企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)

王莉

摘 要：在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，檔案管理和文件建設(shè)對企業(yè)而言具有重要意義。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)實際，充分認識到企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的重要性，并制定企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的具體措施，對企業(yè)發(fā)展而言具有重要的推動力。從這一點來看，企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，不但要正確認識檔案管理和文件建設(shè)工作的重要性，還要把握檔案管理原則和文件建設(shè)原則，從企業(yè)的實際需要出發(fā)，制定具體的便于操作的企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)措施，確保企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)取得實效。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；企業(yè)文件建設(shè)；重要性；具體措施

1 前言

對于企業(yè)而言，檔案管理和文件建設(shè)是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要內(nèi)容，對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生了重要影響。只有對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)引起足夠的重視，才能達到提高企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)水平的目的。基于這一認識，在企業(yè)經(jīng)營管理中，應(yīng)對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性進行認真分析，并把握檔案管理和文件建設(shè)原則，認真分析企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)存在的問題，并以此為依據(jù)制定具體的應(yīng)對措施，保證企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)能夠取得實效。

2 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性

從目前企業(yè)經(jīng)營管理來看，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)是經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，其重要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 企業(yè)檔案的規(guī)范管理為企業(yè)后期的生產(chǎn)經(jīng)營、決策、創(chuàng)新、訴訟提供了重要依據(jù)

在企業(yè)經(jīng)營管理中，有許多重要數(shù)據(jù)和原始憑證需要及時保存，特別是生產(chǎn)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)等，不但關(guān)系到企業(yè)后期的生產(chǎn)經(jīng)營，同時也為企業(yè)的決策和意外因素導(dǎo)致的財務(wù)訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業(yè)檔案的規(guī)范管理是企業(yè)經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，對企業(yè)的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業(yè)檔案管理工作，才能保證企業(yè)檔案管理取得實效，進而為企業(yè)的經(jīng)營管理提供可靠保障，保證企業(yè)的經(jīng)營管理水平不斷提高。

2.2 記錄了企業(yè)的成長發(fā)展歷程

企業(yè)的檔案資料，是企業(yè)發(fā)展歷史的全面反映，同時也是企業(yè)發(fā)展歷程的集中體現(xiàn)。加強企業(yè)檔案資料的管理，不但能夠使企業(yè)檔案資料管理更加科學(xué)規(guī)范，同時還能提高企業(yè)檔案資料管理的實效性，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業(yè)檔案是企業(yè)成長發(fā)展歷史的重要見證，加強并完善企業(yè)檔案管理工作，對企業(yè)經(jīng)營管理而言具有重要意義。同時，依托企業(yè)檔案管理衍生出的企業(yè)文件建設(shè)工作，也對企業(yè)的發(fā)展起到了重要的支持和促進作用。

2.3 企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要載體

從目前企業(yè)檔案中記錄的信息來看，企業(yè)檔案不但包含了企業(yè)經(jīng)營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業(yè)經(jīng)營管理中的重要經(jīng)歷和細節(jié)特征。對于企業(yè)來講，檔案已經(jīng)成為了企業(yè)文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業(yè)的各種信息數(shù)據(jù)得以保留，對企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響和促進。同時，企業(yè)檔案的發(fā)展也催生出企業(yè)文件建設(shè)這一概念，在這一理念的指導(dǎo)下，企業(yè)對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設(shè)的重視程度得到了持續(xù)加強。

3 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)存在的問題

雖然企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)對于企業(yè)發(fā)展而言非常重要，但是受到企業(yè)管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)還存在較多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，沒有建立起良好的管理機制

通過了解發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)文件建設(shè)不能全面有效的開展，最終對企業(yè)的經(jīng)營管理工作產(chǎn)生較大影響。因此，企業(yè)在檔案管理和文件建設(shè)過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)水平的目的。

3.2 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，缺乏強有力的管理手段

在目前企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現(xiàn)代化管理手段的全面應(yīng)用，也沒有在管理手段上進行有效創(chuàng)新，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的發(fā)展。因此，企業(yè)要想加強檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)效果，就要在管理手段上進行不斷創(chuàng)新，確保管理手段有較強的針對性。

3.3 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)，在管理理念方面需要不斷更新

檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的重要內(nèi)容，同時也是關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)取得積極效果。但是從目前企業(yè)檔案管理與文件建設(shè)理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創(chuàng)新，能否滿足目前的管理需要都是未知數(shù)。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的具體措施

基于企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性，在企業(yè)經(jīng)營管理中，應(yīng)對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的作用和地位有正確認識，并根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設(shè)措施，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：

4.1 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)建立起良好的管理機制

為了保證企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)能夠取得積極效果，在企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設(shè)能夠融入企業(yè)經(jīng)營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現(xiàn)。因此，企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)提高其實效性和針對性。

4.2 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)采取現(xiàn)代化的管理手段

結(jié)合企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的實際需要，在具體管理中，應(yīng)采取現(xiàn)代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應(yīng)建立電子文件數(shù)據(jù)庫，將所有紙質(zhì)文檔掃描轉(zhuǎn)化成電子文檔。同時還要根據(jù)文件形式建立電子文件庫和紙質(zhì)文件庫，使文件建設(shè)能夠滿足企業(yè)的現(xiàn)實需要，達到降低企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)難度的目的，提高檔案管理和文件建設(shè)的整體效果。

4.3 企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)應(yīng)積極更新管理觀念

鑒于企業(yè)檔案和文件的更新速度較快，在企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)過程中，應(yīng)建立起動態(tài)管理理念，重視對企業(yè)檔案和文件的動態(tài)化管理，提高企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)水平，最終滿足企業(yè)檔案管理和文件建設(shè)的實際需要。因此，更新管理理念，并積極建立動態(tài)管理手段，對企業(yè)檔案管理而言具有重要的現(xiàn)實意義和推動作用。

5 結(jié)論

通過本文的分析可知，對于企業(yè)而言，檔案管理和文件建設(shè)是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要內(nèi)容，對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生了重要影響。只有對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)引起足夠的重視，才能達到提高企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)水平的目的?；谶@一認識，在企業(yè)經(jīng)營管理中，應(yīng)對檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)的重要性進行認真分析，并把握檔案管理和文件建設(shè)原則，認真分析企業(yè)檔案管理與企業(yè)文件建設(shè)存在的問題，并以此為依據(jù)制定具體的應(yīng)對措施，保證企業(yè)檔案管理和企業(yè)文件建設(shè)能夠取得實效。

參考文獻

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