淺談檔案館數(shù)字化個性服務

摘 要：隨著檔案館數(shù)字化進程的加快，社會對檔案信息也提出了更高的要求，當今的檔案館的館藏結構正在發(fā)生明顯的變化，電子檔案、資料等數(shù)字化信息資源在館藏中的比重不斷增加，這使得檔案館信息化資源的管理變得日益復雜，但同時也為讀者查找與閱讀檔案文獻提供一種更加便捷的方式。以下將針對檔案館數(shù)字化的個性服務展開論述，介紹數(shù)字檔案館開展個性化服務可采取的技術和個性化服務方式，并提出數(shù)字檔案館個性化服務中的問題以及對策。

關鍵詞：檔案館數(shù)字化；個性化服務；技術

檔案館在信息技術廣泛運用的今天已經(jīng)由傳統(tǒng)的封閉型的信息存儲場所轉(zhuǎn)變成開發(fā)型的虛擬化的信息資源管理和傳播中介，這其中便是檔案館數(shù)字化信息建設的重要性。在當代，檔案館的信息化建設已初具規(guī)模，為順應時代發(fā)展的潮流，在社會文化信息系統(tǒng)中確立并穩(wěn)固檔案館應有的地位，發(fā)揮檔案館在社會發(fā)展中的積極作用，我們必須在現(xiàn)有的檔案管理數(shù)字化、自動化的基礎上，建立具有時代特點的檔案館，其中檔案館數(shù)字化信息服務體系的建設與使用成為當今檔案館管理的重中之重[1]。

1 檔案管理數(shù)字化技術

數(shù)字化檔案館是在現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術環(huán)境下出現(xiàn)的一種新型檔案館，我國第一個數(shù)字化檔案館在青島建成。數(shù)字化檔案館必須依附于關鍵的數(shù)字化技術，諸如：現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化技術，信息存儲技術，數(shù)字信息網(wǎng)絡傳輸技術，知識產(chǎn)權保護技術等，可以說這些關鍵技術決定了數(shù)字化檔案館的生存和發(fā)展。因此為了完成數(shù)字化檔案館建設的重大任務，有必要從源頭上研究這些關鍵技術。館藏檔案的數(shù)字化是利用當今先進的數(shù)字化技術將傳統(tǒng)檔案館的館藏檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并儲存在計算機存儲設備里，以便提供檔案檢索和檔案信息服務。我國的檔案館接收電子檔案是近些年的事，現(xiàn)存的檔案都還是傳統(tǒng)意義上的檔案，這些檔案要應對現(xiàn)代信息社會的利用需求，只有通過館藏檔案的數(shù)字化技術，將現(xiàn)存檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案才行，因此館藏檔案的數(shù)字化技術是一項基礎性的技術，沒有這個基礎，就不可能有數(shù)字化檔案館。

2 檔案館數(shù)字化信息服務的個性化

數(shù)字化信息服務是指通過集成不同形式的信息源，向讀者提供一種服務，信息源可以是本地的、遠程的、擁有的、許可的、免費的、商業(yè)的、數(shù)字的、書目的、全文的、鏈接的、多媒體、跨越時空的數(shù)據(jù)。[2]它注重數(shù)字環(huán)境下讀者的信息使用行為，為讀者搜索、組織、選擇、推薦各項服務，從而解決讀者在現(xiàn)實中的信息需求。

隨著數(shù)字時代的來臨，檔案館的建設手段也逐漸完善，在數(shù)字化信息利用方面，越來越多的檔案用戶習慣于依靠網(wǎng)絡進行信息檢索與瀏覽，習慣于接受檔案館推送的個性化信息，習慣于運用Web2.0手段如博客或虛擬社區(qū)傳播已解密的檔案。服務方式的個性化是指數(shù)字檔案館能根據(jù)用戶的個人習慣采用不同的方式為用戶提供所需的信息。服務內(nèi)容的個性化是指數(shù)字檔案館為用戶所提供的服務不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，針對每個用戶的興趣愛好為用戶推薦相應的信息資源[3]。目前檔案館數(shù)字化信息服務的研究仍有許多問題亟需解決，但這并不影響我們對于未來檔案數(shù)字化信息服務個性化、人性化的探討：

2.1 可選文獻層次化分類

信息分類定制是指檔案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系統(tǒng)功能和服務形式中，自己設定信息的資源類型、表現(xiàn)形式、系統(tǒng)服務功能等[4]。在檔案數(shù)字化信息服務的過程中，針對不同層次的讀者系統(tǒng)可以提供不同的服務，例如：館藏專業(yè)性很強的資料或者較為前沿性的資料將主要服務于某一領域的專業(yè)研究人員或是大學教師等高級知識分子；而針對一些大、中學校的學生則首先提供一些普及性質(zhì)的文獻。根據(jù)需要提供必要的信息服務會使檔案館數(shù)字化服務更加人性化，同時也減少了信息檢索的雜亂無章的局面。

2.2 數(shù)字檔案信息的推送服務

數(shù)字檔案信息推送服務是運用推送技術來實現(xiàn)個性化服務的一種方式。它是數(shù)字檔案館建設的一個熱點，也是檔案館走向主動服務的一個重要標志[5]。推送技術又稱“Web廣播”，它是在網(wǎng)絡上通過特定的標準和協(xié)議，按照用戶的需求，定期主動傳送用戶需求信息的一項計算機技術。信息推送分為兩大類：一類是由智能軟件完成的全自動化的信息推送服務；另一類是借助于電子郵箱，并依賴于人工參與的信息推送服務。例如在數(shù)字圖書館建設中得到應用的RSS（簡易供稿）系統(tǒng)就屬于信息推送服務。RSS系統(tǒng)通過對圖書館數(shù)字資源系統(tǒng)集成，根據(jù)用戶個性化需求，生成RSS摘要，用戶只要開通定制服務頻道，就能將用戶關心的最新信息即時送到用戶桌面。

2.3 數(shù)字檔案的智能代理服務

信息智能代理是一種能完成委托任務的智能計算機系統(tǒng)，模仿人的行為執(zhí)行一定的任務，不需要或很少需要用戶的干預和指導。當用戶在檢索信息時，不能或很難清楚地表達自己的興趣愛好和需求時，智能代理技術的運用就很好地解決了這一問題。它能夠跟蹤用戶在信息空間中的活動，自動捕捉用戶的興趣愛好，主動搜索可能引起用戶興趣的信息并提供給用戶。智能代理一般包括兩層智能體系結構：一層是個人代理，另一層是系統(tǒng)代理。個人代理存放在用戶計算機上，平時跟蹤用戶的各種行為，如用戶常訪問哪些網(wǎng)站內(nèi)容、檢索信息時使用哪些關鍵詞等信息，分析并記憶用戶的興趣取向，并建立個性化的用戶模型。系統(tǒng)代理通過與個人代理進行交互，最終向用戶提供需要的相關檔案信息資源。

2.4 垂直門戶服務

垂直門戶是指針對某一特定領域、特定人群或特定需求提供的有一定深度的信息和相關服務，其特點是專、深、精。這是一種相對于綜合性門戶網(wǎng)站的服務方式，沒有綜合性門戶網(wǎng)站的包羅萬象，它追求的是信息內(nèi)容的專業(yè)、深入，立足于提供某一領域的精品服務[6]。

隨著網(wǎng)絡信息資源的急劇增長，數(shù)字檔案館網(wǎng)站上基于個人特定需求的信息深度卻越來越低，消化吸收越來越困難，利用搜索引擎和綜合性門戶網(wǎng)站很難滿足用戶系統(tǒng)地獲取專業(yè)相關信息的需求。對此，我們可將垂直門戶的概念引入到數(shù)字檔案館的個性化建設中，建成一個更加專業(yè)的數(shù)字檔案館網(wǎng)站，如數(shù)字照片檔案館或?qū)ｎ}檔案館網(wǎng)站等。這種服務方式現(xiàn)在已經(jīng)越來越多的被中外信息服務部門所重視，如化學學科門戶網(wǎng)站、中國工程技術信息網(wǎng)、美國工程數(shù)字圖書館等，他們都具有所提供信息精而全的特點。

2.5 呼叫中心服務

信息呼叫中心是一種專門提供一對一的用戶個性化服務系統(tǒng)。它是由最初的電話中心發(fā)展而來的，這種電話中心主要是利用電話、傳真等方式來為客戶服務，處理簡單的呼叫流程。由于業(yè)務需要，信息呼叫中心引入計算機電話集成技術，可以處理復雜的呼叫流程，同時還增加了自動話務處理、交互式應答等多種功能。使用呼叫中心服務方式，用戶可以通過電話、傳真、互聯(lián)網(wǎng)等方式訪問數(shù)字檔案館，在系統(tǒng)自動導航的幫助下訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，獲取各種咨詢服務或相應的事務處理。數(shù)字檔案館呼叫中心需要建立客戶數(shù)據(jù)庫，并對信息進行采集、統(tǒng)計、分析、處理，使呼叫中心可以得到每一個客戶的詳細信息，如過去的利用記錄、客戶愛好等，從而實現(xiàn)一對一的個性化服務。

3 檔案數(shù)字化信息個性化服務的具體措施

3.1 正確處理用戶隱私問題

數(shù)字檔案館應該認真對待用戶的隱私問題，積極尋找有效的隱私保護措施。一方面，從管理上保障用戶信息的安全，包括下列幾點：（1）制度上，制定較為詳細的用戶資料保密策略，公示保護用戶隱私的政策、規(guī)章；（2）提示，讓用戶知道個人信息被收集和利用的方式；（3）選擇，用戶有權決定個人信息使用的范圍，是否可以二次使用；（4）管理，用戶可以存取、修改和管理個人信息。另一方面，從技術上保障用戶的信息安全，數(shù)字檔案館必須建立有效的用戶隱私保護機制，使用戶的隱私權不被惡意侵犯。隱私問題的解決，還要依賴于良好的用戶信譽的形成，因此數(shù)字檔案館要努力提高個性化信息服務的質(zhì)量，處處為用戶著想，讓用戶體會到個性化信息服務給他們帶來的切身的方便和實惠，抵消個性化信息服務中用戶提供個人信息的顧慮[7]。

3.2 著力解決信息安全問題

著力解決整個個性化信息服務系統(tǒng)的信息安全問題主要應從兩方面入手。一方面，技術上，檔案館可與科研機構、高等院校和IT企業(yè)等進行技術合作，開發(fā)新的信息安全保護技術，使系統(tǒng)在技術上具有安全性、可靠性和高效的運行性能，使硬件、軟件、數(shù)據(jù)得到更好的保護；另一方面可通過法律手段，以避免系統(tǒng)中的信息受到惡意的破壞、更改、泄露。

3.3 改進服務效果

檔案館可以從以下幾點入手改善服務效果，一是要盡可能的為用戶提供價值量大的信息；二是要注意簡化用戶界面，逐漸實行智能化服務來取代部分的用戶定制行為；三是加強對用戶信息的獲取和分析；四是積極從管理、人員素質(zhì)等方面入手，切實提高個性化服務水平，使檔案館工作人員真正站在用戶的角度為用戶著想，使用戶得到滿意加驚喜的服務效果。

3.4 提高工作人員綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案館個性化信息服務要求工作人員，具備較高的政治素養(yǎng)、工作責任心、檔案業(yè)務水平、廣博的文化基礎知識及學科背景、熟練的計算機應用能力，善于與用戶溝通。這就要求檔案館員不斷的充實自己，更新知識，提高自身的素質(zhì)。同時檔案館應建立起一個學習環(huán)境，使其適應技術環(huán)境的變化，學習新的工作技能，注意培養(yǎng)和引進人才，集中高素質(zhì)人才向信息服務一線轉(zhuǎn)移。

3.5 深化個性化服務內(nèi)容

在個性化服務中，我們可以利用數(shù)據(jù)挖掘，知識發(fā)現(xiàn)等技術，對有用的信息內(nèi)容再進行深層次的分析和挖掘，向用戶提供能夠用于科學研究、解決問題的規(guī)則和模式的內(nèi)容。例如利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，借助多媒體等信息技術對各種類型的檔案進行編纂加工成相關內(nèi)容的檔案編研成果。數(shù)字檔案館推行個性化服務，將能促進檔案信息資源的利用，充分發(fā)揮檔案信息資源的社會效益，真正實現(xiàn)其“服務社會”的宗旨。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數(shù)字化技術的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業(yè)更好地服務于社會。

參考文獻

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[7]萬玲玲.數(shù)字檔案館個性化信息服務研究[J].云南檔案，2009（3）：55-57.

作者簡介

陳亞敏（1992—），女，河南周口人，安徽大學2014級檔案學專業(yè)碩士研究生，研究方向：檔案學電子文件方向。