明。第五，培訓(xùn)成果難以鞏固。兼職檔案員隊(duì)伍變換頻繁。面對(duì)新的兼職檔案員隊(duì)伍，培訓(xùn)只能從頭開(kāi)展。

3、信息化背景下高校兼職檔案員培訓(xùn)工作面臨的機(jī)遇

雖然高校兼職檔案員培訓(xùn)工作存在諸多問(wèn)題，但計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)和工具的普及，為高校兼職檔案員的培訓(xùn)工作帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇與便利。

第一，現(xiàn)代化辦公條件為檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)間、場(chǎng)域、方式和手段帶來(lái)了諸多便利。電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)的普遍使用，使培訓(xùn)更便捷、生動(dòng)，大大增強(qiáng)了培訓(xùn)的效果。更可以將需要實(shí)際操作的培訓(xùn)安排在機(jī)房，兼職檔案員可以在培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有直觀快捷的認(rèn)識(shí)并實(shí)地操作，真正實(shí)現(xiàn)了即學(xué)即用。

第二，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的使用使歸檔與培訓(xùn)工作實(shí)現(xiàn)了協(xié)同推進(jìn)。高校紛紛研發(fā)使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，兼職檔案員只能提高自身的歸檔能力和素質(zhì)，獨(dú)立組卷，最終完成歸檔工作。而且專職檔案員在審查檔案過(guò)程中提出的反饋信息也提高了兼職檔案員的歸檔能力和素質(zhì)。因此，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用本身也是對(duì)兼職檔案員的一種成效顯著的培訓(xùn)。

第三，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為日常培訓(xùn)中專兼職檔案員的互動(dòng)搭建了良好的溝通平臺(tái)。專兼職檔案員可以通過(guò)電腦、手機(jī)中的QQ群、微信群等現(xiàn)代化、高效率的即時(shí)通訊。而且這種多點(diǎn)通訊有利于兼職檔案員之間相互啟發(fā)與影響，對(duì)培訓(xùn)起到了事半功倍的效果。

4、信息化背景下加強(qiáng)高校兼職檔案員培訓(xùn)工作的對(duì)策建議

高校檔案館在信息化背景下，更應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，做好兼職檔案員培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果。

第一，做好兼職檔案員分組工作。由于兼職檔案員隊(duì)伍構(gòu)成復(fù)雜，為了增加培訓(xùn)效果，提高培訓(xùn)效率，有必要對(duì)兼職檔案員進(jìn)行分組。從未進(jìn)行過(guò)歸檔的兼職檔案員自然分成一組，這里稱作新組。將有歸檔經(jīng)歷和一定的歸檔知識(shí)但還不能很好完成歸檔工作的兼職檔案員分成一組，這里稱作老組。

第二，完善傳統(tǒng)的面授培訓(xùn)。培訓(xùn)工作主要包括需求分析、編制培訓(xùn)課程、實(shí)施培訓(xùn)等。首先，做好需求分析。培訓(xùn)需求分析要注意解決實(shí)際問(wèn)題，切莫搞成理論知識(shí)普及。老組的需求分析要做到實(shí)處，通過(guò)自我測(cè)評(píng)、問(wèn)卷調(diào)查或日常溝通，摸清兼職檔案員具備的歸檔能力，總結(jié)提煉歸檔工作中存在的主要問(wèn)題，進(jìn)行需求分析。其次，制作培訓(xùn)教材。教材要具有即學(xué)即用特點(diǎn)，注重實(shí)際應(yīng)用性，以問(wèn)題為中心進(jìn)行設(shè)計(jì)。根據(jù)新組、老組的區(qū)別，設(shè)計(jì)不同的培訓(xùn)教材。最后，完善培訓(xùn)安排。這里包括培訓(xùn)時(shí)間、場(chǎng)地、類型等。培訓(xùn)時(shí)間由原來(lái)的每年半天按需要增加，以達(dá)到預(yù)期效果。注意培訓(xùn)場(chǎng)合的選擇。

第三，搭建空中課堂進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自學(xué)。針對(duì)檔案人員文化程度高、中青年人員多等情況，充分發(fā)揮網(wǎng)上培訓(xùn)覆蓋面廣、共享性好、靈活性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，在檔案信息網(wǎng)上開(kāi)辟學(xué)習(xí)園地進(jìn)行自學(xué)，內(nèi)容包括歸檔指南、系統(tǒng)操作指南、常見(jiàn)錯(cuò)誤分析等。兼職檔案員可以根據(jù)需要自行學(xué)習(xí)，提升兼職檔案員業(yè)務(wù)能力。

第四，利用現(xiàn)代通訊工具開(kāi)展即時(shí)培訓(xùn)。創(chuàng)新開(kāi)展新媒體培訓(xùn)途徑，通過(guò)郵件、qq群、微信群等新媒體增加在線溝通，充分利用在線培訓(xùn)的便捷，對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，又對(duì)其消極的歸檔心態(tài)進(jìn)行紓解，幫助其解決困難，這必將對(duì)歸檔工作及培訓(xùn)心理起到積極作用。

第五，增加培訓(xùn)評(píng)估和意見(jiàn)反饋環(huán)節(jié)。增加培訓(xùn)評(píng)估和意見(jiàn)反饋環(huán)節(jié)。對(duì)于傳統(tǒng)培訓(xùn)，以考促學(xué)，嚴(yán)肅培訓(xùn)紀(jì)律，增加現(xiàn)場(chǎng)考核。同時(shí)受訓(xùn)人員在線或培訓(xùn)后填寫(xiě)培訓(xùn)反饋表。授課人員根據(jù)反饋不斷改善培訓(xùn)工作。

（作者單位：大連海事大學(xué)檔案館）

參考文獻(xiàn)：

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