淺談檔案管理的發展方向

楊林書 韓曉敏

社會文化的發展總是離不開檔案工作，檔案記載也是社會得以發展的必備條件， 隨著社會的日新月異，為了更好的服務社會發展需求，檔案管理工作也在不斷的發展，并逐漸步入了現代化、信息化階段。對于這一變化，檔案工作者應當順應時代潮流，看清形勢，提升自身的文化修養、知識修養，不斷學習現代化的檔案管理知識，并且在實踐中不斷積累經驗，逐漸適應現代化檔案管理模式，最終才能夠更好地實現檔案在社會發展中的中流砥柱作用。鑒于此，本文對檔案的現代化趨勢，做了以下分析。

第一，檔案管理從手工操作方向向以計算機網絡技術應用為中心的信息化、網絡化方向發展。

計算機網絡的普及，使得信息變得多元化、世界化。世界各國之間、本國之間、行業之間的聯系變得越發緊密，整個社會的辦事效率也大大提高，這些都為檔案信息化和網絡化提供了前提條件，可以說檔案管理方式的轉變也是應時而生、應勢而生。所謂檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

就我國目前來講，現在已經實現了從上到下、從機關到企業橫向和縱向的聯系，形成了計算機局域網，從某種程度上來說，檔案資源可以盡可能的擴大，即使空間距離較遠也能夠在極短的時間內查到所需要的信息資料，使得檔案管理部門從封閉走向開放，大大提高了各個行業和部門之間檔案工作的效率，更好的服務于社會;但是從另一方面來講，信息檔案的安全性受到威脅，因為無論誰都可查檔案，無論誰都能從檔案中獲取、變造和編造原始信息，為了盡可能避免這類問題產生，加強資料的保密性，保留檔案資料的原始性、真實性和準確性，檔案管理部門也采取了一系列措施，這些措施也得益于互聯網和計算機技術的發展。例如，為了保證檔案在傳輸和處理過程中不出現錯誤，我們設置了數字簽名、信息認證以及身份驗證和加密保護（如指紋和語音識別技術等）等措施，另外，為了方便用戶正常和安全地查找資料，檔案管理部門還設定訪問限制級。由此可見檔案管理已經開始逐步實現信息化和網絡化。那么可能有人會質疑，為何檔案管理會沿著信息化、網絡化發展呢？這是因為網絡技術具有安全性高、使用方便、成本低、網絡資源豐富等優點，使得檔案管理信息化、網絡化成為社會的一種客觀需要和檔案管理融入社會的必然選擇。

第二，檔案管理開始由占地空間大的傳統存儲方式向幾乎不受占地面積影響的縮微化、數字化方向發展。

所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將檔案資料轉化為電子文件。縮微技術主要是通過照相方法，把文獻和資料的影像縮小記錄下來，然后把縮微資料及相應的放大設備提供給用戶。隨著計算機的發展，尤其是計算機COM和CIM技術的出現，使存貯和傳遞信息的能力和效率大為提高。如果在檔案管理方面實行檔案信息數字化，就可通過計算機進行智能化檢索，其具有檢索速度快、范圍廣的優點，并且克服了紙質檔案管理中的許多局限性，特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，可以使更多的圖文資料生動形象地保存下來，并且由于其存儲密度較傳統的大許多，自然也增加了檔案信息的承載量，節省了空間。鑒于檔案信息化、數字化發展的諸多優勢，其必然將成為檔案管理未來發展的方向。

第三，檔案管理開始從以紙張為載體的方式逐漸向以多種介質為載體的無紙化、虛擬化方向發展。

信息化技術的發展已經影響了整個社會工作方式的轉變，例如我們的文件傳輸方式已經不僅僅局限于以紙質為載體的方式，在可以使用電子方式的情況下，我們更側重于選擇電子傳輸的方式，無紙化已經逐漸成為一個趨勢。這種無紙化的發展優勢逐漸瓦解了傳統紙質為唯一方式的辦公模式，影響了社會的各個方面，當然檔案管理工作也不例外地受到了巨大沖擊，同時也帶來了前所未有的變革，使得檔案管理工作也朝著無紙化方向發展，檔案管理工作變得更加快捷，簡單，安全。

不僅如此，若是檔案資源通過計算機實現共享即通過網絡虛擬化（網絡虛擬化是指在網絡環境中不再出現檔案實體，取而代之的是看不見摸不到的數字化的檔案信息資源）的方式共享，那么對于各地的檔案查詢工作也會大大提高效率。與傳統的檔案管理方式不同，新型的檔案管理對保存場地的面積要求不高，避免了不必要的資源浪費;從另一個角度來講，檔案的資源更加豐富，也不必擔心由于檔案過于繁雜而造成的查閱和整理不便。

第四，檔案管理從需要完全手動的存儲方式和查閱方式向以自動為主、手動為輔的多元化、智能化存儲和檢索方向發展

隨著計算機走入人們的生活和工作中以來，機讀檔案資料越來越多，并且迅速與傳統檔案平分秋色。機讀檔案區別于傳統檔案的一個方面就是各自保管的介質不同，機讀檔案已經出現了磁盤、磁帶、優盤、光盤檔案，介質的不同導致了檔案管理方式的轉變，出現了各種管理程序檔案、系統程序檔案和文本材料檔案，這種系統化的檔案管理程序使得檔案管理呈現了自動化、智能化的特點，從檔案管理人員方面來說，大大減輕了檔案管理工作的工作量，由以體力勞動為主的檔案管理模式逐步轉變為以腦力勞動為主，對于用戶而言同樣也可以進行簡單的檢索便可找到所需的大量資料，從這兩方面看，依附于計算機設備的多元化、智能化的檔案管理也必然朝著多元化和智能化的方向發展。

第五，檔案管理從單一的信息來源向多方位信息聚攏的社會化、市場化方向發展。

隨著當今互聯網的迅速發展，個人、企事業、各行業乃至國家、世界對信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經不能滿足發展的需要，這就要求實現檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實現多方位一體管理，離不開實現檔案資源市場化。檔案資源市場化便是通過互聯網將各方面的檔案信息聚攏起來，豐富檔案數據庫，滿足不同用戶需求，實現資源共享，不再受時間和距離的限制。檔案資源市場化管理有利于檔案的開發利用和檔案事業的健康發展，并可以有效節省檔案管理的人力、物力和財力支出，可見檔案管理實行市場化管理是勢在必行，大勢所趨。然而實現檔案管理市場化不是一蹴而就的，這就對我們從事檔案管理工作的工作人員提出了更高的要求，要不斷學習現代檔案管理知識，勇于實踐和創新;檔案管理部門更是要高度重視、綜合決策，從各方面支持檔案管理的市場化、現代化發展。

第六，檔案管理開始從經驗管理邁向以檔案法為核心的法規標準體系下的規范管理，逐步實現檔案管理法制化。

近些年由于計算機網絡的迅速發展，出現了大量的問題，一度引起了社會的高度關注，由于其中許多問題無法可依，給社會造成了重大影響，所以近年來關于計算機網絡的法律逐漸開始完善，而受計算機網絡的影響，檔案管理也必須法制化，制度化，讓檔案管理有法可依，有法必施，用檔案法律來規范人們的行為。《檔案法》的頒布和實施要求檔案相關人員依法管理檔案，堅持檔案工作合法化，依法使用檔案資料。

（作者單位：平山縣政府辦公室）