蓬萊市水利檔案管理現狀及建議

遲煒　張桂穎

摘 要：水利檔案是水利建設的真實記錄，是水利部門制定規劃、水資源開發利用、工程建設的依據。結合水利檔案管理工作實踐經驗，就蓬萊市水利檔案管理的現狀進行分析，提出完善規章制度，加強水利檔案管理人員業務培訓，科學利用水利檔案信息化等有針對性的措施，使水利檔案更好的為該市經濟社會發展提供可靠的基礎水信息支撐和保障，對該市更加科學合理地謀劃好民生水利工程，搞好水利工程建設，加強水資源管理，提供更為高效、優質的水利服務。

關鍵詞：水利檔案 管理 現狀 建議

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（a）-0129-01

2011年中共中央、國務院《關于加快水利改革發展的決定》和中央水利工作會議把水利提升到國家安全的戰略高度以來，我市集中實施了小型病險水庫除險加固工程、河道治理工程、農村飲水安全工程、高效節水灌溉試點縣等一大批水利工程建設項目。這些水利工程的集中實施，形成了大量有價值的水利檔案，現有的檔案管理已不能滿足實際工作的需要。為此應該加緊完善該市水利檔案的各項規章制度，尤其要加快電子信息化在檔案管理方面的應用。

1 水利檔案的重要性

水利檔案對日常工作起參考作用，可以在制定規劃、工程設計、水資源開發利用、工程建設等方面提供參考；水利檔案在防汛期間，可以提供歷年來的雨情、水情及水利工程現狀等資料，為領導決策提供依據；真實記錄水利工程建設的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質量查明事故原因、追究事故責任的依據，更為后人在工程使用、維護、改擴建等方面提供必要的依據。

2 水利檔案管理現狀

水利檔案管理的優劣，直接影響了該市水利檔案的實際應用情況。現階段該市水利檔案主要存在以下問題。

2.1 對水利檔案管理的重要性缺乏認識

檔案管理工作中存在的問題很大程度上是缺乏監督與領導。為此，單位領導必須認識到檔案工作的重要性，將其放在重要位置，并要求所有工作人員配合檔案工作。

2.2 缺少專職從事檔案管理的人員及相關檔案管理規范

檔案管理工作范圍廣，任務重，工作難度大，對檔案管理人員有較高的要求。現階段該市水利檔案人員主要存在這樣的現狀：檔案管理人員缺少水利專業知識，水利專業人員缺少檔案管理知識，檔案管理人員和水利專業人員同時缺少電子信息化知識；水利工程檔案沒有歸檔規范可操作，如工程檔案是按檔案形成單位歸檔，還是按工程進行的時間順序進行歸檔，沒有可參照的規范，這一現狀導致了該市水利檔案不能更好的為水利工作服務。

2.3 檔案管理中缺乏創新意識

該市水利檔案管理仍然延續傳統的檔案整理模式，在整理檔案和查閱檔案的同時耗費了大量的人力、物力、財力。隨著電子信息化技術的不斷成熟，利用檔案管理軟件進行檔案整理勢在必行。

3 水利檔案管理的幾點建議

近期，該市集中力量對水利工程檔案進行了整理。針對近幾年工程實施的情況，將水利工程檔案按工程類別劃分。每類資料都按照前期資料、設計勘察資料、招投標文件、施工資料、監理資料和竣工驗收資料進行歸檔整理，初步建成了電子檢索目錄，告別了以往查找資料無從下手的境況，節省了查找資料的時間，提高了工作效率。下一步將充分利用檔案管理軟件，實現重要文件電子檢索。針對該市水利檔案的管理現狀，提出以下幾點建議。

3.1 明確檔案管理領導和專業技術人員

領導重視是檔案管理工作在制度上、裝備上、人員配備上得到支持的保證。單位應成立工程檔案管理領導小組，由單位最高領導任組長，有關科室負責人任成員，并明確專職和兼職檔案管理員，具體負責工程項目資料的整理歸檔工作，做到不丟不落。建立電子檔案管理制度，最關鍵是做好目錄檢索工作，輸入相關關鍵字，可以查閱該檔案在哪個檔案柜中的幾號檔案盒的第幾個文件中，做到查閱檔案方便快捷。

3.2 完善水利檔案管理的各項規章制度

修訂現有的水利檔案管理制度。對國家制定的適應建設管理體制改革的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一套既符合工程檔案自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，也符合我市實際情況的檔案管理制度。制定檔案歸檔規范，根據規范分門別類按時間順序歸檔，對重復檔案做好存根單獨存放。另外，可以充分借鑒水利普查檔案整理的相關規章制度、管理辦法和編碼規則，結合該市工程檔案的實際情況，制定相應的規章制度和編碼規則。

3.3 加強水利檔案專業人員的業務培訓

水利檔案信息化發展的關鍵是加強人才隊伍建設。目前大多數水利檔案管理人員知識結構比較單一，適應不了水利檔案信息化發展的需要。在信息社會，水利檔案管理人員既要掌握檔案學理論和檔案管理知識，還要掌握一定的專業知識和計算機技術。為此，要根據水利檔案信息化發展現狀和特點，制定切實可行的人才培訓計劃，加大引進和培養水利檔案信息化的創新復合型人才，逐步形成一支結構科學、素質過硬的水利檔案管理隊伍，為水利檔案信息化提供人才保證。水利普查檔案人員在工作中總結了一些經驗，可以將其優化完善后應用到水利檔案的工作中，也可以讓水利普查檔案人員繼續從事水利檔案整理工作，因為他們對檔案整理軟件有一定的接觸，便于今后快速掌握專業檔案整理軟件。

3.4 盡快將水利檔案信息化管理應用到實際中

水利檔案管理要逐步實行紙質文件歸檔和電子文件同時歸檔。前期采用紙質文件歸檔的方式對水利檔案進行歸檔，但是隨著科技的進步，單一的歸檔方式已不能滿足工作的需要，亟需建立水利電子信息化檔案。電子信息化檔案有助于信息檢索、資料查閱、文件借閱，雖然前期工作量較大，但是一旦形成電子檔案，工作效率和檔案利用率將會大大提高。所以應盡快開發水利檔案管理專業軟件，加快實現水利檔案資源的網絡共享，實現水務局和鎮街水利站檔案一體化管理，水利基礎資料、工程建設電子檔案資料做到資源共享（保密除外）。水利檔案信息化可以實現資料收集使用面覆蓋全市，利用率更高，基礎數據的收集匯總更加快捷便利。

4 結語

水利檔案為該市經濟社會發展提供了可靠的基礎水信息支撐和保障，對該市下一步更加科學合理地謀劃好民生水利工程，搞好水利工程建設，加強水資源管理，為民眾提供更為高效、優質的水利服務具有重要意義。水利檔案信息化是順應社會發展的必然趨勢，應充分認識其在水利工作中的重要性，不斷提升檔案信息化水平，合理開發利用水利檔案，更好的為水利事業發展服務。

參考文獻

[1] 姚彩霞.基層水利檔案管理初探[J].資源環境與工程，2011（5）.

[2] 李海峰.水利工程檔案管理工作的思考[J].山西水利，2012（1）：49-50.