試論信息化背景下高校教學檔案管理存在的問題及對策

袁曉艷

【摘 要】高校教學檔案是高校教學成果的重要載體，互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的高速發(fā)展，對高校教學檔案管理亦提出更多的要求。本文通過對高校教學檔案的現(xiàn)狀進行分析，進一步探討高校教學檔案管理存在的問題，并有針對性地提出解決對策。

【關(guān)鍵詞】信息化 高校教學檔案管理 對策

一、前言

21世紀全球已快步進入信息化時代，信息與資源正面臨著新的變革，從某種程度上來講，信息資源的開發(fā)以及利用水平已成為衡量一個國家與地區(qū)信息現(xiàn)代化的重要指標之一。作為我國高等教育信息資源的重要載體之一的高校教學檔案，其開發(fā)與利用水平不僅體現(xiàn)著高等院校檔案信息與資源的管理水平，更是促進教學水平與資源共享的重要舉措。因而，發(fā)揮高校教學檔案信息資源優(yōu)勢，充分運用互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，創(chuàng)新工作模式，不斷提升高校教學檔案信息管理的水平，一方面可以充分滿足高等教育中對教學檔案的多元化需求，另一方面正確定位高校教學檔案在社會發(fā)展及高等教育中的功能與地位，可以促進我國檔案管理以及高等教育的可持續(xù)發(fā)展。

二、信息化背景下高校教學檔案管理的功能定位

1.高校教學檔案管理的功能定位

以往，我們將高校檔案管理的功能主要定位于通過對高校檔案信息的保存及積累來實現(xiàn)教學信息服務(wù)的延伸，也就是說檔案的保管與積累，提供檔案信息服務(wù)是其主要功能。在互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，顯然傳統(tǒng)的功能定位已無法發(fā)揮檔案管理的資源優(yōu)勢，更無法滿足高校教學工作的多元化需求。因此，除對教學檔案收集與管理、信息存儲、信息服務(wù)這些基本功能之外，高校檔案管理還應以互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)為平臺，不斷拓展其功能，為高等教育及社會發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

2.拓展檔案載體及服務(wù)功能

傳統(tǒng)化的高校對教學檔案的收集多以紙質(zhì)為主，隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的發(fā)展，我國各大高校檔案存儲載體逐步趨向多元化?，F(xiàn)階段高校檔案的載體除紙質(zhì)外，還有磁盤、光盤、縮微膠片等，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙套歸檔模式，無疑為高校檔案管理信息化建設(shè)提供了有力的支撐。鑒于此，一方面當前高校應依托計算機與互聯(lián)網(wǎng)不斷拓展服務(wù)功能，逐步推進教學檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)步伐，為教職工提供更具有個性化、特色化的信息服務(wù)；另一方面以積累的大量的電子文件為切入點，基于文檔一體化管理模式，逐步推進實體與信息并存的方式來擴充教學檔案管理，進而通過網(wǎng)絡(luò)等手段滿足不同檔案利用者的需求，充分有效地實現(xiàn)教學檔案信息資源的共享。

三、信息化背景下高校教學檔案管理工作中存在的問題

1.信息化建設(shè)力度仍較薄弱

現(xiàn)階段高校對于檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的意識還比較薄弱，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的理論體系尚未形成，國內(nèi)學者對于高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)的研究理論空洞，沒有創(chuàng)新意識，缺乏相關(guān)的具體實施方案與依據(jù)。

2.缺乏人才建設(shè)

信息化背景之下高校檔案管理者除具備必備的檔案管理學知識外，還必須掌握一定的互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等方面的相關(guān)理論知識。而當前高校在此方面的專業(yè)人才十分匱乏，無疑成為阻礙高校檔案信息化建設(shè)的重要問題。

3.信息服務(wù)技術(shù)滯后

一方面互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)成為構(gòu)建高校教學檔案信息化的重要載體與支撐，互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)可以實現(xiàn)檔案信息與資源不受地域限制，當前我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展仍處于初步階段，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全問題，成為制約檔案館信息服務(wù)技術(shù)發(fā)展的主要瓶頸之一。另一方面我國目前尚未制定出教學檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的標準，高校在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)中均是邊摸索邊完善，雖然出臺一些關(guān)于電子文件標準、多媒體信息、數(shù)字檔案標準等，但這些標準不全面，亦未形成規(guī)范，對高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在較大影響。

四、信息化背景下高校教學檔案管理的對策

1.豐富檔案管理內(nèi)容，開展電子檔案館際互借服務(wù)

一方面應開發(fā)制作高校檔案網(wǎng)站主頁以及維護的能力，運用專業(yè)的方式及能力，對教學檔案信息以及網(wǎng)絡(luò)資源分門別類，然后進一步挖掘其潛在價值，并建立相關(guān)的超鏈接在網(wǎng)頁上以供用戶查閱；另一方面由于因特網(wǎng)具有無時間限制無地域限制等特點，為高校資源的流通提供了便利條件，高校檔案管理應樹立無限大、超級全面的發(fā)展理念，規(guī)劃共建共享的未來藍圖，創(chuàng)建區(qū)域性信息共享的網(wǎng)絡(luò)化平臺，實現(xiàn)成員館之間資源的優(yōu)勢互補、資源共享。

2.設(shè)施設(shè)備的投入與建設(shè)

高校教學檔案的網(wǎng)絡(luò)化信息建設(shè)得以普及與推廣的前提是必須有完備的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備。因而，高校應根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息管理要求，強化相應的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，比如計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、相關(guān)的軟件設(shè)施、服務(wù)器、檔案存儲與記錄設(shè)備等等；同時構(gòu)建滿足檔案信息管理所需要的綜合性管理平臺與網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，有效提升高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平，充分滿足各類用戶群的需求。

3.加強相應的人力資源建設(shè)

高校教學檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是基于高科技的一項服務(wù)，因而需要一批既具備檔案管理學知識，又具備信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等知識的綜合性專業(yè)人才。因而，高校在推行教學檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的同時，必須注重相關(guān)人才的培養(yǎng)與引進，進而確保教學檔案管理水平的有效提升。

五、結(jié)語

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息資源所發(fā)揮的意義不僅是個人發(fā)展的需求，教學檔案作為高校教學成果的重要載體，應努力探索聯(lián)合化的發(fā)展模式，基于橫向與縱向兩個層面擴展其服務(wù)功能，形成信息與資源高度共享的局面，進而推動高校教學檔案管理的信息化建設(shè)。

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