淺議高校檔案信息化管理建設(shè)

摘 要：闡述了信息化時代要求檔案管理必須實現(xiàn)信息化的管理方式，高等院校的傳統(tǒng)的檔案手工管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會對檔案信息資源的需要，則提出了加快高校檔案管理信息化具有重要的現(xiàn)實意義以及信息化過程中注意的問題。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；信息化；建設(shè)

“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”[1]，這是2008年9月1日起頒布施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高校檔案信息化建設(shè)提出的明確目標(biāo)。

高校檔案管理信息化建設(shè)是指在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，把文字、圖紙、聲像、表格等檔案資源信息進(jìn)行處理、管理、開發(fā)等，利用現(xiàn)代高校計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息技術(shù)有效利用和共享，為社會發(fā)展提供現(xiàn)代化的服務(wù)。檔案信息化管理建設(shè)是高校檔案管理的一個質(zhì)的飛躍，是高校檔案管理的一個迫切需要和高校檔案管理建設(shè)和發(fā)展的必然選擇。

1 引言

1.1 高校檔案數(shù)量急劇增加，是適應(yīng)檔案管理的需求

高校檔案分黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事等許多類別和科目，由于高校的建設(shè)規(guī)模快速擴(kuò)張，以及一些高校管理體制改革后的機構(gòu)的先后進(jìn)行合并調(diào)整，加上大量二級學(xué)院的建設(shè)，檔案數(shù)量的急劇增加，這些因素都促成了高校檔案的信息化管理。

1.2 提高高校檔案管理效率和使用效率。

豐富的檔案館藏使工作人員勞動強度越來越大，檔案歸檔的整理、管理，分揀，分類，編目，保存，辦理調(diào)閱手續(xù)、回收、再保存、再利用保護(hù)工作等繁瑣的程序，傳統(tǒng)手段已經(jīng)無法圓滿完成，管理創(chuàng)新已經(jīng)成為一種必然。國內(nèi)唯一采用數(shù)字處理，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)檔案傳輸?shù)燃夹g(shù)手段進(jìn)行資源采集，處理 以及傳輸，接入，各方和最終用戶之間的檔案信息化管理的交換信息化，可以大大提高檔案管理的效率和使用效益，大大提高了檔案的重復(fù)使用效率。可見高校檔案信息化管理建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。

1.3 可以為高校檔案管理降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益

實現(xiàn)檔案信息化管理后，電子文本檔案可以復(fù)制和重復(fù)使用，從而節(jié)省了檔案管理開支資金，提高了檔案再加工的經(jīng)濟(jì)效率。手工檔案管理需要大量的成本，但現(xiàn)在，使原始的檔案管理通過財政需要撥出更多的資金，很多地方財政都難以支撐。只有通過檔案的信息化管理，它才可能以最低成本達(dá)到高校檔案管理的最高目標(biāo)，極大地節(jié)約人力與財力，減低管理成本，提高使用效率。

1.4 檔案信息化管理是高校檔案工作的必然選擇

高校檔案管理信息化建設(shè)是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，也是國家建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)納入國家信息化體系。高校檔案管理信息化建設(shè)必須以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息化資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快檔案資源數(shù)字化信息管理規(guī)范化，檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，極大地促進(jìn)了高校檔案事業(yè)發(fā)展，也符合國家的數(shù)字化校園建設(shè)的要求。

2 高校檔案信息化管理建設(shè)的基本管理體系

2.1 高校檔案信息化管理提供服務(wù)的流程分析

首先，我們舉一個高校檔案信息化服務(wù)的應(yīng)用實例。某高校遠(yuǎn)離本部檔案館的二級學(xué)院新建一座圖書館，其圖書館排污管道需通過校園主干管道接入。圖書館處于密集校舍區(qū)，四周密布管道且已建成四年。該學(xué)院基建處處長利用學(xué)校檔案信息化管理，以授權(quán)口令在學(xué)校基建類檔案市政工程子目下查閱到校區(qū)管網(wǎng)綜合圖電子文檔，很快設(shè)計出排污管道路線圖，避開了原有自來水、燃?xì)夤艿溃弥苓叺缆穼D書館排污管道順利接入了校園主干管。從上述實例，我們可看出，高校檔案信息化管理提供服務(wù)是一個由硬件、軟件、系統(tǒng)維護(hù)者和使用者構(gòu)成的一個完整流程。我們可從以上流程反饋的各個環(huán)節(jié)入手，采取恰當(dāng)?shù)膶?yīng)之策來建設(shè)好高校檔案信息化管理。

2.2 加大建設(shè)專項投入，實現(xiàn)檔案“數(shù)字化傳遞”

信息建設(shè)經(jīng)費的投入，是切實做好高校檔案信息化管理一個很好的策略。先進(jìn)的數(shù)字處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)為高校檔案信息化管理和建設(shè)提供了基本技術(shù)支持，提高高校檔案信息化管理建設(shè)專項投資，發(fā)展了新的信息管理平臺，推動新高校檔案信息化管理平臺就是將高校檔案利用計算機信息處理技術(shù)進(jìn)行采集并以數(shù)字化形式分類存貯后，利用校園內(nèi)局域網(wǎng)和計算機聯(lián)機服務(wù)設(shè)備進(jìn)行傳遞，在保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性的前提下，使用戶能以智能檢索為手段同步訪問同一個檔案數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)檔案資源共享的這樣一個系統(tǒng)集成。高校檔案信息化管理平臺就是學(xué)校檔案信息資源與學(xué)校公共信息傳遞系統(tǒng)結(jié)合而成的一個計算機服務(wù)平臺。

2.3 檔案信息化管理過程中應(yīng)注意的幾個環(huán)節(jié)問題

（1）計算機管理系統(tǒng)的建設(shè)。高校檔案信息化管理首先應(yīng)完成采購檔案的計算機管理系統(tǒng)。它包含掃描儀、數(shù)碼攝影機、音視頻設(shè)備等各類輸入設(shè)備，打印機等輸出設(shè)備，服務(wù)器等中樞設(shè)備，聯(lián)機設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，終端查詢設(shè)備等，并配以各種檔案支持軟件，這是實現(xiàn)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)傳播的前提，是高校促進(jìn)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（2）按照信息化管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。為了使數(shù)字歸檔允許使用熟悉的方法和應(yīng)用，以用于查詢用戶搜索，然后存檔收集，整理，分類，編目，存儲和訪問，必須進(jìn)行按規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的信息管理。計算機編碼標(biāo)準(zhǔn)格式必須與終端應(yīng)用軟件，使原有電子記錄檔案和目錄應(yīng)該是“一對一”。按照既定的規(guī)則準(zhǔn)備，模塊化的硬件系統(tǒng)有助于保持低故障率，降低維護(hù)成本，信息存儲單元化將滿足數(shù)據(jù)庫的不斷擴(kuò)展和分級授權(quán)的需要，電子檔案存貯備份系統(tǒng)應(yīng)與主系統(tǒng)分開放置以防止同時毀損。按信息化的管理平臺標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，實施檔案信息化管理后，檔案管理將開始由被動值守向主動快捷服務(wù)的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

（3）加強檔案管理隊伍建設(shè)。檔案信息化管理的關(guān)鍵是人才。通過加強培訓(xùn)和教育，造就了一大批復(fù)合型人才的重要性，已經(jīng)受到了廣泛的關(guān)注。檔案信息化管理骨干的隊伍，是一支計算機技術(shù)團(tuán)隊，提高他們的素質(zhì)水平直接影響信息化水平。

（4）保證信息網(wǎng)絡(luò)的安全。保證網(wǎng)絡(luò)安全，檔案信息化管理建設(shè)中必須引起高度重視的問題。它能使信息的利用更方便，同時也帶來安全信息。網(wǎng)絡(luò)的物理安全，是保護(hù)計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、其他媒體等免遭火災(zāi)、地震、水災(zāi)等環(huán)境事故以及人為操作錯誤、失誤及各種其他計算機犯罪行為導(dǎo)致的破壞過程。計算機病毒應(yīng)該說是現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)業(yè)發(fā)展中的最大危害，防不勝防。因此，我們要時刻防備病毒襲擊，日常做好檔案的備份工作，以防遭來不測。但是很多部門普遍缺乏基本的備份系統(tǒng)。尤其是基層檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，在建設(shè)過程中，由于資金的限制或為了節(jié)約資金，沒有進(jìn)行同步建立備份系統(tǒng)，建設(shè)完成后也沒有隨著產(chǎn)品的安全狀況對系統(tǒng)進(jìn)行定期升級，導(dǎo)致系統(tǒng)長期存在安全漏洞，一旦發(fā)生安全問題則難以及時恢復(fù)。因此，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全問題必須引起足夠的重視，館庫安全是安全問題的重中之重。

總之，高校檔案信息化建設(shè)具有豐富的內(nèi)容，具有廣闊的發(fā)展前景。二十一世紀(jì)的今天，信息化已成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一個非常重要的標(biāo)志。隨著信息化社會的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中扮演著越來越重要的角色，高校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，已經(jīng)成為高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國教育部、國家檔案局第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》。

作者簡介

徐秀娟（1973-），女，浙江杭州人，浙江科技學(xué)院檔案館，助理研究員、大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理