淺談基層單位檔案工作信息化建設

陳艷華

摘 要：檔案記錄了企業(yè)單位發(fā)展的信息來源與存根，檔案管理工作是基層單位管理中一個重要的組成部分，檔案是否能實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，與提高檔案工作者的工作水平和服務能力，直接關系到基層單位的生產和經(jīng)營的命脈。隨著社會科學水平的不斷發(fā)展，檔案管理越來越趨于信息化規(guī)范，建立規(guī)范化、標準化檔案管理信息化已經(jīng)成為基層單位檔案管理的重要內容。因此，基層單位應加快檔案信息系統(tǒng)化建設，通過規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理者素質，加大硬件投入等措施來實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能，以此促進基層單位各項工作的開展。該文首先闡述了基層單位開展檔案管理信息化建設的重要性，從而分析了當前我國基層單位檔案信息化建設存在的問題，并提出相應解決措施實現(xiàn)檔案信息化建設。

關鍵詞：基層單位 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）03（a）-0157-02

檔案是基層單位基本面貌和生產經(jīng)營全過程的綜合反映，近些年來，社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，市場競爭越發(fā)激烈，檔案管理工作在企業(yè)管理中顯得越來越重要。基層單位必須認清現(xiàn)代化發(fā)展的形式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，必須跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設，確保提升檔案管理在基層單位建設中的作用。在檔案信息化建設中，應加強對信息的采集，側重檔案管理與服務，實現(xiàn)整個過程的數(shù)字化與網(wǎng)絡化建設，利用一體化的信息接收、傳遞、利用與存儲來實現(xiàn)檔案信息共享，以滿足基層單位對檔案信息的直接需求。

1 基層單位檔案工作信息化建設的重要性

檔案工作是基層單位的重要組成部分，是單位基本面貌和工程發(fā)展全過程的綜合反映，確保檔案的安全管理，提高檔案工作的質量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質為主，不僅成本高，對于檔案的維護與查閱也非常的不方便。紙質的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災等災害的威脅，每年所投入的保管經(jīng)費較高，而且文檔沒有備份，容易造成文檔損失。同時，紙質文檔經(jīng)常反復的查閱會讓原件受損或遺失，從而在檔案管理工作帶來一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展與應用，越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統(tǒng)，檔案信息化應運而生。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點的模式轉為以檔案信息化形式來為社會服務。通過對檔案的信息資源進行整理、分類，并進而分析與提取來提高檔案管理的質量與效率。信息化檔案多種多樣，其以辦公軟件為載體，同時又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡等各種形式來呈現(xiàn)，電子檔案更加容易保存于修改，便利查詢，可以通過網(wǎng)絡進行傳遞，與傳統(tǒng)檔案管理相比，不僅提高了檔案的利用效率，也同時降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設的標準性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內容之一，在推進數(shù)字化、信息化檔案建設的同時必須抓好檔案標準化與規(guī)范化管理，這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。

2 基層單位檔案信息化建設存在的問題

2.1 對檔案信息化建設不重視

在當今信息社會，經(jīng)濟建設各項工作都離不開信息化手段的有效推進，信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向，更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來，許多基層單位檔案管理部門的計算機水平比較落后，軟硬件設備都需要更新，與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調，這主要是因為單位對檔案信息化建設認識不足，對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長期使用傳統(tǒng)的手工管理模式，對于手工管理雖然比較熟練，但是卻自以為是，認為熟練了就不需要進步，不愿意推進檔案工作信息化建設。同時，由于其思想保守、文化素質不高也難以適應單位信息化發(fā)展的需要，更多的是安于現(xiàn)狀，對信息化知識與管理知識的認知甚少，不思進取的現(xiàn)象十分普遍，整體業(yè)務素質很低，這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設進程的推進。

2.2 檔案信息化專業(yè)人員匱乏

大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家，很少有機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習，對于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調來的，所以年齡結構也趨于老齡化，缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學科知識的集結，需要運用多種知識與專業(yè)配合，是通過多部門的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構成的系統(tǒng)工程，這就需要高素質的檔案從業(yè)人員來進行協(xié)調和運作。然而，縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低，具備信息化、檔案專業(yè)知識的人員寥寥無幾，很多都是沒有檔案技術理論功底，科班出生的檔案管理人員幾乎沒有，檔案信息化專業(yè)人員匱乏，當前在職的檔案管理人員結構老化，思維調整較慢，從而對檔案信息化的開發(fā)力度有深度有很大的影響。

2.3 檔案信息化建設投入不足

我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足，硬件建設滯后等問題，從而制約了檔案管理工作的發(fā)展。基層單位對檔案管理工作不重視，認為檔案管理就是文檔材料的保管，并給檔案利用者提供查詢即可，認為檔案工作非常簡單。同時，許多單位認為沒有必要單獨設立一個專門的檔案管理部門，檔案管理工作可有可無，檔案信息化建設投入不足，認為單位經(jīng)費沒有必要投入到檔案管理工作，只要確保單位主要工作順利進行就行，因而沒有為開展檔案管理工作編制預算經(jīng)費，更別說實行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應用軟件，從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備，檔案信息化工作無法開展。

3 如何加強基層單位檔案信息化建設

3.1 加強對檔案工作信息化建設的重視度

重視檔案管理信息化建設，通過各種渠道擴展檔案管理重要性宣傳教育，讓單位充分認識到檔案是當今社會及未來發(fā)展的重點，是單位發(fā)展的重要組成部分，尤其是單位領導，更要提高對檔案信息化建設的重視程度，必須要將數(shù)字化檔案建設工作作為單位長期目標規(guī)劃的重點之一，并給予全面支持。同時，檔案管理者應樹立檔案信息觀，革新觀念，自覺提高專業(yè)素養(yǎng)與技能，充分汲取與補充檔案信息化建設知識，逐步改變守舊觀念，從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者，積極發(fā)揮主觀能動性，求實探索，適應檔案信息化管理模式，深刻理解檔案，充分反應檔案的價值，并擴大檔案信息資源開發(fā)利用，不僅做檔案的收集者和管理者，更要充當檔案信息建設的開發(fā)者，從而將檔案轉化為單位可利用的信息。

3.2 加大檔案信息化建設的投入

基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照檔案管理的相關規(guī)范規(guī)定，結合行業(yè)特點與單位工作實際來制定，逐步完善軟硬件投入，單位每年可以拿出一定經(jīng)費來更新檔案信息化軟硬件，并設有一名專職檔案員來全權負責檔案管理工作。同時，還應加強對檔案應用系統(tǒng)的開發(fā)，可以購買市場占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應實際工作的需要，檔案系統(tǒng)應結合單位實際來調整參數(shù)，減少單位各部門獨立開展不必要的人、物、財支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā)，采用現(xiàn)代技術實現(xiàn)存儲信息與相關單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理，從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優(yōu)勢。

3.3 加強檔案信息化建設技術管理

3.3.1 電子檔案信息化管理

在單位發(fā)展各個階段都會形成的大量電子文件，電子文件的產生和應用，使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展，為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復雜的編碼和解碼過程才得以利用，其不同于傳統(tǒng)的檔案文件，通過權限設置，利用者只要獲得權限，或在自己的權限范圍內允許利用，就可以隨時調出自己所需的檔案信息，并可復制和存儲，可以說，電子文件是適應現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式，因此，必須加強規(guī)范電子文件，檔案管理部門要嚴格歸檔電子文件，可以通過圖文掃描、網(wǎng)絡、計算機及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統(tǒng)一集中管理，并存儲于檔案部門存儲介質中，檔案管理部門進行分類、整理與編目，形成電子檔案，提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全，檔案利用者必須通過檔案部門進行用戶確認才能調閱檔案。

3.3.2 檔案信息化安全管理

檔案信息化建設除了要確保歸檔文件真實、完整、有效，同時還應保證檔案數(shù)據(jù)庫安全。對此，必須要提高檔案信息化安全防范，加強系統(tǒng)管理維護，可以實行身份認證來保護檔案安全。在使用中，給用戶分別授權，讓用戶在授權范圍內操作。此外，為了確保檔案數(shù)據(jù)安全，檔案系統(tǒng)應實行專人專機專用，對電子檔案的保護要注意防毒，安裝防火墻與殺毒軟件，并做好電子檔案備份，對重要電子檔案的信息內容進行加密處理，以提高電子檔案的可靠性，推動檔案管理的數(shù)字化建設，從而為在單位各部門之間實現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎。

4 結語

綜合上述，檔案信息化建設在一定程度上體現(xiàn)了基層單位的管理水平，基層單位應轉變檔案管理觀念，找準信息化切入點，以檔案保管和利用為重心向信息采集、管理與服務轉變，才能確保檔案為單位整體所利用。同時，在檔案信息化建設過程中，要解決對檔案建設投入不足、專業(yè)人員缺乏等問題，科學推進檔案信息化建設進程，通過規(guī)范、標準的檔案信息化建設來服務單位。加強檔案信息化安全防范意識，提高數(shù)據(jù)庫的安全性及電子文件的可靠性，以達到提高基層單位檔案管理工作的質量和效率的目的，最終促進單位經(jīng)濟發(fā)展。

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