高校檔案信息化建設的優(yōu)化措施研討

劉淑靜

摘要：隨著計算機信息技術的迅猛發(fā)展和普及，高校人事檔案管理也進入了信息化時代，加強信息化管理已經(jīng)成為高校進行人事檔案改革的主要趨勢。本文首先分析了高校進行人事檔案信息化管理中存在的問題和不足，并從三個方面提出了相應的優(yōu)化措施。本文研究成果將對優(yōu)化高校檔案信息化建設提供一定的參考價值。

關鍵詞：高校；人事檔案；信息化；優(yōu)化措施

中圖分類號： G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）05（c）-0000-00

1 高校檔案信息化建設中存在的問題

1.1人事檔案信息化建設意識淡薄

目前高校普遍存在人事檔案信息化管理意識淡薄的問題。這主要體現(xiàn)在人事檔案管理體制和觀念落后兩個方面。首先，許多高校人事檔案資料缺乏集中性存放，導致檔案管理缺乏標準化和科學化，給人事檔案工作的管理者和使用者都帶來了一定的困難。這種不合理的人事檔案管理體制降低了工作的質(zhì)量和效率。高校人事檔案管理方式不能與時俱進，長期的人工操作使得信息化管理發(fā)展緩慢。此外高校人事檔案信息化各自為政的管理模式導致院校間無法實現(xiàn)資源共享。

其次高校對人事檔案信息化管理觀念的淡薄導致改革行動的缺乏。許多高校片面地認為管理與人事有關的文件即為人事檔案管理，缺乏對該項工作本質(zhì)的充分認識，導致高校對人事檔案工作缺少足夠的重視，從而影響高校人事檔案信息化管理的進程。

1.2人事檔案信息化管理人員素質(zhì)偏低

高素質(zhì)的管理人員是人事檔案信息化建設適應時代需求的前提條件。然而多數(shù)高校人事檔案工作的管理人員存在素質(zhì)偏低、管理經(jīng)驗不足等問題，這使得人事檔案信息化建設進程緩慢。其中管理者經(jīng)驗的不足，常造成網(wǎng)絡操作錯誤或失誤，這主要是他們對管理工作缺乏足夠的積極性及管理思想滯后所造成。可見高校缺乏對人事檔案管理人員從思想到技術培訓工作的重視。

此外高校在引進人才時，缺乏精通網(wǎng)絡、管理以及檔案學的復合型人員。引進的人才非科班出身，缺乏良好的人事檔案管理相關專業(yè)基礎，從而造成其業(yè)務能力較低。再者，由于高校領導對人事檔案建設信息化人才引進的忽視，造成管理人員的知識結(jié)構長期一塵不變，使得人員的素質(zhì)不符合檔案信息化的發(fā)展需求。

1.3人事檔案信息化建設資金投入過少

資金的投入過少是高校人事檔案信息化建設過程常見的問題。在高校人事檔案信息化建設中，管理者的選擇、網(wǎng)絡系統(tǒng)的建立以及設備配備等相關方面都需要大量經(jīng)費的投入。作為人事檔案信息化建設的基本設施，軟硬件設備長期使用造成老化且得不到及時的更換。作為高校基礎工作人員，人事檔案管理者主要任務是做好本職工作，在工作經(jīng)費籌集方面是無能為力的，這也造成了人事檔案信息化建設進展滯后。同時高校資金的相對不足，用于分配各個部門的經(jīng)費更是少之又少，這也使得人事檔案信息化建設資金來源不足。

此外，為了使人事檔案信息化建設中網(wǎng)絡設備具備安全、穩(wěn)定和容量大等優(yōu)勢，就必須投入大量的資金。有些設備購入后需要長期維護和保養(yǎng)，有的則是需要快速的更新?lián)Q代，這都要求經(jīng)費投入是一個可持續(xù)的過程。

2 高校人事檔案信息化建設的優(yōu)化措施

2.1加強人事檔案信息化建設的意識

高校人事檔案信息化建設不僅需要領導和管理者們轉(zhuǎn)變舊的管理體制，改變保守的管理觀念，還需要加強對人事檔案信息化建設重要性的認識。首先應從高校領導抓起，通過將人事檔案信息化建設工作提到日程上來，強化他們對人事檔案信息化建設的意識。同時各個部門的領導應積極組織本部門的工作人員進行學習和培訓，從思想和行動兩個方面加強高校工作人員對人事檔案信息化建設重視程度。

作為人事檔案管理者，長期專注于埋頭工作，容易造成閉塞的觀念意識，所以為了順應現(xiàn)代人事檔案信息化管理，改變舊觀念，結(jié)合社會實踐活動，向先進的信息化社會邁進對高校人事檔案管理者是非常有必要的，且這也利于建立與時代發(fā)展相符人事檔案信息化管理模式，為高校提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

2.2提高管理人員總體技能水平

實現(xiàn)人事檔案信息化建設也取決于高素質(zhì)管理者。作為用戶與人事檔案信息之間的媒介，人事檔案管理者需要有一定的管理、檔案以及信息學相關知識與能力儲備。人事檔案信息化及網(wǎng)絡化建設離不開一批能力強，素質(zhì)高的復合型人才，他們對人事檔案管理相關知識的熟練應用，使得管理工作得以有條不紊地開展。所以在引用人才時，應注重考察其對人事檔案管理工作的專業(yè)性。

當今社會是一個追求知識的時代，工作人員只有接受終身教育才能跟上時代的步伐。人事檔案管理者也是如此，不斷完善專業(yè)知識，提高自身技術水平，才能滿足新時代的要求。對高校人事檔案管理者進行培訓教育，開闊工作人員對檔案管理相關知識的視野，也有利于信息化建設水平的提高。

2.3加大人事檔案信息化建設資金的投入

目前，許多高校人事檔案信息化建設處于初步探索階段，所以，不僅在管理意識、人才培養(yǎng)上缺乏經(jīng)驗，而且資金支持上也沒有得到應有的重視。因此，高校應該注重對人事檔案信息化建設資金的投入，做好經(jīng)費的預算，形成目標明確、合理支出的規(guī)范化資金管理制度。為了實現(xiàn)人事檔案信息化管理模式工作方式取代人工操作為主的工作方式，高校可采取階段性購置必備的基礎設備方法，這不僅有利于逐漸解決設施老化和更新緩慢的問題，而且可以緩解高校的資金緊張。作為高投入的人事檔案信息化建設，除了要進行基本軟硬件等基礎設備的完善工作，還需要在其他先進的設施上投入大量經(jīng)費，如電腦、掃描設備、電子產(chǎn)品等。此外在網(wǎng)絡資源的標準化和人事檔案資源的網(wǎng)絡化共享方面也應有一定的資金保障，從而促進人事?lián)醢感畔⒒ㄔO的快速發(fā)展。

3 結(jié)語

人事檔案信息化建設，是高校實現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化的重要方式。所以高校應高度重視人事檔案信息化建設工作，其不僅需要清楚地意識到目前人事檔案管理中存在的不足和需要改進的地方，而且需要及時作出相應的對策并提出有效的改進措施。從而加快高校人事檔案信息化建設進程，并為學校師生提供更優(yōu)質(zhì)的人事檔案資源服務。

參考文獻

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