信息化背景下高校兼職檔案員培訓(xùn)工作探析

付玲

摘要：文章從高校兼職檔案員培訓(xùn)工作的主要特點(diǎn)入手，分析了培訓(xùn)工作存在的主要問題、原因及信息化背景下面臨的機(jī)遇，提出要在進(jìn)行有針對(duì)性地分組培訓(xùn)基礎(chǔ)上，完善傳統(tǒng)的面授培訓(xùn)，搭建空中課堂進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自學(xué)，充分利用即時(shí)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)與考核、反饋相結(jié)合等對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;兼職檔案員;培訓(xùn)

中圖分類號(hào)：G640文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：2095-9214（2015）03-0298-01

高校兼職檔案員負(fù)責(zé)高校各部門待歸檔文件材料的收集、整理、立卷、移交等，為高校檔案館提供最基本的檔案資源，對(duì)保證檔案的完整性、系統(tǒng)性具有決定作用。信息化背景下，如何加強(qiáng)這支隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，直接關(guān)乎高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和科學(xué)化能否實(shí)現(xiàn)。

1、高校兼職檔案員培訓(xùn)工作特點(diǎn)

高校兼職檔案員的培訓(xùn)主要由各高校根據(jù)本單位實(shí)際情況自行開展，與檔案專業(yè)培訓(xùn)比較具有如下特點(diǎn)：

第一，從培訓(xùn)目標(biāo)看，高校兼職檔案員培訓(xùn)是為了兼職檔案員的業(yè)務(wù)行為規(guī)范、準(zhǔn)確，從而提高工作效率，減少工作失誤。

第二，從培訓(xùn)對(duì)象看，高校兼職檔案員具有自己的本職工作，一般都未受過檔案專業(yè)方面的教育。

第三，從培訓(xùn)內(nèi)容看，兼職檔案員的培訓(xùn)內(nèi)容相對(duì)淺顯且單一，側(cè)重于基本理論的介紹、檔案業(yè)務(wù)工作方法與技術(shù)的傳授，主要圍繞如何進(jìn)行整理、組卷等實(shí)際操作展開，起點(diǎn)較低，課程內(nèi)容基本屬于入門培訓(xùn)或初級(jí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

第四，從培訓(xùn)師資看，兼職檔案員的培訓(xùn)一般由檔案部門負(fù)責(zé)人或檔案員來講授，很少外請(qǐng)檔案專業(yè)教師，因而崗位培訓(xùn)師資力量薄弱。

2、高校兼職檔案員培訓(xùn)工作存在的問題

當(dāng)前，各高校兼職檔案員培訓(xùn)工作主要存在以下幾方面問題：第一，培訓(xùn)時(shí)間較少。高校一般都在每年春季組織全校兼職檔案員開展一次集中培訓(xùn)，時(shí)間不超過半天。第二，培訓(xùn)內(nèi)容陳舊。由于歸檔工作的核心內(nèi)容比較穩(wěn)定，因此每年培訓(xùn)都圍繞歸檔的基本理論、歸檔環(huán)節(jié)、歸檔要求等展開。內(nèi)容陳舊，年復(fù)一年，少有變化。第三，培訓(xùn)形式單一。高校兼職檔案員培訓(xùn)大都采取集中講授形式，互動(dòng)較少，效果不佳。第四，培訓(xùn)缺少反饋。高校兼職檔案員培訓(xùn)流于形式，曲終人散。兼職檔案員吸收多少知識(shí)不清，講授人員授課存在什么問題不明。第五，培訓(xùn)成果難以鞏固。兼職檔案員隊(duì)伍變換頻繁。面對(duì)新的兼職檔案員隊(duì)伍，培訓(xùn)只能從頭開展。

3、信息化背景下高校兼職檔案員培訓(xùn)工作面臨的機(jī)遇

雖然高校兼職檔案員培訓(xùn)工作存在諸多問題，但計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)和工具的普及，為高校兼職檔案員的培訓(xùn)工作帶來了前所未有的機(jī)遇與便利。

第一，現(xiàn)代化辦公條件為檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)間、場(chǎng)域、方式和手段帶來了諸多便利。電腦、投影儀、網(wǎng)絡(luò)的普遍使用，使培訓(xùn)更便捷、生動(dòng)，大大增強(qiáng)了培訓(xùn)的效果。更可以將需要實(shí)際操作的培訓(xùn)安排在機(jī)房，兼職檔案員可以在培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有直觀快捷的認(rèn)識(shí)并實(shí)地操作，真正實(shí)現(xiàn)了即學(xué)即用。

第二，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的使用使歸檔與培訓(xùn)工作實(shí)現(xiàn)了協(xié)同推進(jìn)。高校紛紛研發(fā)使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，兼職檔案員只能提高自身的歸檔能力和素質(zhì)，獨(dú)立組卷，最終完成歸檔工作。而且專職檔案員在審查檔案過程中提出的反饋信息也提高了兼職檔案員的歸檔能力和素質(zhì)。因此，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)使用本身也是對(duì)兼職檔案員的一種成效顯著的培訓(xùn)。

第三，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為日常培訓(xùn)中專兼職檔案員的互動(dòng)搭建了良好的溝通平臺(tái)。專兼職檔案員可以通過電腦、手機(jī)中的QQ群、微信群等現(xiàn)代化、高效率的即時(shí)通訊。而且這種多點(diǎn)通訊有利于兼職檔案員之間相互啟發(fā)與影響，對(duì)培訓(xùn)起到了事半功倍的效果。

4、信息化背景下加強(qiáng)高校兼職檔案員培訓(xùn)工作的對(duì)策建議

高校檔案館在信息化背景下，更應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，做好兼職檔案員培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果。

第一，做好兼職檔案員分組工作。由于兼職檔案員隊(duì)伍構(gòu)成復(fù)雜，為了增加培訓(xùn)效果，提高培訓(xùn)效率，有必要對(duì)兼職檔案員進(jìn)行分組。從未進(jìn)行過歸檔的兼職檔案員自然分成一組，這里稱作新組。將有歸檔經(jīng)歷和一定的歸檔知識(shí)但還不能很好完成歸檔工作的兼職檔案員分成一組，這里稱作老組。

第二，完善傳統(tǒng)的面授培訓(xùn)。培訓(xùn)工作主要包括需求分析、編制培訓(xùn)課程、實(shí)施培訓(xùn)等。首先，做好需求分析。培訓(xùn)需求分析要注意解決實(shí)際問題，切莫搞成理論知識(shí)普及。老組的需求分析要做到實(shí)處，通過自我測(cè)評(píng)、問卷調(diào)查或日常溝通，摸清兼職檔案員具備的歸檔能力，總結(jié)提煉歸檔工作中存在的主要問題，進(jìn)行需求分析。其次，制作培訓(xùn)教材。教材要具有即學(xué)即用特點(diǎn)，注重實(shí)際應(yīng)用性，以問題為中心進(jìn)行設(shè)計(jì)。根據(jù)新組、老組的區(qū)別，設(shè)計(jì)不同的培訓(xùn)教材。最后，完善培訓(xùn)安排。這里包括培訓(xùn)時(shí)間、場(chǎng)地、類型等。培訓(xùn)時(shí)間由原來的每年半天按需要增加，以達(dá)到預(yù)期效果。注意培訓(xùn)場(chǎng)合的選擇。

第三，搭建空中課堂進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)自學(xué)。針對(duì)檔案人員文化程度高、中青年人員多等情況，充分發(fā)揮網(wǎng)上培訓(xùn)覆蓋面廣、共享性好、靈活性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，在檔案信息網(wǎng)上開辟學(xué)習(xí)園地進(jìn)行自學(xué)，內(nèi)容包括歸檔指南、系統(tǒng)操作指南、常見錯(cuò)誤分析等。兼職檔案員可以根據(jù)需要自行學(xué)習(xí)，提升兼職檔案員業(yè)務(wù)能力。

第四，利用現(xiàn)代通訊工具開展即時(shí)培訓(xùn)。創(chuàng)新開展新媒體培訓(xùn)途徑，通過郵件、qq群、微信群等新媒體增加在線溝通，充分利用在線培訓(xùn)的便捷，對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，又對(duì)其消極的歸檔心態(tài)進(jìn)行紓解，幫助其解決困難，這必將對(duì)歸檔工作及培訓(xùn)心理起到積極作用。

第五，增加培訓(xùn)評(píng)估和意見反饋環(huán)節(jié)。增加培訓(xùn)評(píng)估和意見反饋環(huán)節(jié)。對(duì)于傳統(tǒng)培訓(xùn)，以考促學(xué)，嚴(yán)肅培訓(xùn)紀(jì)律，增加現(xiàn)場(chǎng)考核。同時(shí)受訓(xùn)人員在線或培訓(xùn)后填寫培訓(xùn)反饋表。授課人員根據(jù)反饋不斷改善培訓(xùn)工作。

（作者單位：大連海事大學(xué)檔案館）

參考文獻(xiàn)：

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